一、 目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
二、 档案整理：
编码：由综合部统一编码。（见附件一）
备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部。
门进行统一的编码。
整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。（见附件一）
备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。
档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法。
与‘范本’雷同。
外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。
档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。
备注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、**、发行等工作。
2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。
印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外）。
1）所有的档案资料需盖有‘受付’章 --红色。
2）发行的档案资料需盖有‘发行’章 --兰色。
3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章---兰色。
4）档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。
档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）
1） 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。
a：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批
b：查阅非部门档案：
b级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批。
a级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理）
注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）
2） 借阅：只限于b级档案。
a：程序：填申请表 → 部门负责人审批。
b：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。
3） 复印、摘抄：
a：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批。
4） 备注：a级档案即机密档案；b级档案即是a级档案除外的普通档案。
5） “档案使用申请表”详见附件六。
书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的。
2） 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记（如附件八）。
备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、**、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。
档案管理流程
客服部。加盟部。开发部。工程。培训。开业。档案员。开始。加盟部01招商部提供加盟商基本信息基本信息表。客服部02申请档案号及档。案袋。档案袋。加盟部03存入加盟商所有。资料交接 档案 项目 选址协助表。开发部04存入资料简报 合同 测量信息资料表。工程部05存入资料图纸 简报 预算 竣工资料。培训部...
档案管理流程
一 内部人员档案。人员所有资料用档案袋装好并在封面上编号将档案袋根据编号顺序放入档案柜内按照编号顺序建立电子档台帐 包括员工姓名 档案序号 入档时间 二 外来文件。根据发文单位将文件分类后分别编号将已归类编号的文件放入文件盒，文件盒上注明文件 单位和内置文件的编号，盒内放入文件目录建立电子档台帐 包...
档案管理流程
一。文件的收发与借阅。1.建立收发文登记册，注明收发时间，文档编号，文件名称，份数，收发文单位，收发人姓名，原复印件。2.档案主要供公司内部利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准并签字确认，可查阅无密级档案，公司内部文件传阅需做好登记。3.收到或借出文件时同时存入电子档...