版号：a/0
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工程档案管理作业指引。
编制日期。审核日期。
批准日期。修订记录。
日期修订状态修改内容修改人审核人批准人。
1目的。规范项目工程文件的格式、编写、收发、传阅及存档管理工作。
2术语和定义。
无。3适用范围。
适用于集团开发的所有项目的工程文件和资料管理。
4关键活动描述。
4.1职责分配。
4.1.1项目总经理。
1)督促项目部全体人员严格遵守本程序要求，及时批阅处理文件。
4.1.2项目助理。
1)项目文件的收发。
2)所有收发文编号、标题、日期、单位、文件种类的登记及收发文格式的复审。
3)文件的传阅，包括发出、复印给执行人、传阅后收集，并做好相关记录。
4)收传真：在接收到传真后，加盖“传真”章，属部门相关人员的及时送交相关人员，属项。
目部的按收文处理。
5)发传真：发出后加盖“传真已发”章，再进行发文处理。
6)项目文件打印工作。
7)项目大宗文件的复印工作。
8)文件的归档。工作文件由助理分类归档，建立电子版文档目录及手工台帐，以便查阅。属。
城建档案资料的由助理收发，统一收集、归档。
4.2文件定义及登记。
4.2.1定义及**。
工程文件：为建设工程参建和相关各方间信息交流的文件。主要有以下几种：（详见附件）
1)内部备忘：用于集团内部通知及各部门之间信息传达。
2)外部备忘：用于以集团或部门名义对外发送的非正式文件。
3)报告：各部门除付款申请外需领导批示的正式报告。
4)付款请示报告：申请付款时使用需领导批示的正式报告。
5)传送单（包括图纸传送）：向外部各相关单位发放重要、受控文件资料（如图纸、设计变。
更等）时使用，用于记录接收单位签收记录。
6)会议通知：通知相关单位各与会人员参加会议的通知。
7)会议纪要（附：会议签到表）：对会议内容归纳整理。
8)项目周/月报：项目部每周/月编制的项目工程进展情况报告，用于上报公司各部门。
9)设计变更申请表。
10)工程联系/指令单。
11)工程变更完成确认单。
12)现场签证确认单。
13)合约交底记录。
14)工程款申请格式。
15)工程款审批格式。
4.2.2起草。
1)行文格式需按集团统一格式。草拟人应自行起草及打印。
4.2.3签署。
1)打印人校对，起草人审核无误后在落款处自己名字上签字确认。再递交部门主管审查无。
误后，由起草人送至项目总经理处，最终由项目总经理审核签发。文件必须有项目总经理或其授权人的签署，才是有效的文件。
4.2.4登记、编目。
1)收发文簿（目录）的内容。收发文簿和目录表必须建立电子版及手工台帐，目录由收发。
登记簿经整理后生成。目录必须每日更新。
2)工作文件收文簿（按来文单位分类）。收文日期时间/来文单位/来文编号/收文档号/文件。
日期/文件题名/执行人/知会人。
3)工作文件发文簿（按去文单位分类）。发文日期时间/文件题名/发文档号/数量/去文单位。
收件人/备注。
4)图纸收发登记簿（a3幅面）（按出图单位**分类，各个单位签收栏可以无限增加）。收。
图日期时间/图纸日期/图号/版次/图纸名称/设计单位/签章情况/各个需图单位签收栏。
5)借阅登记簿。序号/借阅部门/借阅人和日期/归还人和日期/编号/名称/数量/备注。
6)图纸。所有收到图纸必须经指定负责人确认使用状态（如施工图、合约图、参考图等）
并标识后分类存放在图纸柜内，并同时修订【图纸修订登记表】。被替代或作废图纸应同时标注“已被替代”“作废”，存放在已明确标明作废图纸的独立存放位置。
4.3收发流程。
4.3.1工作文件收发流程。
阶段步骤质量要求责任人。
收到工作文件第1步在来文上加盖收讫章和归档章，编写收文档号在右上角。
助理第2步复印一份，加盖传阅章，给项目总经理（不用签收）传阅章盖在空白处。
第3步复印给各专业负责人（不用签收）内容清晰完整。
第4步在工作文件收文簿中登记内容清晰完整。
第5步将该文件的原件按来文单位归类存档数据登记齐全。
第6步。按项目总经理批示，在传阅章上请执行者和知会人签。
字，第7步。
各有关传阅人和执行人签阅和反馈信息后，再汇集至。
项目总经理处。
第8步传阅工作闭合，传阅件按流水号排列存放。
发放工作文件第1步起草人应亲自找项目总经理签署文件，起草人第2步在原件上加盖归档章在右上角。
助理第3步复印一份，加盖传阅章，给项目总经理（不用签收）传阅章盖在空白处。
第4步。按需要复印若干份，给收文单位（必须签收或打印“传。
真报告”）内容清晰完整。
第5步在工作文件发文簿中登记发文档号等数据数据登记齐全。
第6步将该文件按收文单位归类存档。
第7步。按项目总经理批示，在传阅章上请执行者和知会人签。
字，第8步传阅工作闭合，传阅件按文件种类和流水号排列存放。
4.3.2图纸收发流程。
阶段步骤质量要求责任人。
收发图纸第1步。
在每份图纸（包括传真件和复印件）上加盖收。
讫章和归档章，编写收文档号。
在图标处。助理第2步复印图纸给各专业负责人（签收）内容清晰完整。
第3步。将电子文件存档，发送给各部门负责人（不用签。
收）内容清晰完整。
第4步在图纸收发登记簿中登记数据登记齐全。
第5步请工程师填写图纸分配表并与归档图纸并存归类明确。
第6步。按图纸分配表复印若干份，重新填写图纸分发。
表，需图单位须签字收图。
简洁。第7步整理有效图纸清单和作废图纸清单专业工程师配合。
助理第8步将该图纸按出图单位归类存档内容清晰完整。
第9步。在留言板上公布收到图纸的图号图名版次份。
数，同时在oa上知会各相关工程师。
数据登记齐全。
工程师第10步在图纸上作出修改和作废标志，改签字及时正确。
4.3.3**。
1)**文件经项目总经理签字同意后**。
2)**文件需明确执行、参考或审批，用传送单形式或直接抄送。
4.3.4立卷、归档。
1)工作文件按单位**立卷。设计图纸按专业立卷。
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4.3.7移交。
1)项目部原则上应在项目竣工验收后三个月内向区域公司办公室移交全部档案资料，不得。
擅自销毁或转移它处保管（由于结算、清欠等须使用时，也应先移交，后借用。结算、清欠等后续工作形成的工作文件另行立卷归档）。
2)经营管理档案、城建档案、声像档案、荣誉实物档案等经过各部门负责人审查，按规定。
进行移交。4.4印章。
4.4.1印章详解。
代号名称文本状态。
收讫章收到外来文件的时间。
归档章证明为收到或需保存的第一手文件。
传阅章（“name”一栏应包括项。
目总经理、部门主管、主要负责人。
等所有人姓名缩写）
在项目部内部传阅的记录格式。
作废章文件被作废时（无替代文件）
急件章必须在第一时间发出的文件。
4.5文件销毁。
文件保存到时限及销毁，详见集团档案管理制度。
5支持性文件。
无。6记录和表单。无。
工程档案管理作业指引
修订记录。无。1 各部门在工作中形成的文件材料 主要为工程基建文件 勘察 设计 监理 施工单位在项目建设中形成的文件材料 1 项目公司各部门 各单位自行收集 积累。档案员每周进行收集 检查。1 分类 按工程项目及专业分类。2 整理组卷 按归档范围 规范要求排列各种文件或专业性材料 修补 粘贴破损或过...
AT工程档案管理作业指引
1 目的。1.1 为了进一步完善公司工程档案的管理制度，规范工程档案资料的收集 整理和保管工作，以保证建设工程管理的有序进行，确保公司在工程建设方面的历史资料完整 准确 科学保护 方便利用，根据 中华人民共和国档案法 基本建设档案资料管理的暂行规定 结合公司工程档案管理的实际情况，特制定本细则。2 ...
工程档案管理作业指引
修订记录。一 流程概况。二 工程档案管理总则。1.为了规范项目部工程档案资料的管理，做好项目档案资料管理工作，根据国家 建筑施工质量验收统一标准 gb50300 2001 建设工程文件归档整理规范 gb t50328 2001 我司 档案资料管理规定 等有关规定，结合项目部的实际情况，特制定本流程。...