1、资料员负责建立所有文件、资料的帐目及明细，文件的收发、复制、归档均应统一编号，并由责任人签字。
2、资料员建立保存有效的《文件发放清单》，防止使用失效的文件，使下发的文件始终处于受控状态。
3、要求停止使用的技术文件，应由使用人通过部门负责人提出，经技术负责人批准后，由资料员收回注销。资料员应对作废的文件及时清理，集中管理。
4、管理体系文件均应保存适当的期限，超过保存期的档案资料，由资料员填写《文件销毁/留用清单》，书面报告中心领导，批准后在监督下销毁，留用文件作出明显标识。
5、检验员协助资料员收集各种外来文件，交资料员统一保管。检测现场要使用需办理借用或复印手续，并加以标识。过期无效的外来文件交资料员标识后处理。
6、各种记录保存应分类，按日期或序列号存放，以便查询。档案的收发、保管利用情况由资料员进行登记、建帐。
7、所有原始观测记录，计算和导出数据，检测/校准记录，报告/证书副本等资料均应为客户保密，需要保密的文件应由资料员设专柜保管，网络文件由资料员实施保密监督。
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3 分类。1 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。如 证照类目 制度类目 文件类目 合同类目等 2 公司档案大致分为以下几类 1 证照类 营业执照及各类证照，注册资料 年检资料 公司章程等 2 文件类 分外来文件 职能部门的往来文件...
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第一条总则。为进一步优化xx研究院 以下简称 研究院 合同 文件等档案管理，规范日常合同 文件归档 查阅管理，特制订本制度。第二条适用。本办法适用于本研究院所有部门合同 文件的归档 查阅相关事宜。第三条定义。本办法所称 合同 是指 在研究院日常生产 经营 管理等活动中，对内 对外订立的不同性质的协议...