流程概况。
1. 管理办法。
2.1 档案资料管理原则。
2.1.1公司档案资料管理分为两个层次：
1）行政管理中心的文件资料管理。
2）各职能中心的文件资料管理。
2.1.2公司档案管理遵循统一存档、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
2.2档案管理职责。
2.2.1行政管理中心设置专职档案管理员。
1）对股份公司移交的成套的业务档案资料进行整理、归档。
2） 对城市公司档案管理人员的档案管理工作的监督、检查和指导。
2.2.2 行政管理中心。
1) 是公司档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。
2) 负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。
3) 根据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。
4) 负责对城市公司的档案工作进行监督、检查和指导。
5) 协助项目竣工备案后工程档案的移交，并负责移交后工程档案的管理工作。
2.3档案的收集、归档。
2.3.1 行政管理中心档案管理人员对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记，根据资料**及重要性对资料进行分类，并编制资料名称编号目录表，资料存放在档案袋盒中须与资料目录一一对应。
2.3.2 文件材料归档要求。
1) 归档文件材料必须完整、准确，能如实反映各项活动的真实内容和历史过程；必须层次分明，符合其形成规律。
2) 归档的文件材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保存，手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。
3) 各类归档材料一般为一式一份。
4) 归档资料、图纸幅面大小应按a4规格折叠，装订结实、编号连续。
5) 档案移交归档时，要编制档案移交清册，纸质的一式三份，经交接双方、监交人签字后，双方各执一份，另一份作检索用，同时要提供可编辑用的excel目录清单（包括卷内目录清单和案卷目录清单）。
6) 如不符合归档要求的，行政管理中心档案室有权拒绝接收，直至需要移交的单位整改符合要求后再接收。
2.4 档案移交
2.4.1 移交时间要求。
2.4.1.1 根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：
1）即时归档移交：**部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。
2）按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在工程进行过程中，在每一个工作阶段完成后，把该阶段形成的资料整理归档移交。
3）按子项目结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等，在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。
2.4.1.2 按年度归档移交：一般的管理文件资料，一般在形成的第二年上半年内向档案室移交。
2.4.2 移交标准要求：凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，需做到内容真实，各种签字盖章齐全，无涂改现象。
2.5 档案保管。
2.5.1 按有关管理规定确定公司档案资料保存期。
2.5.2 目录与档案相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案不散不丢。
2.5.3 档案库房设专人负责管理，非档案管理人员未经批准，一律不准进入档案库房内。
2.5.4 档案要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。
2.5.5 存储档案资料的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
2.6 档案资料使用。
2.6.1 档案资料的使用。
2.6.1.1 部门/项目公司因工作需要可查阅档案。
2.6.1.
2 借阅档案要履行档案借阅登记制度，所有档案的实物借阅，均需办理好登记手续后，方可从档案管理员处借阅，档案资料使用《档案资料借用审批表》，经授权人签字同意后方可借用或复制，档案资料用后应及时归还，档案管理人员有义务按期催还，并应严格进行清点、核对、办理退还手续。
2.6.1.3 借阅的档案资料要求按期归还，如有丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任。
2.6.1.4 借阅者应予爱护，并对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得随意损坏，涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借，更不得丢失。
2.6.1.5 档案管理人员要熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、全引目录检索工具，以便及时准确地提供档案利用。
2.6.2 档案资料使用审批权限。
2.6.2.1 因工作需要使用公司秘密及以下档案资料，由各中心负责人审核，行政管理中心负责人批准。
2.6.2.2 因工作需要使用公司机密、绝密档案资料的，由各中心负责人、行政管理中心负责人审核，分管领导批准。
2.7 档案资料统计。
2.7.1 档案资料的收进和移出随时进行登记，并出具月统计报表。
2.7.2 全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。
2.7.3 档案管理人员应及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效果。
2.8 档案资料鉴定和销毁。
2.8.1 档案资料的鉴定。
2.8.1.1 对已超过保管期限的档案，档案管理人员组织定期鉴定。
2.8.1.2 鉴定档案在行政管理中心负责人主持下，由公司档案管理人员、各中心档案管理人员和有关业务部门/项目公司相关成员组成鉴定小组共同进行。
2.8.2 档案资料的销毁。
2.8.2.1 鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案，编制《档案资料销毁清单》，提出销毁建议，提交分管副总裁审批后实施。
2.8.2.2 档案资料的销毁程序。
1）销毁档案时，必须指定两人以上专人对照《档案资料销毁清单》检查待销毁的档案资料，确认无误后，方可销毁。
2）销毁后，负责销毁人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。
3）《档案资料销毁清单》及报告由档案室保存。
2.9 员工调（离）职时档案交接的要求。
2.9.1 公司员工调（离）职时，必须与部门/项目公司兼职档案管理人员及行政管理中心档案管理人员办理档案交接手续。
2.10 档案资料管理责任。
2.10.1 有下列行为之一的，应对直接负责人给予行政处分，或依法追究法律责任：
2.10.1.1 损毁、丢失属于公司所有的档案资料。
2.10.1.2 未经批准，擅自提供、抄录、销毁属于公司所有的档案。
2.10.1.3 有意涂改、伪造档案。
2.10.1.4 档案管理人员玩忽职守，造成档案损坏或遗失的行为。
2.11 工程档案移交城建档案馆。
2.11.1 项目公司竣工验收前，负责整理收集所有需报城建档案馆资料，进行竣工资料备案，并移交城建档案馆。移交后，相关手续报行政管理中心归档。
3 支持性文件。
3.1 《股份公司档案管理暂行规定》
4 相关记录。
档案资料使用审批表》
档案资料销毁清单》
档案管理流程图》
模板。档案归档范围和保管期限》
档案管理作业指引
1.目的。为强化集团档案管理工作，有效地保护和利用档案，为集团各项工作提供有力的支持，根据国家相关法律 法规 档案管理相关规定并结合集团的具体情况，特制定本规定。2.适用范围。适用于集团的档案管理工作。3.术语和定义。3.1 档案指集团在房地产开发 经营等活动中直接形成的，对集团具有利用保存价值的文...
工程档案管理作业指引
修订记录。无。1 各部门在工作中形成的文件材料 主要为工程基建文件 勘察 设计 监理 施工单位在项目建设中形成的文件材料 1 项目公司各部门 各单位自行收集 积累。档案员每周进行收集 检查。1 分类 按工程项目及专业分类。2 整理组卷 按归档范围 规范要求排列各种文件或专业性材料 修补 粘贴破损或过...
成本档案管理作业指引
1 目的 通过作业指引，使成本管理部及子公司档案管理标准化和统一化，便于成本管理部对子公司档案管理的监督。2 适用范围 本制度对于成本管理部及子公司成本部适用。3 工作程序 3.1档案管理总共分为 收发，移交，电子资料统计明细表，归档四个部分 档案管理分项目进行整理。本指引中所用 为示意 具体 见附...