1. 范围。
适用于全公司档案管理。
2. 控制目标。
加强我公司档案管理，尽快实现公司档案工作规范化、标准化和科学化，有效地为公司经营管理和各项工作服务。
3. 职责。
3.1 行政部：
1）公司一级档案的保管部门，统筹、组织管理档案工作；
2）定期组织公司系统的档案管理员的专业培训；
3）逐步完善档案管理体系，确保档案及时、安全、完整和方便使用；
4）收集、整理、保管和统计全公司形成的各种门类和不同载体的档案；
5）督促协助档案形成部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作；
6) 制定档案保管期限，对已超过保管期限的档案，在有关部门配合下进行档案价值的鉴定工作；
7) 参加科研成果鉴定、工程竣工验收、设备开箱验收等会议，了解相关资料和文件内容，并对有关文件材料的完整、准确、系统及档案要求进行指导；
8) 监督公司所属产权变动单位档案的处置工作；
9) 管理与本公司工作活动有关的资料，配合档案提供利用；
10) 对公司系统档案机构、人员以及档案的收进、移出、保管、利用等情况的统计，并每年上报公司档案工作基本情况报告，做到统计数字准确、可靠。
3.2 各部门。
1）部门负责人（或指定专人）负责落实本部门资料的收集整理、档案的预立卷和保管的监督工作，并根据公司档案归档要求定期将档案移交到公司档案室；
2）部门负责人对本部门档案资料的完整性、合格性负责；
3）对公司二级、**档案进行保管。
3.3 专（兼）职档案管理员。
1）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件资料，及时催办本部门的文件资料归档；
2）认真执行档案管理制度，要按照文件资料的自然形成规律实行平时立卷（或预立卷），保证归档文件资料的齐全、完整、准确、系统，便于保管和利用；
3）对公司经营管理活动中有借用文件资料的，应该积极提供利用，做好服务工作，并办理借用。
文件资料登记手续和催收工作；
4）按照公司档案管理规定，做好档案定期归档移交公司档案室的准备，并按时移交；
5）对离职人员借阅档案的归还责任。
4. 管理要求。
4.1 术语定义。
4.1.1 档案：
是指公司从经营、管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑磁盘、光盘、声像、胶卷、**、荣誉实物、资质证件等不同形式的历史记录。
4.1.2 一级档案：公司级各种证照、公司级各类合同（项目类含招标文件和中标书）、财务档案、完整的项目档案馆入管资料、公司级各种活动影像资料、**、新闻软稿等。
4.1.3 二级档案：项目施工过程中涉及设计图纸、施工图、项目施工管理过程的验收、设计、招投标资料、施工联系函、监理报告、结算报告等。
4.1.4 **档案：部门内部日常档案、工作资料、签呈、通知、报告、会议纪要等。
4.1.5 管理部门负责人：各职能部门主持工作的责任人，也是本部门档案管理工作的责任人。
4.1.6 专(兼)职档案管理员：公司资料、档案的管理人员，是档案管理工作的具体执行者。
4.2 档案归档范围、移交时间、保管期限、责任部门及密级等见〔附录一〕。
4.3 档案质量要求。
4.3.1 凡需归档的档案，其制作材料必须易于长期保管，保证图像清晰，字迹工整、签字手续完备。禁止用铅笔、圆珠笔、复写纸等书写。
4.3.2 遵循文件资料的形成规律，保持彼此之间的联系，区别不同价值，确定保管期限。
4.3.3 问题、名称组卷是立卷的基本方法，专题性、成套性内容多数量大，可按阶段、结构、部件等分别组卷。案卷组卷一般不超过200页，同一问题文件较多，可分卷装订。
4.3.4 两个以上部门办理的工作形成的材料，以主办部门（牵头部门）归档。
4.3.5 归档文件以“件”为单位进行分类、整理、编号、排列、编目、装订、装盒。
文档的正文与底稿合为一件，正文在前底稿在后；原件与复印件合为一件，原件在前复印件在后；**文与被**文合为一件，**文在前被**文在后；正文与附件合为一件，正文在前附件在后；同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，批复在前请示在后、批示在前报告在后、复。
函在前函在后；跨年度的文件各为一件进行整理归档，文件处理单与相关文件合为一件，处理单在。
前相关文件在后；结论性材料与依据性材料合为一件，结论性材料在前依据性材料在后。报表、名。
册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、各类登记册等按照原有的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
4.3.6 文件无论单面或双面，凡有文件内容均应编写流水号。
单面文件页号的位置编在右下角，双面文件的页号编在左下角。填写每一件归档文件的总页数，按该件有**的页面计算，用阿拉伯数字填写。
4.3.7 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内档案目录。填写的字迹要工整。卷内档案目录放在卷首。
4.3.8 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
4.3.9 文件纸张符合a4标准，大于a4的要折叠，小于a4的要托裱，装订线有字的应先贴补后折叠。
4.3.10 声像档案归档要求：**、底片、说明三部分组成；录像、磁盘要求附编号、内容、摄制者时间。
4.3.11 案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷内档案目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
4.3.12 加盖归档章：
归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。归档章不应压住文件字迹，也不应与批示文字或上级文章相交叉。归档章及各项目戳记均用红色印泥盖制。
4.3.13 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。题名按原文填写，无题名要重新拟定；会议记录应概括主要内容。
4.3.14 案卷装盒：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。
4.4 档案的收集、整理、立卷、移交、检查程序。
4.4.1 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案管理员存档。
4.4.2 项目评奖、工程创优归档文件材料必须完整、准确、系统，经行政部签署意见后，方能申报成果。
4.4.3 各部门工作人员外出参观学习、出国考察和参加各种会议收集获得的文件材料要及时归档。
4.4.4凡归档的案卷，必须遵照文件材料的形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
4.4.5 各部门于每月10日前将上月已完结事项的相关资料整理成a4标准大小，按照文件类别立卷，案卷质量必须符合标准。
4.4.6 各部门按归档时间移交档案，档案移交时，应填写一式两份的《档案移交清单》，经部门负责人确认后上报公司行政部，行政部和移交部门各存一份经双方确认的移交清单。
4.4.7 各公司兼职档案管理员应根据收到的档案，编制《档案管理台账》，台账应记载档案类别、编号、件数、日期、内容摘要、存放位置等重要信息。
4.4.8 行政部每季度对各职能部门的各级档案管理情况进行检查。
4.5 档案的备份。
4.5.1 公司重要的文件、报表、业务记录必须备份。
4.5.2 各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，建立数据库统一管理。
4.5.3 备份介质与源存储介质应分开存放。
4.6 档案查阅管理。
4.6.1 因工作需要查阅档案的，应填制《档案查阅单》，经过行政部经理签字后方可查阅，查阅只限定在档案室阅读，一般不外借；确因工作需要的，须经总经理核准后方可外借。
4.6.2 外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，填写《档案查阅单》经行政部经理批准后方可查阅。
4.6.3 会计档案的查借阅，经过相关部门权责主管和财务分管领导的同意后送董事长核准后方可办理查借阅手续。
4.6.4 借阅时间一般不超过五天时间。阅档人对所借档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免丢失。
4.6.5 查借阅档案的人员，对所查借档案应负责保密，不得转借他人，不准擅自带出公司外，档案用后要及时归还。如若丢失，借卷人应写出书面报告，经权责主管审批后交档案室存档备查。
4.6.6 档案借阅者归还档案时，档案管理员必须当面查清，并在《档案查阅登记表》上注销，如有损坏和丢失应及时追查，并报领导，追究处理。
4.7 档案保密管理。
4.7.1 档案管理员对公司档案的保密负有主要责任，档案管理员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守公司的机密。
4.7.2 不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不利用机密谋取私利。
4.7.3 档案管理员应根据国家有关规定和公司实际，对各种载体的文件和档案划分密级。对涉密。
文件和档案加强保密措施，在一定时间内只限一定范围的人员知悉。
4.7.4 各种机密档案材料，要实行定期清查和按时归档，收退、销毁。销毁的文件资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文件刊物、资料向废品收购部门投售。
档案管理制度档案管理制度
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