档案管理制度

4.4文件资料的归档份数。

4.4.1一般文件资料归档一式一份。

4.4.2重要文件材料归档一式两份。

4.5文件资料的整理。

4.5.1文件资料的分类依照《化工企业档案分类试行规则》执行。

4.5.2各部室的文件资料按本单位具体情况，进行分类编目。

4.6档案的修改。

4.6.1修改已归档的图纸需持有经主管技术领导或总工程师批准的图纸修改补充通知单，方可进行。

4.6.2修改内容较少时，可直接在图面“杠改”，同时在修改处标明修改标记，也可采用发送“变更通知单的办法。

4.6.3修改内容较多时，应另出替代的新图纸，原图纸作废，将新图纸列入原目录，并且注明所代替的原图图号，作废的图纸应重新标识和正在使用的文件有明显区别，并另行保管，防止混用、误用。

4.7档案的保管。

4.7.1集团公司及各二级单位应设有专门库房存放档案；各部室应根据保存档案数量，设置存放档案的库房或房间；并按国家和集团公司要求具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施和技术措施。

4.7.2归档资料要进行登记，科学编制分类目录，完善检索工具，以便提供利用。

4.7.3档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

4.7.4库存档案必须图物相符，帐物相符。

4.8档案的鉴定。

4.8.1档案鉴定工作要由各单位成立的鉴定小组来进行，每次鉴定要写出鉴定报告，并与备考表一并存放在保管单位。

4.8.2鉴定工作每五年进行一次。

4.9 档案的销毁。

经鉴定确认无保存价值的档案，由专（或兼）职档案员编造销毁清册，经各单位相关领导和主管档案的集团公司领导审批后，由两名以上监销人员到指定地点进行销毁，并在销毁单上签字；销毁档案要严格执行档案保密规定并将销毁清册形成文字材料一并存档。

4.10 档案的借阅。

4.10.1档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员查询档案，必须持单位介绍信，经本单位总工程师批准，由所在公司有关单位派人带领查阅。

4.10.2本单位工作人员查询档案要持《档案信息资料查阅申请表》，一般档案由申请人所在单位主管领导审批；涉密档案除申请人所在单位主管领导审批外，还需申请人所属二级单位主管领导及档案管理部门主管领导审批。

4.10.3借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的，须经档案管理部门主管领导及集团公司主管领导批准。

4.10.4借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

4.10.5借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

5. 记录。

集团公司档案资料查阅、借阅申请表。

集团公司档案资料续借申请表。

集团公司档案资料查阅、借阅登记表。