加强高校学生工作档案管理

２０１年４月中共山西省委党校学报。

第３７卷第２期。

加强高校学生工作档案管理。

段园园。周口师范学院，河南周口４６６

摘要］高校学生ｘ－作档案管理是高校工作中不可缺少的重要组成部分，对提升学生工作的效率和质量起着十分重要的作用。新形势下，高校学生工作档案管理存在业务管理不规范、制度不健全、人员素质不高等问题，因此，必须通过创新管理理念、健全管理制度、提高人员综合素质、加强档案信息化建设等途径不断加强和改进，以使其更好地服务于高校的建设和发展。

关键词］高校；学生工作；档案管理；特征；管理制度；管理人员；管理手段［中图分类号］ｇ６文献标识码］ａ［文章编号。

学生工作的档案管理是高校档案管理工作的主案在其形成之初对即将开展的一些工作具有借鉴和。

体和重点，对于提升学生工作的效率和质量起着十。

分重要的作用。当前，研究分析高校学生工作档案管理过程中存在的问题及其解决途径，对于提高高校。

参照作用，而随着时间的推移其作用有可能会减弱。三是真实性。学生工作档案记述的客观真实信息为。

高校顺利开展学生管理工作提供了有力的凭证和参。

考，如学生成绩、学位资格的认定等。实践中，充分利用学生工作档案，有助于进一步提高高校学生工作的效率和质量。

档案整体管理水平、发挥学生工作档案的综合利用。

效益、更好地为教学和学生工作服务有着积极的促。

进作用。一。

高校学生工作档案的主要特征。

二、高校学生工作档案管理存在的主要问题（一）业务管理不规范。

高校学生工作的档案管理是衡量学校内部管理水平的重要标志之一，是学校培养合格人才，进行系。

统化、科学化、规范化管理的重要保证。学生工作档案能够客观而生动地记载和反映学校学生工作的总体水平，是开展学生工作的一个重要方面，其具有以下一些主要特征：一是丰富性。

高校学生工作档案的。

当前，虽然许多高校按照我国档案法的要求，加。

强了对学生工作档案的管理，但仍然有一些高校因各种原因，档案管理工作还不规范，没有纳人科学管。

理、法制管理轨道。在工作中，学生工作档案管理人员往往根据各自的分工、个人的理解存放档案，如其。

分管团学、招生就业工作，那么其归档时往往以自己。

内容十分丰富，不仅是学生学业成绩、思想品德、奖惩情况、身心素质等方面的全面反映，而且包含了班。

级日常管理工作资料、班主任考核资料、毕业生相关资料、奖学金资料、助学金资料、团委学生会活动资料等。二是相对性。学生工作档案是学校在学生教学文娱、专业等活动中积累形成的文件集合体，而其中。

分管的工作内容为线索进行归档。另外，有些高校存。

在乱拿学生工作档案、使用后不原样归位的现象，使得一些原先整理好的学生工作档案移位、丢失。

二）管理制度不健全。

从目前高校学生工作档案管理的现状来看，其。

不同的档案其价值往往不同，如同一份学生工作档仍然存在着管理制度不健全的问题，尤其是对基层。

收稿日期］２０一（）２

作者简介］段园园（１９一），女，河南周口人，周口师范学院党办机要室助理馆员，研究方向主要为高校档案工作及档案基础理论。研究。

学生工作档案的管理缺乏有效的制约机制。首先，一些高校往往只重视各项学生活动的组织落实，而忽视对学生工作档案的收集和整理，使得一些学生活动的原始资料因得不到及时归档，而失去其应有的。

科学性和参考指导性。其次，很多高校学生工作档案记录学生学习成绩等格式化的材料过多，而记录培。

一）提高认识，创新管理理念。

档案工作是高校整体工作中不可缺少的重要组成部分。高校只有不断提高学生工作档案管理人员。

特别是学校领导对这项工作重要性的认识，才能切实搞好这项工作，而如果高校领导对学生工作档案管理缺乏认识，就很难给予其足够的重视和支持，那。

养成长过程中素质拓展、心理健康和诚信教育方面的材料相对较少。第三，随着数字化时代的到来，档。

案记录的形式更加丰富，不仅有传统的纸质资料，而么档案机构的设立、人员的配备和设备的购置等也就难以得到保证。由此可见，提高高校学生工作档案。

管理人员特别是学校领导对档案工作的认识，是搞且还有电子文档、**资料、**文件、实物材料等。然而，有些高校学生工作的档案管理体系和分类标准不统一，缺乏科学的管理制度，使得有些档案管理人员保密意识差、顾此失彼，在换岗时没有及时交接档案管理工作，造成管理脱节。

三）管理人员素质不高。

许多高校没有配备专职的学生工作档案管理人员，其基本上是由各部门信息员、各院系辅导员兼任，而由于他们身兼多职、工作繁忙，对档案工作缺乏相应的了解与认识，使其往往存在档案专业知识不精通、知识结构不合理、管理意识不明晰、创新意。

识不突出等诸多问题。一些学生工作档案管理人员。

不注重对学生工作各个环节所产生的资料进行收集。

积累，而只注重结论性、成果性资料的积累，使得学生工作的一些档案不完整。另外，一些高校学生工作。

档案管理人员素质参差不齐，缺乏专业理**底，管理意识不强，对档案信息不能进行深层次的研究和开发，从而制约了档案的现代化管理。

四）管理手段单一。

目前，一些高校档案管理人员在进行学生工作档案材料收集的过程中，不能够随着时代的发展而。

改进工作方法和手段，仍然延续传统的管理手段，特。

别是没能真正把反映社会对人才的衡量指标和学生成长轨迹、关注的侧重点有机地结合起来，往往在学生毕业前才整理归纳学生在校期间的学习成绩、综合测评、奖惩情况、思想政治表现、身心素质等学习和活动情况。另外，部分高校没有使用档案管理系统。

软件，不能够借助计算机网络实现学生工作档案信息资源的共享。

三、加强学生工作档案管理的对策。

当前，加强高校学生工作档案管理，确保档案信息资料的准确、真实和完整，是高校档案管理工作中一。

项极其重要的工作，必须认真对待。笔者认为，实。

践中我们要通过以下几个方面加强和改进学生工作。

的档案管理。

好高校学生工作档案管理的先决条件。首先，高校领导和学生工作档案管理人员要认真学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》，培养档案管理意识，熟悉。

档案归档范围，杜绝档案工作说起来重要、做起来次。

要、忙起来不要的实用主义短期行为。其次，针对部分档案管理人员对学生工作档案管理的重要性认识不足、支持不够的现状，高校必须创新管理理念，通过网络**、专题讲座、宣传橱窗等途径，不仅普及档案管理的基础知识、宣传做好档案工作的重大意。

义，而且还要让学生了解个人档案的归档内容，进而。

形成协调统。

一、上下一致的学生工作档案管理体系。

二）建立健全管理制度，规范和完善档案工作。

首先，建立学生工作档案的收集补充、定期移交。

归档制度。学生工作档案的管理人员要根据学生专业、年级、班级的特点，对学生工作档案分门别类、规范存放，明确归档材料的内容、标准、渠道和时间，以。

确保学生工作档案材料的全面系统、真实准确。其次，学生工作档案管理人员要按照工作要求对档案进行分类、著录、编目和标引，实现档案管理工作规范化、标准化，为档案信息资源建设和开发打好基础。另外，为了保证学生工作档案管理保存的规范和利用的有序，档案保存空间要科学合理，以使各种质。

地的档案有科学合理的保存空间，减少因温度、灰尘等原因造成档案的失效。第三，高校可以根据学生管理部门设置少、学生工作档案管理人员兼职多的特点，采取灵活多样的管理方式，如建立院系立卷归档制度，即辅导员只负责各类文件材料的整理工作，主。

要保证归档文件材料的齐全完整，而将其他档案整。

理工作交给学生管理部门的档案人员去完成，以保证学生工作档案材料的及时归档。

三）加强队伍建设，提高档案管理人员综合素质。

首先，高校学生工作档案管理人员必须具有坚。

定的政治立场和正确的政治方向，以保证学生工作。

档案管理向正确的方向发展。其次，档案管理人员要具有极高的综合素质。当前，随着学生工作档案管理。

信息化、现代化建设要求的不断加强，必然要求档案管理人员的知识面不能局限于档案工作本身，其更要掌握一定深度和广度的其他知识，具备完成档案管理工作的能力和促进档案事业不断发展的良好业务素质。实践中，学生工作档案管理人员业务能力的强弱直接关系到档案归档工作的质量。再次，高校要通过定期业务培训、专题业务讲座、参加业务研讨会等灵活多样的形式，有计划地对学生工作档案管理。

人员进行培训，从而不断提高他们的业务水平和工作能力。另外，档案管理工作连续性强，许多工作需要档案人员通过长时间的学习、积累经验，才能逐渐。

通过刻录光盘的形式对每年的纸质档案目录和电子。

档案进行保存，以确保学生工作档案的完整。第三，高校学生工作档案管理人员要利用文档一体化系统，改革传统的事后收集模式，在学生工作资料形成之时就收集第一手材料，这样做一方面能够对各学年的学生工作档案进行及时整理，另一方面又可以提高学生工作档案管理工作的制度化、标准化、规范化水平。

参考文献］适应、逐步完善。因此，高校必须保证档案工作人员岗位的稳定，积极解决他们在工作生活中遇到的实际问题，以使其能够安心本职工作。

四）完善软硬件设施，加强档案信息化建设。

档案信息的数字化和档案利用的网络化已成为我国档案事业发展的趋势。新形势下，随着高校招生规模的逐步扩大，学生工作档案管理的难度将越来。

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提高学生档案质。

府信息公开衔接问题的热点探析（ｊ］档案与建设，２ｏ

案。越大。为此，高校要完善档案管理的软硬件设施，而学生工作档案管理人员则要根据档案管理工作的客观规律进行科学管理，努力做到管理工作规范化、标准化、网络化。

首先，学生工作档案管理人员要通过计算机管理档案，这样做既简化了档案整理程序，又极大地促进了档案的开发和利用。其次，学生工作档案管理人员不仅要通过计算机对纸质档案目录进行。

分类存档，而且要对部分电子档案进行同步收集，并。

校学报，２０

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责任编辑芳晔。

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