档案资料管理规定。
1 目的。制定科技档案管理规范及办法，科学有序的管理科技档案。
2 范围。适用于本院属职能部室及各队。
3 管理职责。
3.1 院综合办公室负责全院档案的管理工作。
3.2 各部室负责本部门文书和科技档案资料的整理归卷工作。
3.3 项目负责人和技术负责人负责本工程的全部技术资料的整理归卷工作。
3.4 科研项目负责人负责本项目的科技资料的管理归卷工作。
3.5 专、兼职档案员具体管理职责范围内的档案工作。
4 工作程序。
4.1 档案管理的分工和人员职责。
4.1.1 本院档案管理的分工为：
a）本年度科技档案由本院兼职档案员管理；
b）本年度文书档案和上级机关及隶属单位往来的文件由综合办公室管理。
4.1.2 科技档案的收集和归档。
a）工程技术档案由工程项目负责人组卷，经技术部审核，交兼职档案员保管，年终向院综合办公室移交归档；
b）科研档案由项目负责人组卷，院及院以上批准的项目经技术部审核，总工程师签字后交兼职档案员保管，年终向综合办公室移交归档。
4.1.3 专职档案员职责。
院综合办公室专职档案员职责：
a）贯彻执行《档案法》，负责本院文书及科技档案的管理；
b）检查验收归卷的质量，监督、检查、指导兼职档案平时归卷工作；
c）按期将全部档案资料收集、整理、分类、立卷归档；
d）负责档案的保管、统计、编目、利用等工作。档案的归档率达到100％，其档案利用的查准率、查全率不低于98％；
e）负责库房内的防火、防光、防潮、防尘、防高温、防盗、防有害生物等。
f）严格遵守保密制度，认真履行借阅手续，不得泄密，保证档案的完整与安全。
4.1.4 兼职档案员职责。
本院兼职档案员职责：
a）负责本院及各部室文件的收发、登记、传阅和**；
b）负责本院文书档案、技术档案、技术标准、记录等项管理；
c）负责本院文件、资料、记录的建帐、编目、标识、管理；
d）负责协助项目负责人和技术负责人及时移交科技资料，按期向院综合办公室移交归档；
e）有权监督检查相关人员的文件、资料归卷情况。
4.2 档案组卷的一般要求。
4.2.1 工程技术资料在项目开工时就应纳入管理，保证资料整理与施工同步进行。工程结束后工程技术负责人负责及时整理归卷，严格检查归档资料的完整性，随时向兼职档案员移交。
4.2.2 工程项目按项目组卷，科研档案按课题或类别组卷，密不可分的文件资料一同组卷，最大限度地保持卷内文件的有机联系。
4.2.3 归档资料必须附《文件资料移交清单》一式两份，工程资料应说明工程规模，应保证资料完整、准确、系统、页号齐全、手续完备、格式统。
一、用纸规范、标识清楚。
4.2.4 文件技术资料的装订应无缺页、压字、无金属物，破损文件材料应修复后存档，独立的图纸一律按a4型纸折叠。
4.2.5 归档资料应标识、签署齐全、字迹工整、书写清楚、易于辨识，永久保存的原件应以墨笔、钢笔书写，原始班报、记录可用铅笔编写。
4.2.6 项目合同、协议书、委托书、设计书等一般存正本（原件），没有正本存副本，同时注明正本存放地点。
4.2.7 资料归档后，综合办公室应按国家有关规定进行统一立卷、编目、填写卷内目录、备考表、案卷封皮及脊背。卷内资料按规范顺序排列，依次编写档。
号，跨年度的资料按工程结束年度排列。
4.3 档案资料的编号。
4.3.1 归档的科技档案资料按《有色金属工业地质勘探科技档案工作规范》统一编号。
4.3.2 归档的文书档案按国家有关规定统一编号。
4.4 案卷的排列与编号。
4.4.1 科技档案采用分类排列法，按年度——保管期限编大流水号排列。
4.4.2 文书档案按年度——保管期限编流水号排列。
4.4.3 库房内各类档案排列采用自上而下，自左到右排列顺序，便于查找和利用。
4.5 科技档案归档内容和保管期限。
4.5.1 各类科技档案归档内容及保管期限见附表。
4.5.2 大、特型工程的档案立永久卷，永久保存。中、小型工程的档案一般立长期卷，保管期限为16－50年。一般的短期卷为1－15年。
4.5.3 库存档案每五年进行一次全面检查，发现问题及时处理，检查完毕应作出书面报告。当特殊需要时应进行专门检查：
a）在发生盗窃、水灾、火灾、虫害等情况时；
b）档案管理人员工作调动时；
c）上级要求专项检查时。
4.5.4 对超过保管期限的档案要组织专门小组进行鉴定，视其价值决定存毁，销毁档案时需要有主管领导批准的书面文件和清册，批文和清册应存档备查，并在档案帐、卡上注销。
4.6 工程资料发送。
4.6.1 成果资料的发送必须在相应的生产、检验、审核、验收等全部完成后进行。
4.6.2 资料发送手续。
a）资料发送由经手人填写资料发送审批单，工程技术部审查，负责人签字，技术部签发《技术成果报告交付记录》，然后送出；
b）记录一式两联，必须将技术成果报告交付记录返回技术部存查；
c）不按规定程序擅自发送资料者，一经查出应追究责任，严肃处理。
4.6.3 发送资料的标识。
a）外发的资料、图纸均要盖规定的图章，作为最终成果的标识；
b）应顾客要求发送的中间成果亦应填写《技术成果报告交付记录》，成果和发送单上均需加盖中间成果专用章；
c）分次发送的成果，在最后一次发送时填写《技术成果报告交付记录》，并应写明历次发送的资料名称及发送时间。
4.7 档案的借阅。
4.7.1 各类档案、资料一般只供本单位职工借阅。
4.7.2 档案借出时，借阅者应清点份数、张数，档案管理人员核实后由借阅者办理借阅手续。
4.7.3 档案归还时，档案管理人员应当场清点核对，确认无误后方可办理归还手续。
4.7.4 借出的档案如丢失或损坏时应由当事人写出丢失或损坏报告及时交综合办公室负责人，以便向院领导报告并采取措施。
4.7.5外单位借用资料应持单位介绍信，经院领导批准后按批准范围查阅或复制。凡属本院技术成果，外单位复制者，需交纳工程收入的0.5－1％的资料转让费。
4.7.6 调出院外人员在办理离院手续时，必须还清档案。专、兼职档案员签字，综合办公室签章前人事部门不得办理离院手续。
档案管理规定
一 档案库房管理制度。l 档案库房应由专人管理，其他人员不得擅自进入。2 档案库房应备有防火 防盗 防霉 防蛀 防虫 防潮 防高温 防鼠的基本设施。3 档案库房内禁止吸烟 生火。严禁将易燃 易爆物品及食物带进库房内或堆放在库房周围。4 经常检查库内电源线路及其它安全设施，及时排除各种隐患。5 按时测...
档案管理规定
文件编号 xxxx qg 2012 17 密级 普通秘密 机密 xxxxx 批准人 编制部门 企管部发布时间 201x年06月28日。1 目的。为了加强档案管理 收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，维护公司合法权益，根据 中华人民共和国档案法 结合我公司实际情况，制...
档案管理规定
4 3 立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。4 4 在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如 正件与附件，应正件在前，附件在后等。4 5 由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档...