档案管理标准作业规程

1.0目的。

规范公司档案的分类、归集、保管、借（查）阅及销毁工作。

2.0范围。

适用于各部室、各项目物业管理处。

3.0职责。

3.1部门文秘或行政办公人员负责各类文件的立卷、归档工作。

3.2档案管理人员（或行政部文秘）负责档案的日常管理工作。

3.3总公司行政部及项目管理处行政部负责人负责监督各级档案室的管理实施工作。

3.4总经理、副总经理、项目经理分级审批档案的借阅及销毁申请。

4.0方法和过程控制。

4.1档案分类。

4.1.1档案类别。

公司档案分类根据《全国物业管理示范住宅小区、大厦、工业区标准评分细则》，按档案类型分类，主要划分为十二大类，分别是基础管理、房屋管理及维修养护、共用设施设备管理、车场保安消防管理、环境卫生管理、绿化管理、精神文明建设管理、管理效益、行政管理、人事管理、培训管理、财务管理。详细分类见《档案目录表》。

4.1.2档案分类原则。

档案的分类原则要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。为保证公司各级档案管理的有效衔接，避免重复工作，档案分类应本着以下原则进行：

4.1.2.1严格按照《档案目录表》设置，其中《档案目录表》未涵盖项目可报请总公司行政办公室备案后，再行增设。

4.1.2.2每年年底总公司行政部根据本年度《档案目录表》运行的情况，参照各物业管理处增设项目，对《档案目录表》进行修改，经批准后正式发布，在下一年度执行。

4.2档案归集。

4.2.1档案**。

4.2.1.1开发商移交文件、图纸、资料：主要为基础管理类档案，规划、房屋建设、竣工验收图纸及其附属资料。

4.2.1.

2外单位来文：包括**机构、集团公司下发的文件、通知、规定以及其他单位来文、来函。总公司主要收文单位是总公司行政办公室，整理归档由总公司行政办公室负责。

由项目管理处各部门直接收到的文件、信函，原件已报总公司的，各部门留存复印件；原件未上报的，由项目管理处自行整理汇编。