档案管理办法。
第一条目的。
为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。
第二条适用范围。
本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。
第三条职责。
档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。
档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。
各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。
第四条档案的分类及编号。
一) 类别设置。
本企业档案共分八大类：文书档案(a)、工程档案(b)、合同档案(c)、会计档案(d)、人事档案(e)、声像档案(f)、实物档案(g)、设计档案（h）。大类用英文字母作代字，大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。
大类及属类设置如下：
a 文书档案。
b 工程档案。
c 合同档案。
d 会计档案。
d1 会计报表。
d2 会计账簿。
d3 会计凭证。
d4 其他会计材料。
e 人事档案。
e1 财务综合部。
e2 总经办
e3 设计部。
e4 技术部。
e5 项目管理部。
f 声像档案。
f1 **。
f2 **。
g 实物档案。
h 设计档案。
二) 编号方法。
1. 文书档案编号。
文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。
例： a / 1 / 2016 / 1
件号（第1件）
年度（2023年）
保管期限代号（永久）
大类代字（文书档案）
2. 工程档案编号。
工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。
例： b 1 / 1
案卷号（第1个案卷）
工程项目代号（第1项工程）
大类代字（工程档案）
3. 合同档案编号。
合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。
例： c / 1 / 2016 / 1
件号（第1件）
年度（2023年）
保管期限代号（永久）
大类代字（合同档案）
4. 会计档案编号。
会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。
例： d 3 / 2016/ 1
案卷号（第1个案卷）
年度（2023年）
属类代号（会计凭证）
大类代字（会计档案）
5. 人事档案编号。
人事档案按个人组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。
例： e 1 / 1
案卷号（第1个案卷）
部门代号（财务综合部）
大类代字（人事档案）
6. 声像档案类编号。
1） **档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的**为一件档案材料，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。每年从“1”起编件号。
例： f 1 / 2016 / 1
件号（第1件）
年度（2023年）
属类代号（**）
大类代字（声像档案）
2） **档案，按组整理归档，一次活动形成的**为一组，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。每年从“1”起编组号，每组**从“1”起编张号。
例： f 2 / 2016 / 1 / 1
张号（第1张）
组号（第1组）
年度（2023年）
属类代号（**）
大类代字（声像档案）
7. 实物档案编号。
实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：分类号（大类代字）/年度/件号。每年从“1”开始编件号。
例： g / 2016 / 1
件号（第1件）
年度（2023年）
大类代字（实物档案）
8. 设计档案编号。
设计档案按年度立项项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/年度/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。
例： h 1 / 2016/ 1
案卷号（第1个案卷）
年度（2023年）
设计项目代号（第1项）
大类代字（设计档案）
第五条文件的整理和归档时间。
一) 文件的整理。
1. 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，**字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。
2. 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。
3. 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
4. 档号章、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用a4规格纸张。
5. 总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经部门领导审核、总经理批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。
二) 文件的归档时间。
各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案，集中管理。电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中。
第六条各类文件材料归档范围及保管期限。
一) 文书档案。
文书档案归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度的要分开整理。
1. 划分保管期限：按照《文书档案归档范围和保管期限表》，将归档文件材料划分为永久、30年、10年三种保管期限。
2. 排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。
3. 编页码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。
编页号时采用打码机。
4. 盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。
如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。
档号章示例：
全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。
类别号：文书档案大类代字。
期限：文件保管期（永久，30年，10年）
年度：文件形成年度。
机构：归档文件的承办机构（规范化简称）
件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号。
5. 装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。
6. 著录上传：在文书档案excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等。
7. 文书档案归档范围及保管期限。
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