档案管理作业指引

1. 目的。

为强化集团档案管理工作，有效地保护和利用档案，为集团各项工作提供有力的支持，根据国家相关法律、法规、档案管理相关规定并结合集团的具体情况，特制定本规定。

2. 适用范围。

适用于集团的档案管理工作。

3. 术语和定义。

3.1 档案指集团在房地产开发、经营等活动中直接形成的，对集团具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。

4. 职责。

4.1 档案决策委员会是集团档案工作的最高决策机构，，由集团总裁、副总裁以及集团各部门总经理、项目公司总经理组成，主要职责：

4.1.1 负责集团范围内档案工作的最终决策；

4.1.2 与档案管理人员及有关专家一起组成档案鉴定委员会，负责档案鉴定审核与销毁前的鉴定审批。

4.2 行政管理部是集团档案工作的归口管理部门，其在档案管理方面的主要职责：

4.2.1 主管集团档案工作，执行档案决策委员会对集团档案工作的统筹规划，计划安排，组织协调和重大档案活动的决定；

4.2.2 根据国家及地方档案工作方针、政策、法律、法规和华荣档案管理规定制订和组织实施集团档案工作制度，并负责监督、指导和检查各部门执**况；

4.2.3 监督、检查、指导总部、项目公司档案材料的形成、积累、整理、归档等档案业务工作，定期组织总部、项目公司配备的专兼职档案人员开展档案业务活动；

4.2.4 负责接收（征集）、集中统一保管集团的全部档案；

4.2.5 编纂档案史料，开发档案信息资源，为总部、各项目公司提供档案利用服务；

4.2.6 逐步实现档案管理现代化，开展文件、档案、图书、资料、情报信息的整体化建设，建设知识管理工程，加强信息交流，以达信息资源共享；

4.2.7 办理其他交办的档案工作任务。

4.3 项目公司配备档案管理人员具体负责项目公司的档案管理工作，主要职责：

4.3.1 对项目公司各部门形成的文件及承建项目的勘测、设计、施工、监理等单位所形成的项目建设档案管理实行监督、检查、指导；

4.3.2 负责项目公司各类档案的收集、整理、鉴定、统计和保管；

4.3.3 编纂档案史料，开发项目公司档案信息资源，为项目公司提供档案利用服务；

4.3.4 负责向集团总部档案管理人员移交应移交的档案。

4.4 集团总部和项目公司各部门需指定专人担当兼职档案管理专员，积累、整理本部门应归档的材料，按要求及时归档，主要职责：

4.4.1 负责本部门现行活动中形成的文件材料的跟踪收集、督促本部门相关人员交回或登记相关文件材料，将文件材料形成纳入档案管理，并及时进行文件的预整理；

4.4.2 编制归档文件清册，按时向集团、项目公司档案管理专员移交归档文件，办理归档手续。

5. 管理内容。

5.1 档案收集和归档。

5.1.1 集团档案工作坚持谁经办谁归档的原则，在集团各项活动中形成的档案，必须由经办部门收集、由部门兼职档案管理人员在规定时间内移交集团档案管理专员集中管理。

5.1.2 任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。

5.1.3 多个部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档。

5.1.4 归档的文件材料，必须满足以下要求：

1) 办理完毕的；

2) 文件书写和载体材料应耐久保存；

3) 完整、准确、系统，具有保存利用价值；

4) 经过系统整理，符合规范，归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

5) 并办理归档手续。

5.1.5 集团档案可以分为十二大类：

行政类、经营决策类、营销策划类、财务管理类、人事管理类、工程项目类、设备类、销售合同类、**商类、会计核算类、员工人事类、特种载体档案类等。

5.1.5.1 行政类档案是指集团总部以及项目公司的行政、事务管理，收发文、资质、法律事务等档案，收集与归档规定如下：

1) 集团行政管理部负责收集集团总部及下属公司的大事记、机构设置、工商登记，商标、专利、资质证照和总部的会议材料，工作计划、总结，各类收发文，法律事务、监察文件材料，党、工、团文件，由经办人员在办理完毕后进行预整理交档案管理人员统一管理；

2) 运营管理部负责收集管理制度，由经办人员预整理后交兼职档案管理人员保管；

3) 项目公司办公室负责收集项目公司的收发文，以及项目公司和各部门的工作计划、总结、报表、会议材料，并由经办人员在办理完毕预整理后交专职档案管理人员统一管理；

4) 行政管理部、运营管理部经部门总经理审核同意，项目公司办公室经项目公司总经理审核同意，于第二年第二季度分别集中系统整理上年所形成的行政类档案。集团总部行政类档案经档案管理人员检查合格后于6月底前按规定向集团行政管理部移交。项目公司行政类档案，在项目结束3个月内向集团行政管理部移交。

5.1.5.2 经营决策类档案是指集团战略发展规划、经营计划与指标文件，决策委员会各种重大会议决议等档案，收集与归档规定如下：

1) 运营管理部负责日常经营决策文件的收集工作，并由经办人员预整理后交兼职档案管理人员保管；

2) 经营决策类档案由运营管理部于第二年第二季度集中整理，经部门总经理审核同意，集团档案管理专员检查合格后于6月底前按规定向集团行政管理部移交归档。

5.1.5.3 营销策划类档案主要包括市场调查、产品策划、营销策划、广告宣传、销售文件、客户调查资料，以及其他有保存与利用价值的营销策划资料等，收集与归档规定如下：

1) 集团营销策划部负责市场调查、产品策划、营销策划、销售计划、统计、台账等文件材料的收集与归档，并在销售期内保存相关档案；

2) 项目公司营销部负责广告宣传、销售依据性文件、客户调查资料，以及其他有保存和利用价值的营销策划资料的收集与归档，并在销售期内保存相关档案；

3) 营销策划文件形成后，由营销策划人员预整理后交部门兼职档案管理人员，系统整理后统一移交项目公司档案管理人员归档保管；

4) 销售文件包括销售计划、定价、折扣标准等形成后将正本交由集团总部、项目公司档案管理人员保管，所有销售档案在项目结束后3个月内统一移交集团行政管理部归档保存。

5.1.5.

4 财务管理类档案主要包括财务制度、国家、省、市财务税收等方针政策、规定、办法、融资合同、审计报告、固定资产管理台账等，由集团财务管理部兼职档案管理人员负责收集、整理，经财务管理部总经理审核同意，集团档案管理人员检查合格后于第二年的二季度按规定向集团行政管理部归档。

5.1.5.5 人事管理类档案包括人事工作各种规程、计划、总结，以及关于人事、组织架构管理方面各种文件，收集与归档规定如下：

1) 集团人力资源部负责收集和保管集团总部、项目公司人事、组织架构管理方面的文件，各种人事工作规程、计划、总结等；

2) 项目公司办公室负责收集和保管项目公司内部关于人事、组织架构管理文件，项目公司各种人事工作规程、计划、总结等；

3) 人事文件办理完毕后由经办人预整理后移交部门兼职档案管理人员统一管理；

4) 人力资源部的人事管理档案于第二年第二季度集中整理，经人力资源部总经理审核，于6月底前按规定向集团档案管理人员移交归档；

5) 项目公司的人事管理档案于第二年第二季度集中整理，经项目公司总经理审核，档案管理人员检查合格后于6月底前按规定向集团行政管理部移交归档；

5.1.5.6 工程项目类档案包括有前期立项审批、勘测设计、施工、监理、竣工等文字材料与科技文件，收集与归档规定如下：

1) 项目公司报建主管负责收集工程项目立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件，在文件办理完毕预整理后立刻交项目公司档案管理人员归档；

2) 成本管理部门负责合同收集、整理、生效后即归档正本；

3) 项目公司成本部负责收集项目工程投资估算，工程设计概算，施工、施工图预算，工程决算等工程财务文件，并在项目竣工后整理移交项目公司档案管理人员保管；

4) 项目公司工程部负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理，在撤离前或竣工后移交归档，编制建设、施工、监理等单位、负责人名单，在工程建设过程中的联系单、记录和相关文件，整理后移交项目公司档案管理人员保管；

5) 项目竣工验收时，由项目公司工程副总负责组织项目公司工程部相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门进行档案专项验收，档案专项验收通过后由项目公司档案管理人员保管；

6) 项目公司档案管理人员要积极配合工程竣工验收，在竣工验收时按工程副总的要求提供其使用，工程竣工验收后，对工程档案及竣工验收文件材料进行系统整理，3个月内将完整成套的工程档案移交集团档案管理人员归档保管，周期过长的可分阶段归档。

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