1目的。为规范档案管理工作，统一档案整理规则，特制定本规范。
2适用范围。
本规范适用于集团公司及全资子公司。控股公司可参照执行。
3释义。3.1归档文件：指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种载体的原始记录。
3.2电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.3电子档案：指公司员工在处理公务过程中形成的具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。
4纸质档案整理规则。
4.1档案材料由档案形成单位的专（兼）职档案管理人员负责整理。
4.2经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理、产品与服务工作中形成的文件，合同协议，产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件按件整理并装订。
4.3科学技术研究、工程、仪器设备档案等按卷整理，按卷或按件装订。
4.4质量要求：
4.4.1纸质文件纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，不能使用热敏纸；一般要采用a4纸型的纸张，小于a4的纸要托裱在a4纸上，大于a4的纸张要折叠成a4纸大小；禁止使用废纸印制。
4.4.2应使用耐久性强的书写材料，如黑色签字笔、碳素墨水笔等，不得使用易褪色的书写材料，如红色签字笔、红墨水、纯蓝墨水笔、圆珠笔、铅笔、复写纸等。
4.4.3归档文件应齐全完整，已破损的应予修复，字迹模糊或易褪变的应予复制；
4.4.4文件内容应真实准确，字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。
4.4.5归档文件应去掉各类金属物，例如铁制订书钉、大头针、曲别针、燕尾夹等。
4.5文件排列。
4.5.1文件排序遵循如下规则：
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；**文在前，被**文在后；复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后；合同协议正本在前，审批文件在后。
4.5.2同类文件一般按时间顺序排列。
4.5.3交工技术文件按设计——施工——竣工的顺序排列组卷。施工文件按项目/井号组卷。
4.5.4产品类卷内文件材料按开发、设计、试制与鉴定评审的顺序排列。
4.5.5科研类卷内文件材料按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用阶段的顺序排列。
4.5.6设备仪器类卷内文件材料按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。
4.5.7特种载体类按归档单位（部门）、时间先后顺序排列。
4.5.8图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
4.6装订。
4.6.1按件装订的档案，可以使用不锈钢订书钉、胶粘、线绳三孔一线左侧装订或装档案封套。
4.6.2采用左上角装订的，应将左上侧对齐；采用左侧装订的，应将左下侧对齐。
4.6.3按卷装订的档案，使用线绳三孔一线左侧装订法。
4.6.4对已装订成册的文件可不再拆卷重装。
4.7编号。
4.7.1归档文件所有有文字的页面均应编制页码。文件正面页码写在右下角，反面页码写在左下角；折叠后的图纸页码编制在右下角。
4.7.2按件装订的，每件文件从1开始编制页号。
4.7.3按卷装订的，每卷文件从1开始编制页码。
4.7.4原文有统一页码的，可以不重新编制页码。
4.7.5按件整理的，每件档案加盖归档章。格式如下：
其中件号编制方法：在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从1开始编号。不同类目不能混合编号。
4.7.6按卷整理按件装订的，编制档号，并加盖档号章。格式如下：
其中：序号为文件在本卷内的顺序号，每卷从1开始编号；
4.7.7档号编制方法如下：
4.7.8按卷装订的，编制档号，并写于案卷封面上。档号编制方法同上。
4.8著录与编目。
4.8.1归档文件应逐件编目。
4.8.2不同类别的文件根据需要设置不同的目录格式，详细格式参见附表1—7 《文件目录》。
4.8.3文件目录主要著录项释义：
a)件号：按件整理的档案，在分类方案最低一级类目内的文件顺序号；
b)序号：按卷整理的档案，同一卷内的文件顺序号；
c)文件编号：原文编号，例如发文字号、合同号、图号等；
d)责任者：制发文件的组织或个人，例如文件的发文机关或署名者；有多个责任者时，可选择两个主要责任者，其余用“等”代替；
e)文件题名：文件标题。没有标题或标题不能说明文件内容的，可在原标题后加【】，填写自拟的标题；
f)案卷题名：简明、准确揭示卷内文件内容的名称。案卷题名一般应包括项目名称、卷内文件的内容等；
g)编制单位：案卷内文件的形成单位或主要责任者；
h)日期：填写文件的形成日期，格式：yyyy-mm-dd；
i)起止日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期，格式：yyyy-mm-dd～yyyy-mm-dd；
j)页数：填写每份文件的页数，凡是有**的为一页，空白页不计入；
k)页码：除每卷最后一份文件填写起止页码外，其他文件填写第一页所在的页码。
4.9装盒。
4.9.1文件应按顺序装盒，盒内依次放置文件目录—按流水号顺序排列的文件—备考表。
4.9.2档案盒应使用337克双裱或以上规格的无酸纸档案盒，外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要选择30mm～60mm。
4.9.3按件整理的档案，盒脊设置全宗号，年度，机构，起止件号，盒号等项。全宗号、盒号由知识管理部接收档案后统一编制。
4.9.4按卷整理的档案，盒脊设置档号，案卷题名等项。
4.9.5备考表填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况说明，整理人、检查人应亲笔签名。样式见附件8-《备考表》。
5电子档案整理规则。
5.1电子文件的归档范围、保管期限和密级划分参照集团公司纸质文件材料归档的有关规定执行。
5.2电子档案有相应纸质载体的，应在文件目录及元数据中著录相关信息。
5.3采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压后移交；特殊格。
式的电子档案应当与其读取平台一起移交。
5.4电子档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
5.5电子档案移交单位在移交电子档案前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。
5.6电子档案移交可用**或离线方式进行，**移交电子档案，应通过安全网络传输。
5.7离线移交电子档案，应满足如下要求：
5.7.1电子文件刻录在不可擦写光盘上，光盘内应包含文件说明文件、目录文件及按年度、类别等分类存储的电子文件，其存储结构见附件9、文件目录见附件10。
5.7.2光盘盒上应标注反映其内容的标签，标签格式见附件11。
6档案保管。
6.1档案库房应满足防盗、防火、防虫、防鼠、防水的要求，温度宜控制在14～24℃（±2℃），湿度宜控制在45～65%（±5%）。
6.2档案柜架应成行地垂直于有窗的墙面摆设，与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），便于通风降湿。
6.3档案管理员应保持库房内清洁卫生，定期监测库房安全及温湿度情况。
6.4档案管理员离开库房时应及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。档案库房检查记录格式见附件12-《档案库房检查记录》。
6.5档案管理员应严格执行档案进出库制度，建立健全借阅登记手续。
6.6信息化技术中心每年对各单位档案库房管理情况进行抽检，对不合格项发出整改通知，限期整改。
7附则。本规范自印发之日起施行。由信息化技术中心负责解释。
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