1、目的。
为了防止本公司文件归档后的丢失和损坏，保存与顾客有关文件的重要性。
2、适用范围
本规定适用于本公司所有文件档案的管理。
3、职责。3.1 办公室建立档案室，是档案管理的归口部门。
3.2 各部门必须按照相关程序文件进行归档。
4、工作程序。
4.1 档案的标识编号。
4.1.1 质量文件记录档案实行统一分类标识，标识编号规定详见质量体系文件和资料编号办法。
4.1.2 分类标识统一规定标明在档案袋卷宗的封皮上，用正楷书写在“归档目录内容编号”栏内。为了便于存取和检索，允许在卷宗封皮右上角胶贴口取纸上再进行标识。
4.2 记录收集整理和归档。
4.2.1 质量文件记录的收集和保管由形成质量文件记录的职能部门，按《记录管理程序》规定指定专人（兼职资料保管员）收集、报办公室备案。
列入质量文件记录清单的质量文件记录（包括各种原始测量数据记录与顾客或供方的相关文件）都属收集范围。
4.2.2 质量文件记录整理，可按质量体系对应要素分为若干大类，每大类根据文件的多少可按不同文件记录性质和类别分若干个子目，每个子目的质量文件记录按发生的顺序号，按月或季整理、装订成册、归档；对内部质量审核记录、管理评审记录可按年整理归档。
4.3 记录档案的装订。
4.3.1 每个大类或子目的质量记录按本规定要求整理装订成质量文件记录卷宗。
应包括专用的质量文件记录档案卷宗的封皮，其上应标明卷宗名称、分类编号、保存期限、起止日期、归档日期。
4.3.2 对长期保存的质量文件记录，档案卷宗的装订一律使用可长期保用的装订材料。
4.4 质量文件记录档案的保管
4.4.1 档案室（柜）必须有归档方法，并有相关划区的归档目录清单。
4.4.2 公司质量文件记录实施分级保管。公司的质量文件记录档案由办公室指定专人保管和管理，各部门的质量文件记录（含原始记录）由其兼职资料员保管和管理。
4.4.3 入档的质量文件记录装订成册后应上架或放入柜中存放，并标识以备有序查阅存取。
4.4.4 存档的质量文件记录应编制卷宗目录、质量文件记录归档清单、存放架号、区域标识，方便存取查阅。
4.5 档案文件的借阅。
4.5.1 档案文件的借阅按照《文件管理程序》执行。
4.5.2 当由于顾客对过程原始档案文件的核对确认时，可提供查阅并在“文件借阅登记表” 上经部门负责人批准。
4.5.3 当部门需要档案文件时也可到办公室打印，但需填写“文件复印/打印审批表”经总经理批准后方可打印。
4.6 质量文件记录档案每年应整理清查2次，在管理评审和内部质量审核前两周办公室及各部门兼职资料员应对所管理的质量记录实施整理清查。
4.7 归档后的文件按有效期限到期进行销毁，或经办公室组织各部门评审无须保存的文件一致同意后予以销毁，到期销毁时必须在“文件/记录处理审批单”中注明销毁日期。
5、 相关/支持性文件（略）
6、 质量记录（略）
本作业指导书起草于2023年，2023年第二次修改，2023年5月第三次修改。
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