档案管理制度

尚义县汇金融资担保****档案管理制度。

档案室基本职责。

一、贯彻执行党和国家有关的方针政策与法规，保守档案机密，做好档案工作，为领导决策和各项担保工作服务。

二、建立健全本公司档案工作的各项规章制度，负责本公司各种门类档案工作年度计划，档案升级规划的制定和实施。

三、负责档案的综合管理，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、借阅、利用、编研、销毁等组织工作，监督、指导本公司各部门形成的各种文件材料及会议报表收集、整理。

四、积极开展档案的利用工作，编制必要的检索工具，认真办理各类档案的借阅手续，积极主动地为各项工作提供优质服务。

五、做好档案的保管工作，不定期地对档案室、设备及档案等进行检查。

六、按规定向同级国家档案馆移交应当进馆的档案。

七、不断采用先进的科学技术设备，逐步实现档案管理的现代化。

档案工作保障制度。

为保证公司各类档案资料完整、齐全地归档，避免遗失和积存，使档案资料为担保业务服务，特制定本制度：

一、公司成立以公司总经理为组长，副总经理任副组长，各部门负责人为成员的公司档案管理领导小组，负责全公司档案工作的组织和管理。

二、各部门档案管理人员负责本部门应归档文件资料的收集、分类、整理和归档工作。

三、各部门要做好文件资料的登记工作。文件的传阅、借阅要履行必要手续，工作人员外出开会带回的文件要及时交行政事务部专职文秘人员签收，不得在个人手中积压。

四、各部门掌握的属归档范围的资料，部门内负责档案工作的人员要按照《档案归档制度》等有关规定认真分类整理，并在规定的日期前交公司档案室，任何部门和个人不得以任何理由拒绝整理和收交入档，否则，以违反公司规章制度论处。

五、对于丢失一般性档案资料和重要档案资料的责任者，根据情节，依据《档案法》给予处罚。

档案归档制度。

公司档案管理实行各部门收集整理、档案室立卷归档并集中统一管理的制度。各部门于年度终了时，将本部门属归档范围的资料进行整理分类，按规定时间移交公司档案室。

一、归档范围。

凡是本公司工作中形成的已经办理完毕并具有查考和利用价值的各种文字、数字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，都要按规定时间归档，部门和个人不得保存，各类档案的保管期限，按有关规定确定。

二、归档时间。

1、当年的会计档案于第三年6月底前移交档案室。

2、当年的其他档案资料于次年3月底前移交档案室。

三、归档要求。

1、各部门档案管理应建立部门负责人负责制，同时指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交；

2、归档的文件资料一般来说必须是原件（不能是复印件）；

3、归档的文件资料要收集齐全、完整，按照年代、问题及文件之间的联系和保存价值，科学的整理归档。

4、凡是归档的文件资料应保持其清晰、整洁。

5、经各部门分类整理后的档案资料，要按规定时间移交档案室，经档案室检查验收后，在移交清单上互相签字各持一份。对未经整理或不符合要求的档案资料，档案室有权退回重新整理。

档案保管制度。

一、按照集中统一管理的基本原则，设置档案专用库房，集中统一管理本公司的全部档案。档案管理人员，要认真执行岗位责任制，切实做好档案的保管工作。

二、严格档案库房管理，非档案人员，不经允许，不得随意进入档案库房。

三、档案室内应保持清洁卫生，不得存放与档案无关的物品，档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，认真做好“七防”工作。

四、定期对档案的保管状况进行检查，并作记录，发现问题要及时向主管领导汇报，对虫咬、温度高、湿度大、资料年久变质等情况，要及时采取补救措施。

五、档案保管人员（包括专职档案员及部门档案管理人员）调动工作时，必须在离职前将保管的档案写出书面移交材料，办好移交手续。

六、档案管理要以提高管理水平和服务质量为目标，实现现代化管理。

档案保密制度。

一、档案工作人员必须做好档案保密工作，严格遵守保密规定，并向有关人员宣传保密工作的重要性，增强保密观念。防止失、泄密事故的发生，维护档案的完整和安全。

二、严格档案的管理，严禁在不利于保密的地方存放档案，非档案管理人员不准随意进入档案室。

三、档案工作人员离开档案室时，不能将档案置于借阅室，同时要锁好档案库。

四、严格借阅登记手续，对保密的档案只限在档案室阅读，严禁非有关人员借阅非有关档案。

五、对于保密的档案，不准抄录、复制，更不得泄露。

六、定期对档案的保密情况进行检查，及时清除隐患。

档案借阅制度。

一、公司内档案不得带出档案室，确需借出，须经主管公司领导批准方可借出，并在限定时间内交还；

二、凡借阅、查询档案资料，要严格履行借阅登记手续，并填写“借阅档案登记簿”，如果本公司工作人员借阅非本人主管业务的机密文件，必须经主管领导批准方可借阅。

三、查阅公司董事会会议档案及总经理办公会会议档案需经公司董事长批准同意方可查阅。

四、外单位人员查阅档案时，要持单位介绍信并经公司董事长批准，方可查阅。

五、借阅档案必须注意保密，不得遗失。要爱护档案，不得勾画、涂改、乱加批语，卷内文件不准拆散、抽出，未经同意不准摘抄、复印。

六、档案人员收回档案时，均应清点检查，发现问题及时处理。

七、对损坏、泄密、丢失档案者，要根据《档案法》有关规定，视情节严重，分别给予党纪、政纪处分，并责令赔偿损失直至追究刑事责任。

档案移交和鉴定、销毁制度。

一、档案室对永久、长期保存的档案，达到一定保存年限的，连同案卷目录一式一份移交档案馆，移交档案时需专人护送，防止中途丢失和泄密，并办理移交手续。

二、档案室应同有关业务单位组成鉴定小组，根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

三、需要销毁的档案，要填报造册，报公司领导审核批准后，派专人监督，确定地点进行销毁。

档案登记统计制度。

一、档案室接收档案后，要及时进行登记、整理并编写目录，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。

二、档案人员对档案的收进、移交、整理、保管、鉴定、利用、销毁等情况均应登记、统计，力求准确无误。

三、及时对档案利用效果进行收集和统计，并加以汇总整理。

四、定期进行档案安全检查和库房温湿度检查，认真做好记录。

五、按规定时间向上级和档案部门填报档案情况的统计报表。

档案人员岗位责任制。

一、认真学习马列主义、***思想、***理论， “****”重要思想、科学发展观和***新时代中国特色社会主义理论，执行党和国家的各项方针政策，宣传贯彻《档案法》，刻苦钻研业务，不断提高管理水平，努力做好本职工作。

二、及时收集整理和统计，并妥善保管本公司的档案资料，编制检索工具，做好信息传递，积极提供利用，为领导决策和各部门日常工作服务。保证档案的完整、准确、系统，做到规范化管理。

三、负责本公司档案工作的业务指导、督促、检查和档案移交工作，协助部门人员进行档案资料的整理，并按规定时间向档案室移交。

四、严格执行各项规章制度，努力提高服务质量，热心为全公司工作提供档案服务。认真办理各类档案的借阅手续。

五、进行档案价值的鉴定工作，对已超过保管期限的档案按报批程序提出存毁意见。

六、做好档案的保管工作，不定期地对库房、设备、档案进行检查。

七、具体办理领导交办的有关档案工作的其他事宜。

会计档案管理制度。

一、会计档案是公司重要档案之一，因此，各类会计档案均由档案室统一管理。

二、当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由原部门保存1年半，期满后，交档案室统一管理。

三、有关部门及经办人必须按期将应归档的会计档案全部移交档案室，不得自行封包保存。档案室必须按期点收，不得推诿拒绝。

四、各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。

五、档案室接受保管会计档案，原则上保持原封装，个别需拆封重新整理的，应与部门原经办人共同拆封整理，以分清责任。

六、会计档案应按文件形式分类立卷，做到排列整齐，存放有序，并编制分类目录和检索工具，做到查找方便。

七、会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同有关部门共同鉴定，严格审核，编造会计档案销毁清册。报公司主管领导批准后销毁。

八、按照规定销毁会计档案时，应由档案室和原部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对；销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管公司领导。

声像及实物档案管理制度。

一、声像和实物档案是反映机关重大活动和发展变化的形象性档案资料，所以要认真对待，保持其完整性以及和其它文件资料的有机联系。

二、声像档案要有适宜的库房和专用的装具，库房温度保持14-20℃，日变化幅度不超过±2℃，相对湿度应保持45-50%，日变化幅度不超过±5%，磁带要避开强磁场，同时，库房要清洁，具有“七防”措施。

三、接收**档案要进行认真检查，防止受污染的**存档，接触底片时要戴洁净的手套操作，防止污渍污染底片。

四、对库藏**档案要根据具体情况定期检查，对受污染的**要进行必要的技术处理。

五、录音、录像带应垂直存放在柜架上，切忌挤压，要不定期对磁带进行检查，防止磁带粘合或脱层现象。

六、声像档案的鉴定、销毁、统计利用工作，按有关规定执行。

部门档案管理职责。

一、搞好基础工作，掌握各类资料的形成及作用。

二、负责本部门档案的收集和归档工作。各部门档案管理人员每月要进行一次档案收集，及时对存放在个人手中的档案资料进行收集、归档，确保档案资料的完整、齐全、系统。

三、保管年度内本部门档案，并保持其整洁。

四、定期向档案室移交本部门档案。

做好向档案室移交档案前的准备工作，保证按时移交。

文件资料归档和归档的范围。

第一部分归档的范围。

一、归档的文书资料范围。

一）上级机关的文件材料：

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料（包括参加上级机关召开会议带回的文件）；

2、上级机关颁发的属于我公司主管业务并要执行的文件，以及普发的、非我公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

3、人民代表、上级机关领导等视察、检查我公司工作时的重要指示、讲话、批示和题词的文字及音像资料（包括报纸、刊物对此的有关宣传文字和**）

4、代上级机关草拟并被采用的文件的初稿、经各有关领导修改过的修改稿及最终定稿和印本；

5、上级机关批转我公司的文件（包括报纸、刊物**）。

二）本公司的文件材料：

1、公司董事会、总经理办公会、公司例会、党支部会议记录、纪要，公司召开的各种会议的文件；

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