1. 目的。
为确保业务档案立卷、归档、保管、借阅、销毁、移交等过程得到有效控制，特制定本规范。
2．适用范围。
本规范适用于业务档案立卷、归档、保管、借阅、销毁、移交等过程控制。
3.职责和权限。
3.1承办律师负责业务档案的立卷、归档；
3.2法务专员负责审核、保管、借阅、统计档案；
3.3法律事务部负责人负责审批归档申请；负责审批档案借阅申请；
3.4主任负责审批法律法规规定和相关方要求其审批的申请。
4.程序。4.1一般规定。
4.1.1业务档案按照下列标准分为诉讼、非诉讼和涉外三类：
a)诉讼类分为刑事（含刑事辩护、刑事**）、民事**、经济诉讼**、行政诉讼**四种；
b）非诉讼类分为法律顾问、仲裁**、咨询代书、其他非诉讼业务四种；
c）涉外类按照上述规定分类。
4.1.2业务档案按照下列规定立卷：
a）按照年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。
b）两名以上律师共同承办的同一案件，应合并立卷，但与非本所律师合办的除外。
c）承办跨年度案件，承办律师应在办结年度立卷。
d）法律顾问案件，应一单位一卷。
4.1.3在提供法律服务过程中形成的证明材料、往来公文、谈话记录、调查记录等，应用钢笔或中性笔书写，确保自己整齐、清晰。
4.1.4业务档案立卷归档由承办律师负责。
4.2档案材料的收集、整理和排序。
4.2.1承办律师应注意收集、保存有关材料，做好立卷的准备工作。
案件结束后，应全面整理、检查案件的全部文书材料，补齐遗漏的材料。内容相同的文字材料一般只存一份，但有批示的材料除外。
4.2.2下列文书材料，不必立卷归档：
a）收案前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、**记录、谈话记录以及复函等；
b）没有参考价值的信封；
c）其他律师事务所委托代查的有关证明材料的草稿；
d）未经签发的文件草稿，历次修改草稿（定稿除外）。
4.2.3对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办律师应将其副本或复印件入卷归档。
4.2.4对不能附卷归档的实物证据，承办律师应填写《实物证据登记表》，并将该表入卷，与实物证据分别保管。
4.2.5业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表，卷底的顺序排列。
4.2.6档案材料应根据案件性质按照案件的客观进程或时间顺序，按照下列顺序排列：
4.2.7咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列，涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。
4.2.8终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，并将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。
4.3立卷编目和装订。
4.3.1业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。
4.3.2承办律师用钢笔或中性笔填写《律师业务档案卷宗封面》与卷内目录，内容要求整齐，自己要工整。
4.3.3有关卷内文书材料的说明材料，承办律师应填写在《备考表》内。
4.3.4承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准法律顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。
4.3.5业务文书材料装订前要进一步整理。
对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。
卷面为a4纸型，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。
4.3.6案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。**绳活结处需贴上律师事务所封签，并在骑缝线上加盖承办律师的姓名章。
4.4归档。
4.4.1承办律师应当在结案后三个月内整理业务文书材料，立卷并装订成册后，填写《收结案审批表》，经法务专员审核，法律事务部负责人审批后，由承办律师移交给法务专员。
4.4.2法务专员接受档案时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，应退回承办律师重新整理，全部合格后，办理移交手续，并在《业务档案登记表》进行登记。
4.4.3涉及****和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷确定密级，在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。
4.4.4随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等后归档。
4.5档案接收与管理。
4.5.1档案管理人员接收案卷时，应按照本作业规范的规定，检查案卷质量，办理归档手续，在案卷封面左上角应盖“归档”章。
4.5.2对已接收的案卷，按类别（分诉讼、非诉讼和涉外三种）、保管期限、年度顺序排列编号，绝密案卷单独编号。十年为一断号。
4.5.3同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应合并保管，合并保管原则是按时间顺序形成的后卷随前卷保管。
4.5.4法务专员要熟悉所藏档案的情况，主动了解业务部门和有关人员各项工作队利用档案的需要，积极做好提供利用工作。
4.6档案借调与查阅。
4.6.1有下列情形之一，需要借阅档案的，借阅人应当填写《档案借阅申请表》，并经法务专员审核，法律事务部负责人审批，并限定借阅期限后借阅：
a）原案件承办律师因工作需要，调阅原承办案件已归档的档案的；
b）司法行政机关或律师协会因工作需要借阅业务档案，并出示正式调卷函件的；
c）人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要查阅业务档案，经主任同意的。
d）经司法行政机关批准同意的其他单位或个人因特殊情况查阅业务档案，经主任同意的。
4.6.2限定借阅期限后，因特殊情况不能按期归还的，借阅人应办理延期审批手续。
4.6.3因特殊情况业务档案必须借出的，应当经司法行政机关批准后借出，并限期归还。
4.6.4凡涉及****或个人隐私的律师业务档案，以及当事人要求保密的档案，一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，报司法行政机关批准。
4.6.5凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印，但密级档案除外。
4.6.6对查阅或借出的律师业务档案，要及时催还。还回是如发现案卷被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向上报法律事务部负责人并及时追查。
4.6.7法务专员必须严格遵守保密制度，保守****和当事人秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。
4.7档案保管期限。
4.7.1业务档案的保管期限分为永久、长期喝短期三类：
a）永久保管：适用于需要长远查考、利用的律师业务档案。
b）长期保管：适用于在一般时间内需要查考、利用，作为证据保存的律师业务档案，保管期限为二十年至六十年。
c）短期保管：适用于在一般时间内需要查考、利用，作为证据保存的律师业务档案，保管期限为五年至十五年。
列为长期或短期保管的律师业务档案，具有保管期限，由承办律师提出并经法律事务部负责人批准后确定。
4.7.2业务档案根据案件性质，按照下列标准确定保管期限：
4.7.3业务档案的保管期限，从该项法律事务办结和终止后的下一年起算。
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