档案管理制度

第一章总则。

为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。

第二章文件材料的收集整理。

第一条行政中心档案管理部门负责文件材料的管理并参与制定档案规章制度的制定。

第二条负责档案资料管理员负责整理归档后，再进行文件扫描归档管理。第三条书报刊的收集，应及时掌握新出版信息和各中心所需书刊要求，做好书报刊的购买、订阅、整理工作。

第四条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、协议、合同、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

第五条公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。

第六条公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料。第七条**、项目批文、合同。

第八条公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）。

第九条工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸。

第十条本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复、协议。

第十一条仪器、设备方面的文件材料。第十二条公司签定的各类合同、协议。第十三条具有法律效力及保存价值的文件。

第十四条公司重要的会议材料，包括会议的通知、各中心年度工作计划、报告、决议、总结、请示、批示、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十五条公司获得的社会荣誉资料。

第十六条其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

第二章归档要求。

第十七条行政中心档案管理部门应即时做好档案归档分类保管；各中心应在将需归档的文件材料整理、立卷，向公司行政中心提交原件备份。

第十八条公司各中心应及时向行政中心移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

第十九条各中心向公司行政中心提交档案时，要严格履行移交手续，填写《接收文件档案管理表》并注明档案移交人和接收人。

第二十条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、**文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字。

的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。（7）不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

8）案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。（9）各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

第二十一条各种书报刊按顺序编号，填写好书名、出版社名称、作者、册数、出版日期、购买日期，以及其他有关资料进行归档登记。

第三章档案管理人员职责。

第二十二条按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。第二十三条按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

第二十四条严格执行档案管理制度，遵纪守法、忠于职守，维护公司档案的完整与安全。

第四章档案的使用和借阅。

第二十五条公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报综合办公室主管批准后，方可借阅，其中非密级文档的借阅要由综合办公室主管签字批准，密级文档的借阅要由总经理签字批准。

第二十六条董事长、总经理、监事长、各中心负责人借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

第二十七条因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅人填写《借阅档案申请表》送综合办公室主管批准。

第二十八条公司档案密级分为绝密、机密、秘密、普通四个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经总经理审批可以借阅，但借阅时间不得超过一天；普通级档案经综合办公室负责人审批后可以借阅或复印。秘密（含）以上级档案的借阅必须由总经理批准。总经理外出时可以短信形式进行审批，待总经理回来后补签。

第二十九条档案借阅填写《借阅档案申请表》根据上述第四条规定，普通级档案最长借阅期限为两周；书报刊借阅的最长期限为一个月；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失、乱涂乱画或逾期未还，应写出书面报告，报综合办公室主管处理。

第三十条用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借阅手续。

第三十一条如原借档案、书、报、刊等尚未归还的不许再借，应先归还原借阅档案，再办理借阅手续。

第三十二条书、报、刊，部门负责人每次可借阅两本，普通员工每次可借阅一本，归还后再进行借阅。

第三十三条必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

第三十四条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经综合办公室主管同意，总经理批准才能摘抄或复制。

第三十五条必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。第三十六条借阅人借阅的档案、书报刊，不准转借，必须专人专用。

第五章电脑档案的管理。

第三十七条行政中心档案管理部门的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文。

件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

第三十八条行政中心档案管理责任人须定时对本中心的电脑按照登记存放区域进行检查。

第三十九条负责档案管理员将扫描归档管理的数据，交由数据中心存档。第四十条提高档案管理水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第六章档案销毁管理。

第四十一条对没有保存价值或已失效的档案，由档案管理员登记造册，经部门中心负责人，综合办公室主管共同签定，报总经理批准后，按国家规定档案销毁的标准，严格进行。

第四十二条经总经理批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再进行销毁，以免误毁。

第四十三条经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁内容分析报告，列出档案销毁清册。

第四十四条销毁文件文件必须在制定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后销毁人、监销人都应在销毁造册上签字。

第四十五条档案销毁时，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记表》和《档案目录登记薄》上注明“已销毁”。

第七章附则。

第四十六条本制度由公司行政中心负责制定、修订及解释，本制度由总经理批准后发布实施。

第四十七条本制度自发布之日起实施，以前颁布的相关管理规定与本制度有抵触的，以本制度为准。

编制。审核批准。

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