会计档案管理制度

一、为加强会计档案的科学管理，充分发挥会计档案在学校教学等方面的作用，更好地为学事业服务，特制定本办法。

二、会计档案是记录和放映单位经济业务的重要史料和证据，包括：上级部门及单位关于会计财务管理的有关规定等文字材料、会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计电算化所存储在磁性介质或光盘上的会计数据。

三、财务部门因按照上级及单位关于会计档案管理办法的有关规定做好平时立卷，并于年底对部门形成的会计档案进行分类编目、装订成册。

四、会计档案的立卷、归档。

1、会计凭证要随时装订，次月15日前必须全部装订完毕，以防缺损。如附单据过多，可抽出单独装订，但必须注明为某年、某月、某日、某编号记帐凭证。会计凭证装订要折叠整弃，去掉金属物，加具封面，装订牢固，封面注明年度、月份、册号、起讫日期、起讫号码，并由装订人在封签处盖财务章和人名章。

2、会计帐簿要在年终后一个月内装订完毕，要根据帐簿种类分类装订，装订时要加装封皮、帐簿启用表和目录，并标明帐簿名称、年度，启用表要逐项填写清楚，并标明帐簿名称、年度，启用表要逐项填写清楚，并分别由记帐员、保管员、主管人员签章，目录中的内容和页号都要填写。每本会计帐簿都要在右上角连续编写页号。

3、会计月报表每月5日内编制，加装封皮，制表人、财务负责人、单位负责人签章齐全，加盖单位章，专人保管。全年结束后，逐月按顺序汇总后装订成册，并打印页号。会计决算报表在年终的10日内编制完成，加装封皮、签章齐全后，单独装订并打印页号。

4、工资册每月发放完毕后20日内装订成册，依次按人事部门及有关部门的变动通知单、工资发放汇总表、工资发放表顺序装订，并加装硬皮封皮，打印页号。

5、会计电算化数据软盘标注年度、月份、内容，实施写保护措施，按照顺序存放于防潮、防尘、防盗的地方，同时再保存一套会计数据，储存在另一台计算机的硬盘中，对软盘数据要半年重新备份一次，以防数据丢失。

五、财务部门会计档案保管两年后，转年的5月底之前向单位档案部门移交，移交时应填写一式两份移交清册，单干部们人员清点后，双方在移交清册上签字，一份存放财务部门，一份存放档案部门。

六、各种会计档案的保管期限依据财政部财字（84）第85号文件规定和单位档案部门制定的档案立卷类目及保管期项表的要求确定。

七、调阅会计档案要有严格的批准手续，非财务人员不得翻阅会计档案。单位人员查阅会计档案，须经财务负责人批准。外单位人员查阅会计档案，需持介绍信，经主管领导批准并经财务负责人同意后方可查阅。

查阅会计档案都要详细登记调阅档案的名称、调阅日期、调阅人员姓名和单位、调阅理由、规还日期、调阅内容的等。会计档案一律不得携带出财务室或档案室，如需借出或复印，需会计人员办理有关借阅或文件手续。

八、会计档案保管期满需要销毁时，由单位鉴定销毁小组提出鉴定意见，会同财务部门严格认真审查，编制会计档案销毁清册，报主管领导批准后销毁。销毁时由档案部门、财务部门共同派员监督销毁，并在销毁清册上签字盖章。

九、会计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管的期限为5年、15年、25年三种，期限从会计年度终了后的第一年算起。

附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

上海市青云中学。

2024年6月25日。