(2013版)
1. 目的。
为全面加强集团及各下属公司的会计档案管理，使会计档案管理工作逐步标准化、规范化、电子化和制度化，要求集团本部及各下属公司均应建立财务资料电子档案，以保障财务资料的安全、完整，便于查询和利用，为规范相关工作。
2. 适用范围。
集团本部及各下属公司。
3. 术语与定义。
无。4. 职责。
无。5. 关键活动描述。
5.1. 电子档财务资料建档时间。
5.1.1. 建档起始时间为2023年1月1日。
5.1.2. 2023年1月1日之后成立的公司，自公司成立之日起建档。
5.2. 电子档财务资料归档内容。
5.2.1. 财务核算类资料。
1） 财务软件会计帐套数据备份；
2） 月度、年度会计报表及合并会计报表；
3） 财务分析报告（包括季度、半年度、年度分析报告等）；
4） 审计报告。
5.2.2. 预算类资料：集团审批后的月度、年度预算、预算调整及经营计划等（包括但不限于资金预算、利润预算及近3年经营计划等）。
5.2.3. 资金类资料。
1） 资金周报、月报；
2） 现金流量分析表（含分项目现金流量表和汇总现金流量表）；
3） 贷款资料（包含但不限于贷款合同、担保合同、土地抵押他项权证、股东会决议、董事会。
决议、执行董事决议、承诺函等融资相关文件）。
5.2.4. 税务类资料。
1） 纳税申报表；
2） 税务审计报告。
5.2.5. 其他资料。
1） 评估报告（融资目的之外）；
2） 工程类付款电子台帐（按工程项目+收款单位分类，以付款时间排序）；
3） 销售类收款电子台帐；
4） 租赁管理电子台帐；
5） 对外提交的股东会决议、董事会决议、执行董事决议、重要事项的说明、申请及报告等；
6） 其他重要文本资料。
5.3. 电子文档命名规则。
5.3.1. 总原则：以清晰、易懂、方便查询为目的；按时间顺序、分公司设置。
5.3.2. 文档的命名规则：单位名称+文档内容性质概要+文档形成的时间+文档后缀符组成。
5.3.3. 单位名称：单位名称为各公司的简称（字数一般为4个），集团各公司简称具体参照人事行政部公布的信息。
5.3.2. 文档内容性质概要：使用中文描述，简洁易懂，如会计报表、审计报告、验资等。
5.3.3.
文档形成的时间：若文档内容涉及全年，格式为xxxx年；半年报以英文大写字母h表示，h1和h2分别代表上半年度和下半年度，格式为xxxx年hx；季报以英文大写字母s表示，s1代表第一季度，格式为xxxx年sx；月报格式为xxxx年xx月；其他资料的格式为xxxx年xx月xx日，其中资金周报以当周周五为命名日期。
5.3.4. 文档后缀符：文档后缀符由电脑自动生成。
5.4. 财务电子资料文件夹的设置以及电子文档命名示例。
5.4.1. 财务电子资料文件夹的设置：按照财务电子资料归档内容分别设置文件夹，各文件夹的层级关系如下图。
5.4.2. 电子文档命名示例：根据财务资料内容的不同，参照文件夹设置的命名，以深圳市房地产****为样本，电子文档命名示例如下：
1） 财务核算类资料。
【深圳市房地产****2023年财务账套数据备份】，命名为：深圳-财务账。
套数据备份-2009；
【深圳市房地产****2023年12月财务报表】，命名为：深圳-财务报。
表-200912；
【深圳市房地产****2023年年度财务报表】，命名为：深圳-财务报。
表-2009；
【深圳市房地产****2023年第一季度财务分析报告】，命名为：深圳-
财务分析报告-2009s1；
【深圳市房地产****2023年上半年度财务分析报告】，命名为：深圳-
财务分析报告-2009h1；
【深圳市房地产****2023年年度财务分析报告】，命名为：深圳-财务分。
析报告-2009；
【深圳市房地产****2023年审计报告】，命名为：深圳-审计报告-2009；
2） 预算类资料。
【深圳市房地产****2023年预算报告】，命名为：深圳-预算报告-2010；
【深圳市房地产****2023年预算调整】，命名为：深圳-预算调整-2010；
【深圳市房地产****2023年经营计划】，命名为：深圳-经营计划-2010；
3） 资金类资料。
【深圳市房地产****2023年8月31日-2023年9月4日资金周报】，由于当。
周周五为2023年9月4日，命名为：深圳-资金周报-20090904；
【深圳市房地产****2023年12月资金月报】，命名为：深圳。资金月。
报-200912；
【深圳市房地产****2023年12月汇总现金流量表】，命名为：深圳-汇。
总现金流量表-200912；
【深圳市房地产****2023年7月2日中国银行贷款合同】，命名为：深圳水。
榭-贷款合同-中国银行-20090702；
4） 税务类资料。
【深圳市房地产****2023年12月企业所得税纳税申报表】，命名为：深圳水。
榭-纳税申报表-企业所得税-200912；
【深圳市房地产****2023年税务审计报告】，命名为：深圳-税务审计报。
告-2009；
5） 其他资料。
【深圳市房地产****2023年8月15日一期环境评估报告】，命名为：
深圳-评估报告-环境-一期-20090815；
【深圳市房地产****2023年8月15日销售收款电子台帐】，命名为：深圳水。
榭-电子台帐-销售收款-20090815。
5.5. 电子档案的整理及保管。
5.5.1.
集团本部及各下属公司应及时收集和整理各项电子档财务资料，在年度资料收集齐全后，经财务部门负责人审核合格，须将资料制成光盘存档。光盘需制作三套，一套存档，二套提交集团（集团存档一套，另一套用于日常查询）。
5.5.2.
次年5月31日之前，集团本部和各下属公司将上年度完整的电子档资料移交集团财务部档案管理员存档，并编制交接清单，双方签字确认后备案。集团财务部档案管理员应参照第一条款中相关规定进行存档。
5.5.3. 集团本部及各下属公司提交电子档财务资料时，应同时提交分类文件（财务核算类、预算类、资金类、税务类、其他资料）的卷内电子目录（excel格式）。
5.5.4. 财务电子档案为永久保存。
6. 支持文件。
无。7. 相关工具。无。
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