档案管理制度

1、文件的收集管理。

1）项目部应成立独立的档案室，并指定专人负责管理档案室，坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案管理人员，负责管理本部门的文件材料，定期将本部门的文件转交档案室。人员要保持相对稳定，如人员变动应及时通知相关科室。

2）凡本科室打（复）印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、**文件含被**的原件)一律由档案室统一收集管理。

3）各部门专(兼)职档案管理的职责：

1）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每个月的月初应将上个月的文件材料归档完毕，并向档案人员办好交接签收手续。

3）借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

2、归档范围。

1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2）上级机关发来的与本工程项目有关的决定、决议、会议纪要、工作指示、通知、命令、条例、规定、计划等文件材料。

3）本工程项目对外的正式发文与有关单位来往的档案文件。

4）本工程项目的请示与上级机关的批复。

5）本工程项目反映主要职能活动的报告、总结。

6）本工程项目的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、工程联系单、统计报表及简报。

7）本工程项目与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8）本工程项目干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

9）本工程项目职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

10）本工程项目的大事记及反映本工程项目重要活动的剪报、**、录音、录像等。

3、立卷质量要求

1）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由专职档案员负责组卷、编目。

2）案卷质量总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

3）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

4）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与原稿、请示与批复、**文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。

5）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

6）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；复印件在前，原稿在后；其它文件材料依此形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

7）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。卷内目录放在卷首。

8）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

9）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，也可用计算机排印。并要汇总建立总目录。

10）档案验收与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行，建设项目（工程）初步验收前，应进行档案的自检工作，并做出档案自检报告。

11）本制度自印发之日起实施。

4、工程施工资料要求。

1）工程划分。

进场后立即进行单位、分部、分项工程的划分，具体要求详见jtg f80/1-2004《公路工程质量检验评定标准》p141～144，其中以桩号段落来进行划分时，不应单纯取整划断，而应以现场的自然段落为界，并与0号台帐中划分的段落相吻合。

2）开工报告。

1）单项工程开工报告（总开工报告）：开工前应按合同规定向监理工程师提交开工报告，主要内容应包括：施工机构的建立，质检体系、安全体系的建立和劳动力安排，材料、机械及检测仪器设备进场情况，水电**，临时设施的修建，施工方案的准备情况等。

承包人应按照《管理**》中“单项开工报告”的相关**如实填写齐全并经监理工程师签认后由驻地高监签署单项工程开工通知。

2）分部或分项工程开工报告：在分部（或分项）工程开工前3d向监理工程师提交开工报告单（《管理**》中的监表-01施工放样报验单、监表-02工程分项开工申请批复单及相关附件），其内容包括：施工地段与工程名称；现场负责人名单；施工组织和劳动安排；材料**、机械进场等情况；材料试验及质量检查手段；水电**；临时工程的修建；施工方案进度计划以及其他需说明的事项等，经监理工程师审批后，方可开工。

3）中间开工报告：长时间因故停工或休假(7d以上)重新施工前，或重大安全、质量事故处理完后，承包人应向监理工程师提交中间开工报告。

4）资料的签署流程：所有的试验资料、自检资料均必须由驻监办的专业监理工程师签认后再将开工报告送驻监办的驻地高监签认，其中单项开工报告须报总监办存档。开工报告中的资料签认可以只有一份原件（但需在其他管理过程中使用的资料除外），其余为扫描件，份数为4份。

3）质检资料。

每道工序的所需的质检资料，包括原始记录、检验报告单、检评表，试验记录、试验报告单等，及时填报。根据原始检测记录、试验记录、试验报告单等原始资料的相关数据，及时填写检验报告单，然后根据检验报告单填写分项工程检评表，每一分部工程完成后，及时填写分部工程检评表，单位工程完成后填写单位工程检评表。坚决杜绝在计量时补填资料和在交工验收时赶制资料的现象。

质检资料存档的原件份数为2份，其它需要资料可复印盖章。

4）工程联系单、变更申请、会议纪要等技术资料。

工程联系单由项目部结合现场实际情况提出问题与处理方案，报送驻监办审核（时限为3天）并提出处理意见后上报总监办，总监办在收到后7天内给予回复或作出处理决定，需要高总司答复的在总公司批复意见下达至总监办后3天以内**至驻监办。资料报送过程中可以只报一份资料（但不能盖章），待所有签认手续完成后再复印3份盖章确认，需高总司批复的需一式报送4份，签认完毕后直接返还。但项目部必须在整个报批过程中保存一份原始资料以备查。

资料的最终存档份数分配为：高总司1份（若需要）、总监办1份、驻监办1份；项目部1份。

变更申请的格式、审批流程详见《工程变更管理实施细则》的相关要求，资料的份数及签认盖章的手续可参考工程联系单的方法。

会议纪要的格式详见《工程变更管理实施细则》的相关要求，一般要求会议结束时立即形成文字资料并签认，若情况特殊最迟不能超过3天。所有资料均采取先签字复印后再盖章的方式。资料的份数与工程联系单的要求一致。

5）计量支付报表：

总监办审核签字的中期支付证书一式四份，由总监办计量科汇总上报高总司。该资料的最终存档份数分配为：高总司1份（财务部、计划部提供复印件）、总监办1份、驻监办1份、承包人1份。

与计量支付相关的工程月报（质检月报）资料总监办、驻监办、承包人各1份。

6）其他管理**：

结合工程实际情况确定资料填写的时间和存档的份数。

贵州省公路工程集团****。

黔大东清高速公路第六合同段项目经理部。

二○一六年十月一日。

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