为规范公司人事档案管理，使人事档案管理工作做到有章可循，特制定本办法。
本公司所有员工。
人力资源部：负责员工档案资料的收集、整理及审核工作；负责员工档案的管理、保密、
借阅及销毁工作。
档案：本办法中所列档案均指员工人事档案。
5.1 档案资料的收集与归档。
5.1.1员工档案资料包括但不限于：
《员工档案》、《劳动合同》、《职位申请表》、《面试评表》、相关证书及身份证复印件、《健康检查记录表》、《人事异动单》、《员工基本资料变更申请表》、《试用期评估表》、《工作移交清单》等等。
5.1.2 人力资源部应确保以上资料的真实性及完整性，并进行整理、按工号顺序归档。
5.2档案的保管。
5.2.1公司档案材料应设有专人负责保管及整理。
5.2.2 为加强员工档案的保密性，便于查阅的需要，员工档案应妥善保管于专设的档案室中。
5.2.3员工档案应按工号进行分类保管。
5.2.4 新进员工的档案资料应及时整理并归档，原则上每月进行一次新进员工档案整理与归档工作。
5.2.5 离职员工档案资料保存两年，原则上每月进行一次离职员工档案的抽取并按离职月份及工号整理封存工作。
5.2.6 档案保管室应设有专用的消防设施。
5.3 档案的保密。
5.3.1档案管理应遵循“保守机密，慎之又慎”的原则。
5.3.2员工档案属于公司机密文件，未经许可任何员工不得私自翻阅。
5.3.3非工作需要，严禁公司员工私自保存他人之档案材料。
5.3.4档案管理人员要自觉保守公司机密，严防档案资料向外泄露，确保员工档案资料的安全性与完整性。
5.4档案的检查核对
5.4.1档案管理人员每年12月应对员工档案进行一次全面检查核对。
5.4.2档案检查包括检查档案是否有损坏现象、核对数量与底册记录数量是否一致及档案材料变更部分是否整理完毕并全部归档等。
5.4.3 对检查核对过程中所发现之问题，档案管理人员应制作《档案盘点报告》向主管汇报并及时解决。
5.5档案资料的变更。
5.5.1员工工作岗位调整时，《人事异动单》作为档案材料应存入员工档案中。
5.5.2员工在职期间，如有户口、学历、身份证、家庭住址、婚姻状况、紧急联络人或联络人之****等发生变更者，应在变更后一个月内填写《员工基本资料变更申请表》知会人力资源部，其中身份证号码**生日期若有变更，需当地派出所出具证明，并附相关证明原件及复印件，由人力资源部进行相关鉴定。
5.5.3员工离职后，《工作移交清单》和《员工离职申请单》均作为档案材料，其中《工作移交清单》保存于员工个人档案中。
5.5.4未经许可，任何员工不得随意更改、复印员工之档案材料。
5.6档案的借阅。
5.6.1员工档案只限于各部门一级主管或主管授权之人员借阅，原则上不允许借阅其它部门员工之人事档案。
5.6.2借阅员工档案时，需填写《员工档案借阅申请单》，经权责主管核准后，方可借阅。
5.6.3档案管理员根据借阅者的借阅用途及核准之查阅范围，提供档案中相关的资料。
5.6.4借阅人不得随意更改、涂抹或复印档案材料，借阅人应确保所借阅档案材料的完整性和安全性，保证所借阅材料不被损坏。
5.6.5借阅档案资料的任何单位或个人，必须严格遵守公司保密制度，不得泄漏或向外公布档案材料之任何内容。
5.6.6 档案借阅时间一次最长不得超过5个工作日，借阅人员须在预定归还日期前将所借阅档案归还至档案管理员处，因工作需要续借者，需重新办理档案借阅手续。
逾期不予归还者以厂规论处。
5.7档案的销毁。
5.7.1员工所有档案材料之销毁，需由档案管理人员提报签呈，并附销毁文件清单，经厂区最高主管核准后实施。
5.7.2对欲销毁之档案资料档案管理人员需做详细记录，并进行备案。
5.7.3离职员工之档案资料，在其离职两年后可予以销毁。
5.7.4档案管理室应配备有档案销毁设备，确保档案销毁后不会出现档案***漏或其它任何隐患。
5.8 文件签核权限说明。
5.8.1 人事档案借阅审批权限表。
5.8.2 人事档案销毁由hr提报签呈，经厂区最高主管核准后实施。
无。人事单位需定期清查与整理之，原则上每年12月需盘点一次全厂人事档案，并制作盘点结案报告。
8.1 相关文件。
8.1.1《招聘管理办法》
8.1.2《奖惩管理办法》
8.1.3《离职管理办法》
8.1.4《绩效考核管理办法》
8.2 相关表单。
8.2.1《员工基本资料变更申请表mzh 03.03.19-01
8.2.2 《员工档案借阅申请表mzh 03.03.19-02
附录1：附录2：
员工档案借阅申请表。
人事档案管理系统
一。人事管理。1员工浏览。2 档案维护。3证照资料查询。4职称资料查询。二。人事异动。1.员工就职。2.员工调职。3.员工离职。4.员工复职。5.人事异动查询。三。培训管理。1.培训课程设置。2.培训记录设置。3.培训记录查询。四。奖惩管理。1.奖惩类别设置。2.奖惩记录的维护。3.奖惩记录查询。五...
公司人事档案管理
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人事档案管理规定
1 目的。为了规范对人事档案的管理，确保人事档案的完整性 准确性及机密性，特制订本规定。2 适用范围。适用于公司人事档案的管理。3 职责 综合管理部是南通金轮研发中心 以下简称金轮研发 人事档案的归口管理部门，负责金轮研发各类人事档案的建立 存档与具体管理。4 规定负责部门。综合管理部。5 定义。无...