档。案。管。
理。作。业。指。
导。书。
档案分类编写组。
二○一○年十二月。
档案管理作业指导书。
1、目的：加强档案管理的规范化、标准化，保证档案资料完整性、系统性、正确性，有利于保存应用，更有利于公司的发展与建设。
2、适用范围：
适用于总公司、各分（子）公司及其所属各部门的档案管理。
3、指导文件与参考资料。
1）《规章制度》第8章：《公司档案管理制度》；
2）国家有关部门试行的档案分类规则及有关文书档案、科技档案管理。
学概要书籍。
4、名词定义与解释：暂无。
5、权责：公司行政人事部负责本文件的拟、修、废、发放及监督实施。
6、内容：6. 1档案资料的**与管理程序：
6.2管理范围：
6.2.1文档：
1）省市各局的各种文件文函；公司的各类证件（注册及注册变更、经营、资质、资产等）与文书。
2）凡产生于公司董事会、总公司、分公司，包括行政、人事、工程、财务、营销、工会、党办等管理过程的具有保存价值的各种文件：请示、报告、批示、批复、计划与总结报告、考察报告等；行政文件、命令文件：通知、通报、通告、布告、命令、任命、通令、嘉奖令等；法规文件：
规定、规章、制度、办法、细则、法令、条例、职责、准则、规则等；计划文件：工作计划、发展规划、生产计划、文教卫计划、财政收支计划等；统计类文件；各部门间工作联系单等往来文件；合同文件；财务类：凭证、帐本、财务报表、往来明细表、销售收入明细表、工程合同类、销售合同等；案件纠纷类各种文件与材料；
6.2.2科档：
建筑工程建设与安装：具体内容见附件1《科技档案分类及登记》。
设备仪器类：随机所属图纸资料、证件、载体等，特种设备、引进设备的资料见附件1。
6.2.3参考资料：
经审批的报废、闲置但仍有利用参阅价值的档案资料，中外企业、商家介绍，建筑单位资料，有关书籍（工具、文化等类）、刊物、杂志、图纸等。
6.3资料收集条件：
6.3.1资料必须字迹清楚、工整，图样清晰，必须用字迹能长期保。
存的钢笔、圆珠笔、铅笔等书写。
6.3.2资料、文件、图样必须是具有签字、落款、注明日期的有效文。
件资料，图样图纸必须符合国标。工程竣工图等资料必须加盖竣工印章，由经办人及相关人员签字，并由甲、乙双方领导审批签字。同类性质的成本资料必须装订成册，编写目录，标注页码。
6.4资料**：
6.4.1公司董事会、董事长、总经理、副总经理有关规划、开发的各项指示与讲话及会议文件；公司内部及分公司职能部门按时、按月、按年交档（装订成册）的各种文件资料。
6.4.2省市**及各职能部门所发的各种文件、证件、函件等。
6.4.3土建、设备工程的各种专题研讨会、可行性审核会、报告会等会议资料；各种调查、考察报告、往来文函。工程各阶段所产生的各种资料、审计及其经济纠纷案件资料等。
6.4.4设备开箱资料（随机文件、图纸、合格证）电梯、锅炉等特种设备必须有安全检验报告书，地方劳动部门的印章。
6.4.5司法类文件资料及其他综合类资料。
6.5资料交接登记（含传阅与发放）
6.5.1交接资料必须认真填写（sr-da001）,双方当事人签字，各执一份，以备查阅。
档案人员编收讫号（收讫号按年编号，如2010-001……）按收文登记表（sr-da002）填写登记。
6.5.2传阅的文件资料按领导批示范围进行传阅，返回后根据领导指示，决定存档与否。
6.5.3资料发放：发文人员必须认真填写发文登记表（sr-da003）由。
收文单位接收人签字，发文人收存。
6.5.4档案资料的合并。
对于原已建档的老档案资料与现有的已进档资料合并程序如同前述资料登记进档程序。相同内容的资料编上顺序号插入现有档案资料袋内，并在卷内目录的相应位置上做好登记。以前没有立卷的内容资料，还须重新组卷、立卷与排架，最后在合并的资料目录上进行标注，写上合并后的档案号及柜号，原目录长期保存，以利查找。
6.6资料整理：
6.6.1资料应按交接登记表核对其准确性。
6.6.2参照《档案分类试行规则》对所有交档资料分类。
工程类资料应按工程项目的各个阶段认真梳理分类鉴定，竣工资料检查其是否齐全、完整及系统性、正确性，是否加盖竣工章，编制人、审核人签字与否。有问题的交由送交单位更正办妥，并应由公司专业人员签字，领导审批后由档案室收存。
6.6.3资料鉴定：
确定密级：机密类：董事会、总公司的发展规划文件、会议文件，新项目的总体规划、布置、设计方案、计算依据、专业会议纪要、可行性研究报告、工程预算标底及**书；
重要类：各种证件（营业执照、注册资本、土地证、规划许可证、商品房预售许可证、资产所有权证、债权凭证及注册变更等。各工程项目从准备到竣工验收阶段、审计阶段所形成的可归档的各种文件资料、案件纠纷资料等；工程类合同协议资料；省市**、各局的重要文件；公司章程等法规文件及决定，人事任免重要文件及资料；薪资，经营类销售、购置合同协议资料；财务报表、财务账目、凭证资料等）
确定保存时间：分永久、长期、短期，长期与短期之间的一律从长保管。
永久保存：**机关核准文件、公司注册登记及其变更资料、执照、各种资产证件等，董事会及股东会议记录、发展规划决策文献、财务报表、薪资单；工程项目的全过程及其竣工文件、图纸资料、决算审计资料；其它经核定须永久保存的各类文书档案资料。
长期保存：10年保存：1、预算、决算书类2、会计凭证3、计划资料4、其它经核定须保存10年的文书类文件资料。
5年期保存：1、人事合同期满或解除合约2、其它经核定保存5年的文书类文件资料。
短期保存：1年保存：无长期保存必要者，具有短期时效性文书、文件类资料；
保存年限一般都应由资料送交单位根据相关规定确定。
6.6.4组立卷、编目。
6.6.4.1组立卷方法与原则：
文档类：按公文性质、特点、类别组立卷。
外来文件：1）省市**各局来文、来函及上级来文、来函）企事单位的来文、来函。
内部文件：董事会资料、集团董事长、总经理、副总经理指示、讲话，各种会议文件、发展规划文件、公司注册资料、资产权证等证件类；财务、人事文件资料等，公司及各分公司、各部门会议文件，往来文函、各种文书类资料、组立卷。
设备资料：按设备种类组卷；
建筑安装工程类：按工程项目及其各进展阶段或专业组卷。
参考资料：厂商介绍、产品样本、留存、报废、闲置资料、各种工具书、参考书分别组卷、编序固定。
6.6.4.2组立卷程序：
卷内资料编排顺序号、编卷内目录、（sr-da004）贴案卷标签（标注：档类号、案卷类别及名称、资料**；编制总检索表（附件sr-da005）及卷内目录汇总册。
6.6.4.3存档、排架、定位：
贴档案柜编组号，经组立卷、编目后的案卷，按档类号排架定位、柜正面贴标签，指示柜内案卷名称，每年应根据情况整体调整、定位。
6.7资料的开发与应用：
6.7.1资料开发：所有来文及资料按收讫号顺序输入电脑，必要时光盘备份，编制总检索表，必要时编制检索卡，简要说明卷内内容。
6.7.2信息反馈：接收资料后，必要时通报相关人员，如有遗缺报请相关人员解决，不交档者一经发现，视情况给与批评，甚至记过。
6.7.3资料应用：
6.7.3.
1借阅：1）公司副总以上领导可以直接通过档案管理人员办理借阅手续、公司各部门人员借阅重要资料须经分管副总批准，借阅机密、重要资料必须经副总以上批准，原则上当场阅览、归档，不得带出门；如需借原件（须留复印件）或者复印必须经分管副总以上领导批准；2）借阅、复印一般相关资料须凭部门领导签批的联系单（注明资料**、名称、预归还时间）填写借阅证、借阅登记表（sr-da006）,借阅代卷卡（sr-da007）,资料归还时，销账，并返回借阅证给借阅人，档案人员立即重新归档。不能如期归还的应办理续借手续。
6.7.3.
2涉及公司机密的重要资料概不外借，如公司决策、发展文件，公司注册资料及其变更，资质、资产证件等，工程标底绝不借阅。建筑规划及相关证件、竣工图、决算审计资料原则上不外借原件，确因工作需要，须经分管副总批准，留下复印件，请借阅人（部门、职位、姓名）签字后存入卷内。
6.7.3.3所有借阅资料不得涂、修改、撕毁；调离公司人员必须归还全部所借资料；如有遗失、损坏按情况赔偿，重要资料必须承担相关责任。
6.8资料的修改、补充：
6.8.1因设计、施工等因素造成现场与图纸资料不符，必须适时进行修改、补充并由修改人签字，领导批签。（所改资料可在原图进行，也可重新绘制）
6.8.2经常核对案卷，对破旧的图纸资料进行修补，对遗失资料，通过专业人员索要补齐。
6.8.3对档案资料的每次修改补充都要做好登记。（sr-da008）
6.9档案资料的安全：
6.9.1档案人员应严守公司商业机密、规划发展机密等。公司所有人员造成机密信息资料、重要证件的丢失、泄密的交由保卫部门处理或赔偿，甚至追究刑事责任。
6.9.2造成一般资料丢失的或所借不还，建议有关部门对责任者扣款处理。扣款系数如下：
图纸类：0# 12元/张×2 1# 10元/张×2
# 8元/张×2 3# 4元/张×2 4# 2元/张×2
说明书和其它书籍资料按（购买价+寄取费）×2
6.9.3档案室库房的温度以14-18℃为宜，相对湿度应控制在50%-65%，温度过高过于干燥，纸质材料会变黄发脆，高温、潮湿会为档案室害虫繁殖创造条件。
同时还应做到防光、防潮、防蛀、防鼠等有害生物，防火、防盗，保证通风状况良好。
6.9.4档案室内禁止吸烟、明火，严禁使用电炉、电水壶、电热器等电器设备，应配有防火器材，装防火、防盗报警系统。人员离开锁门、关窗、关灯，切断电源。
6.10到期证件与资料更新（年检与变更）：
对有年限时间限制的证件入档时应做好登记，并在证件或资料到期前及时通知相关部门。档案管理人员填写证件更新登记表（附表：sr-da009）经办人签字留存。
并以复印件存入原案卷内，年检或更新后的证件交档时要立即重新归档。
档案管理分类规则
档。案。管。理。作。业。指。导。书。档案分类编写组。二 一 年十二月。档案管理作业指导书。1 目的 加强档案管理的规范化 标准化，保证档案资料完整性 系统性 正确性，有利于保存应用，更有利于公司的发展与建设。2 适用范围 适用于总公司 各分 子 公司及其所属各部门的档案管理。3 指导文件与参考资料。...
档案管理 档案管理规范编写规则
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