档案管理 档案管理规范编写规则

发布 2022-02-12 11:41:28 阅读 4427

机械部。档案管理规范编写规则2023年5月4日,机械部。

本规则参照gb1.1一87《标准化工作导则标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。1主题内容与适用范围。

本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、条文的编排。本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。2引用标准。

b1.1《标准化工作导则标准编写的基本规定》3档案管理规范编写的基本要求。

3.1贯彻国家有关政策,法令和法规,与同级有关标准相协调,下级标准不得与上级标准相抵触。

3.2规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨,避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、**、数值和其他管理内容应正确无误。3.3规范中的术语、符号、代号应统一,并与其他的有关标准一致。

同一术语应表达同一概念,同一概念应采用同一术语来表达。类似部分应采用相同的表达形式与措词。

4档案管理规范的构成。

档案管理规范的一般构成和编写顺序如下:┍━封面与首页(见5.1条)

概述部分━━━目次(见5.2条)│ 规范名称(见5.3条)┕━引言(见5.4条)

━主题内容与适用范围(见6.1条)│ 引用标准及法规文件(见6.2条)

正文部分━━━术语、符号、代号(见6.3条)│ 管理规范内容(见6.4条)┕━检查与考核(见6.5条)┍━附录(见7.1条)补充部分━━━

━附加说明(见7.2条)

上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分,可根据实际情况确定。5概述部分。

5.1封面与首页。

规范的封面、首页及内页应符合gb1.2的规定,当规范的印刷为合订本时、可设封面。

5.2目次。

5.2.1当规范的内容较长、结构复杂、条文较多(一般印刷在15页以上)时应编写目次。

5.2.2目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。

5.2.3目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码,不与规范正文的页码连续。

5.3.1规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时,应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。例:科学技术档案案卷构成的一般要求(说明部分)

5.3.2规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成,如果两部分连起来不通顺,可在两者之间留一字的位置,不用破折号,在封面和首页可写成两行。

例:标准化工作导则标准编写的基本规定。

5.3.3规范化对象的名称过长时,在规范正文的叙述中可用简称,但在第一次出现全称时用括号加以说明。

例:《工业企业档案分类试行规则》(以下简称“规则”)。5.4引言。

引言一般不写标题,也不编号。其内容包括:制定规范的依据,目的,执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。如这些内容不需说明时,引言可省略。

6正文部分。

6.1主题内容与适用范围6.1.1主题内容。

简明说明规范的主要内容(一般在50字以下)一般采用下列典型用语:“本规范规定了……。6.1.2适用范围。

主要规定了规范适用范围或应用领域,必要时,还应明确写出不适用范围或领域。

本规范适用于……。

本规范适用于……,可参照使用。”“本规范适用于……也适用于……。本规范不适用于……。6.2引用标准与法规文件。

说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。应写明标准号和名称,必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。6.3术语、符号、代号。

管理规范中使用的术语、符号、代号,必要时应同时写明其定义或说明。6.4管理规范内容6.4.1管理规范的内容,应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。6.4.2应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围,写明所管理的事项由哪些部门主管,其他部门或基层单位应负责哪些工作。

6.4.3应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式,工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时,应规定信息反馈的渠道、内容、方式和处理程序。6.5检查与考核。

规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。7补充部分7.1附录7.1.1根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种,按补充件在前,参考件在后顺序编排,并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。

7.1.2“补充件”附录,主要是指对管理标准内容所作的补充,相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。7.1.3“参考件”附录,主要是帮助理解管理规范的内容。

以便正确掌握和使用规范。

参考件”附录。主要内容包括:

.规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍;b.规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法;c.正确使用规范的说明等。7.2附加说明。

附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下:本规范由××单位提出。本规范主要起草人或单位。本规范由××单位负责解释。8档案管理规范条文的编排及编号。

8.1档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章,以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。

8.2章.条层次的编号方法采用阿拉伯数字,每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角,编号方法加附录一(补充件)所示。

8.3章,条的编号应左起顶格书写。有标题时,在编号后空一十字的位置再写标题,另起一行写具体内容。无标题时,在编号之后空一个字的位置再写具体内容。

8.4标准条文的编排及编号格式如附册二(补充件)所示。9终结线。

在附加说明前,版面的中间划一条粗实线作为终结线。其长度约为版面宽度的1/4。

附录一档案管理规范层次编号示例(补充件)┍━1 ┍6.4.3.1│ │2┍6.1 │6.4.3.2

│ 3 │6.2 ┍6.4.

1 │6.4.3.

3│ │4 │6.3 │6.4.

2 │6.4.3.

4│ │5 │6.4━┥6.4.

3━┥6.4.3.

5│ │6 ┥6.5 │6.4.

4 │6.4.3.

6│第一篇━┥ 7 │ 6.4.5 │6.

4.3.7│ │8 ┕6.

6 ┕6.4.3.

8正文部分┥ ┍12.3.1 ┍12.3.5.1│ ┍10 │12.3.2 │12.3.5.2

第二篇━┥13 │12.4 │12.3.

6 │12.3.5.

6│ │14 ┕12.5 │12.3.

7 ┕12.3.5.

7│ │15 ┕12.3.8│ ┕16┕━

附录a ┍b1 ┍b2.1 ┍b2.2.1

补充部分━┥附录b━┥b2━┥ b2.2.2

附录c ┕b3 ┕b2.2━┥b2.2.

3 ┍b2.2.4.

1│b2.2.4━┥b2.

2.4.2┕b2.

2.5 ┕b2.2.

4.3注:

1.引言部分可有可无。

2.当规范不设篇时,去掉篇的编号,即为不设篇的规范的层次编号。附录二档案管理规范条文排列格式示例(补充件)

引言)│1(章的标题)

1.1(条的标题)

1.2(条的标题)

2(章的标题)2.1(条的标题)2.1.1(条的标题)

2.1.2(条的标题)

2.2(条的标题)

2.2.22.3(条的标题)

注13(章的标题)3.1(条的标题)

3.2(条的标题)

附加说明:本规范由机械部办公厅档案处组织起草。

本规范主要起草人:傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德。

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