档案信息化思路

3、推进档案资源信息二次开发，建立多种形式档案信息体系。根据档案信息，做多方面的专题研究和编研，推进档案信息的二次开发，同时采用多形式发布档案信息的方式，如建立**等，使更多的用户了解档案、利用档案，扩大档案的利用价值。这是档案宣传和利用的发展趋势。

4、电子数据的安全性管理。档案资源信息化后，主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案馆提供给用户的数据具有安全性、可靠性。

目前档案部分可分为四大块：

1、成品档案。

成品档案也就是纸质档案，所谓的“最表面的档案”，它包括底图跟蓝图等资料，用来提供图纸的借阅、调晒、复制等功能，是档案室不可缺少的一部分。

平时主要工作是标识纸质图纸跟对图纸进行编目，图纸的调晒等。这一部分以后通过信息化可以逐步减少工作量。

2、基础测绘成果（地形图）

基础测绘成果（地形图）属于保密资料。目前还是保存纸质地图，以便提供查阅，复制等功能。以后的想法是把纸质图转换为电子图，并在电子图上标注各个地区的具体工程和对应的图号，以便查阅。

（广东省地形图 1：10000地形网络）

3、原始档案。

原始档案是档案里面的重要组成部分，它是工程项目中留下的原始的东。

西，必须完整保存好。需要规范它的整编步骤，做到查找的快捷、准确和完整性，它的资料不能缺少，要齐全。一般规范的管理是对它按照工程分专业（电气、土建、技经、线路等），分阶段（初设、施工、竣工等），分大类存放。

4、电子档案。

即对电子文件（图纸）录入电脑，进行分类、归档，形成电子档案，并对它进行合理、规范的存取管理，提高效率。

档案作为设计院的一个窗口，与其他院进行交互的媒介，是极其重要的。通过对档案的各种功能的使用情况进行统计和一些利用反馈，建立数据报表，及时反映一种使用状态，侧面反映全院各个室的管理情况，有利于刺激竞争，更深层次上反映了一种管理水平。

建立一个档案综合管理系统是必要的，用计算机来规范管理，它的子功能可以是档案的各个子模块，如：成品档案管理、原始档案管理、地形图管理、多**电子资料管理等。成品档案管理可包括数据录入、数据查询，数据修改跟报表生成。

通过检索号来查询，具体属性可以有：工程名称、年份、专业、设计阶段、设计人、卷名、册名、入档时间、底图位置、蓝图位置、电子图档位置等项。另外还可以设置角色权限管理：

不同角色权限不同，根据需要给予相应权限。在保密性方面，可通过对数据库加密或者外部软件加密来保证图纸的安全性。