档案思考题。
第一次作业：
本次作业要求初级职称学员答题，中高级职称学员答题）
1.公文格式分几部分？每部分具体包括哪些项目？
答：公文格式分为眉首、主体、版记三部分。
1）眉首部分。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限（分为绝密、机密、秘密三种）、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、界栏线。
2）主体部分。主要包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、公文生效标识、附注。
3）版记部分。版记部分主要有主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。
2.如何理解按“件”整理文件？
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，**文与被**文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。试行《归档文件整理规则》的工作中，不同的人对“件”的理解各不相同，实际操作中对“件”的确定也存在着较大的差异，特别是对成套性文件的处理。有的单位过分地强调计算机因素，过分强调文书档案“一事一文”的特性，对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理，实行一文一栏；有的单位则是将成套性的文件拆开，逆行一定组合，再分别作为“件”处理。
这些做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则，前一种做法更是本末倒置：应当明确的是，档案管理终究是主体，而计算机只是辅助档案管理的工具，在档案管理中最大限度地发挥计算机管理的优势是我们追求的目标，但不能仅仅为了追求计算机管理而淡化甚至放弃本位的东西。
3.如何检索数字档案图像？
1．文件名检索。对于扫描多页文件生成的多个数字图像来说，最好选用多页tiff文件格式或pdf、ceb、doc等文件格式，这样便于将多个数字图像作为一个独立的tiff文件或pdf、ceb、doc文件管理。最好以题名＋档号为文件扫描后的图像文件命名，以便于通过搜索文件名来检索这些数字图像文件。
2．图像数据库检索。建立数字图像档案目录数据库，扫描与存储纸质／**档案，并将目录与图像挂接，数据库应包含对数字图像的编辑、处理、检索、显示、打印等功能，并及时维护数据库。检索可通过数字图像档案的说明、时间、分类等十多个条件或这些条件的组合来进行。
4.试述电子文件管理原则。
一）全程管理原则（二）前端控制原则（三）真实性保障原则（四）完整性保障原则（五）有效性保障原则（六）凭证性保证原则（七）多种载体保存原则（八）多套保存原则（九）动态保管原则（十）安全保管原则。
5.如何保障电子文件的真实性？
电子签名法》的实施确立了电子签名文件的法律地位，采用可靠的电子签名/签章技术，可以确保电子文件的原始性和法律凭证性。签署了可靠的电子签名/签章后，对电子文件内容、形式及其中电子签名/签章的任何改动都能够被发现。通过检验电子签名/签章，就可以确认电子文件的原始性。
因为电子签名/签章的失效就意味着电子签名/签章文件法律效力的丧失，所以在永久保存过程中，必须确保电子文件及其中电子签名/签章的完整和有效（即可验证或可认证），这就是电子签名/签章有效性保障策略。
该策略虽然能够永久保障电子文件的真实性，但却会对电子文件格式转换有所限制——电子文件转换格式后其中的电子签名/签章不能失效，否则不能转换！
6.《归档文件整理规则》主要体现出哪些特点？举例说明。
1.简化（1）简化整理程序。（2）简化整理方法。
（3）简化整理项目。档案盒封面只设“全宗名称”一项，取消类目名称、案卷题名、起止时间、件、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、归档号等项目；盒脊上取消目录号、案卷号项，保留“全宗号”、年度、保管期限，增设机构（问题）、起止件号、盒号项，以利于检索。
2.兼容（1）兼容计算机和手工两种管理方式。（2）兼容档案室与档案馆整理。在归档章和盒脊上设置了室编件号和馆编件号，以实现馆室的衔接。（3）与现有法规尽量保持一致。
3.灵活（1）在界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿”、“来文与复文”等可为一件，也可各为一件。（2）归档章的位置只要盖在文件首页上端空白处即可。
（3）在《规则》的执行上可根据各自实际情况灵活掌握。
第二次作业：（本次作业只要求初级职称学员答，中高级职称学员不答）
1.对密不可分的文件材料如何进行排列？
以自然件为整理单位的文件装订前不需要排序，密不可分的文件作为一件整理时，装订前需要对其进行排序。排序方法为：
文件正本与不同稿本为一件时，正本在前，定稿在后。其他历次修改稿按时间顺序依次排在定稿之后；正文与附件为一件时，正文在前，附件在后；正文与文件处理单等为一件时，文件处理单等放在文件最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌；原件与复制件为一件时，原件在前，复制件在后；**文与被**文为一件时，**文在前，被**文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；不同文字文本为一件时，如无特殊规定，则汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。
2.电子文件有何特性？
答：1.文件属性。
电子文件“原始电子记录”是记录在磁带、磁盘、光盘等载体中的“原始电子记录信息”。2.信息形态。
电子文件在电子计算机内部，生成、传输、存储、处理的电子文件信息，均以数字编码的形式存在。3．非直读性。电子文件信息是人们无法直接阅读的。
4.电子文件设备依赖性。而电子文件的生成、处理、传输、利用，都要依赖计算机硬件、软件和外部设备。
5．与电子文件标准。电子文件的运行环境对标准化的要求很高。6．电子文件信息与载体可分离性。
7．电子文件的更改。电子文件更改后不留任何痕迹，不采取专门的技术措施，很难判断电子文件是否更改过。8．电子文件记录信息可以记录字符、图形、图像、影像、声音等各种信息，并可以将这些信息组合成“多**电子文件”。
9．电子文件信息存储分散性。同一份电子文件中的文字／图像、声音、**等超链接信息可以分别存储在不同的载体上，或存储在不同地区的载体上。10电子文件信息存储密度方面。
电子文件信息存储的密度高，可以大大节约电子文件档案的存储空间。11．电子文件利用方面。利用电子文件则可以不受“时空”限制。
通过计算机网络可以共享电子文件信息。
3.试述文书处理程序。
一）发文处理程序1．拟稿，主要贯彻领导人或机关意图的重要环节。2.审核，秘书部门负责人或机关领导人对文件从内容到形式做全面检查和修正。
3.签发。4.
复核。5.缮印、用印，加盖公章以示公文的有效性。
6.发文登记，一般包括顺序号、发文日期、发文字号、密级和份数等。7.
分发，由秘书部门通过邮寄、传真直接递送等方式发送到收文单位或个人。
二）收文处理程序1.签收。2.
分类，将信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各类区分。3.呈送，记得文件中的要件、保密函件，重要人物或部门来的信件，秘书不能轻易拆。
4.拆封。5.
阅信。6.登记，按收文薄所列内容逐一登记。
7.处理，秘书在需要办理的每份文件上的首页贴上“文件处理单”。8.
拟办，是由领导人批办之前，由秘书部门负责人、经授权或水平较高的秘书人员在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见。9.批办，是指领导人对来文由谁处理，如何办理做出决断的行为。
10.传阅。11.
承办，是指承办部门或承办人员根据领导人拟办的意见和文件的内容要求，对文件进行具体办理、落实的过程。12.催办，指对每份文件处理环节的催促。
13.办结。
4.如何永久利用电子文件？
一）信息设备储备策略。应当储备各种类型的电子计算机和电子信息读取设备，可以建立“信息技术博物馆”，以便读取存储在各种旧型载体上的电子文件信息。（二）信息系统**策略。
1.计算机硬件**策略。该策略就是指利用计算机**技术在新型计算机的新型操作系统上**旧型计算机，然后在**的旧型计算机上安装旧型操作系统和旧型应用软件来读取旧格式电子文件信息。
2.软件**策略。该策略就是指在新型操作系统软件中**旧型应用软件，以解决新型应用软件不能读取旧格式电子文件的问题。
（三）电子文件信息非电子化保存策略。可以将电子文件信息转移到缩微品或纸上保存，不再使用信息系统读取电子文件信息。这就是电子文件信息非电子化保存策略。
（四）电子文件图像化保存策略。该策略就是指将文字类电子文件格式转换为图像格式永久保存。这就相当于给文字类电子文件拍摄数码**。
（五）电子文件通用格式保存策略。一是通用文件格式应当是开放的标准；二是通用电子文件格式为大多数同类软件所支持。
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