第十二条：归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。案卷封面、卷内目录及卷内备考表（格式）见附件，卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。
第十三条、招标投标文件材料的立卷，应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；
第十四条：各类档案立卷时应根据档案内容的重要程度、保密要求明确案卷的保管时间和保密程度，作为后期管理的依据。
四、保管与使用。
第十五条：档案借阅必须履行审批手续，无保密要求的档案由公司副总经理以上领导批准，有保密要求的档案由公司总经理批准。各类档案原则上不能许借出档案室，如需要借出，必须经公司总经理批准。
第十六条：档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。
第十七条：档案保管人员应定期清点检查库存案卷，保证工程造价咨询档案资料的安全完整，严防毁损、受潮霉变、虫蛀鼠咬和失散。
对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。
五、销毁。第十八条：档案的销毁必须履行严格的审批手续，审批手续由档案管理部门提出，各部门对所涉档案进行会审后交公司经理办公会批准后方可实施。
第十九条：对于一些同时有纸质载体和电子数据的档案资料，销毁纸质载体档案时，电子数据尽量刻制成光盘予以保存。
第二十条：销毁档案由档案管理人员实施，由公司分管档案管理工作的副总经理监督。
六、罚则。第二十一条：各部门未按时归档本部门所管理的文件资料，不得参加年终先进评选。
遗失资料视严重程度分别给予直接责任人和部门负责人500——1000元罚款。档案管理人员玩忽职守造成档案毁损、受潮、霉变、虫蛀、鼠咬和失散的，视损失程度给予500——2000元的罚款。
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第一条总则。为进一步优化xx研究院 以下简称 研究院 合同 文件等档案管理，规范日常合同 文件归档 查阅管理，特制订本制度。第二条适用。本办法适用于本研究院所有部门合同 文件的归档 查阅相关事宜。第三条定义。本办法所称 合同 是指 在研究院日常生产 经营 管理等活动中，对内 对外订立的不同性质的协议...