档案信息化试题

发布 2022-08-21 16:09:28 阅读 6336

档案信息化。

一、填空。1、电子档案管理应遵循以下原则:完整性原则、可读性原则、可靠性原则。2、电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。

3、电子档案利用的方法有:提供物质载体的拷贝、利用网络传输电子档案、通过电脑直接提供利用。二、名词。

1、电子文件:以**形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

2、电子档案:具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

三、简答。1、电子文件归档有哪些要求?

答:①归档电子文件必须真实有效②归档电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤③归档电子文件必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式,保证日后能够顺利读出。外来文件还要具有系统兼容性④归档电子文件必须经过演示和检测及一定的整理和编辑,划分保管期限,保证其内容与文件正本相一致和利用的方便⑤禁止重复归档,杜绝信息垃圾,保障系统自动管理的实现,而且对归档的电子文件做出备份,一分封存,一份提供利用⑥文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明,需简要说明磁带、光盘中存储文件的内容,运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

归档说明可兼作移交清单,一式两份,移交部门和档案室双方签字后各自保存一份备查。2、电子文件有哪些特性?答:

①电子文件呈数字化信息形态②电子文件对设备的依赖性③电子文件载体的非人工可读性④电子文件信息与载体的可分离性⑤电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑥电子文件信息共享性及不安全性、易修改性⑦使用技术与载体的不稳定性。3、电子档案利用有哪些特点?

答:①电子档案不再受“孤本”限制,可实现共享②电子档案具有良好的复用性,重复利用不会留下老化的痕迹③电子档案的利用可采取交互式④可进行电子档案的信息加工。四、论述。

如何保管电子档案?

答:㈠电子档案载体的物理保护:电子文件载体多为磁带、磁盘和光盘,极易受到各种内外因破坏,使其寿命缩短或使信息破坏,因此必须首先对载持信息的载体进行科学管理与保护,以确保承载信息的安全。

1、严格控制温湿度。保存电子档案的库房温度为15-27℃,相对湿度为40-60%,最佳环境温度为18℃,相对湿度为40%。2、净化外部环境。

减少空气灰尘含量及有害气体,保持通风,防止强光照射,清除积尘等。3、防磁防震。电子文件保存与使用时,一定要远离磁场,库房最好建有抗磁性的围护结构,设备要放置平稳。

4、正确排放与使用,减少机械损伤。载体应直立排放,避免挤压、折叠或弯曲。5、定期进行检测与拷贝。

先检测外观有无损坏或变形,是否清洁,然后进行逻辑检测,发现问题及时补救。定期拷贝一般每隔10年一次。㈡电子档案信息的安全维护:

电子文件自身的特性决定了其信息安全问题的复杂性与重要性。在网络环境中,信息安全问题更加突出。要确保电子档案信息安全,还应采取一系列技术手段。

1、采取备份和镜像技术,防止文件信息的丢失。2、加密技术。3、访问控制。

4、防治病毒。5、安装补丁程序。

档案信息化

四 主要保障措施。1 加强组织领导。为确保档案信息化建设工作的顺利开展,建立档案信息建设领导组及办公组织机构,实行工作目标责任制,分工负责,责任到人,保证档案信息化建设工作落到实处。2 完善和规范标准。制定统一的电子文件归档,档案信息管理标准,完善电子文件的安全保障措施,以确保档案网络化给档案信息安...

档案信息化

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