本规定针对公司运营过程中一切纸质文件及电子文件的形成、收发、使用及保存制定。设计公司全体员工依照执行。
1、 文件。
1． 1一切工件的形成过程和结果都依据文件实施实现，并以文件记录。文件是工作的结果，也是工作的依据。
1． 2文件的要素。
---背景要素：包括**、依据、用途、目的、时间、归档隶属等。
---内容要素：文件所记录的对象信息。
---结构要素：文件要素内容的组织格式。
1． 3文件的分类。
---基本运营文件（营字）：包括以客户及其需求为中心的所有计划文件、实施文件和结果评价文件。
---基础管理文件（管字）：包括行政、人事、后勤、财务等支持系统的计划文件、实施文件和结果评价文件。
---制度文件（制字）：为规定管理操作面制订的管理规章。
---事务文件（事字）：就某件具体事务而制订的一次性文件。
---工具文件（具字）：为企业管理操作和业务操作提供支持的资料性文件。
2、 文件形成。
2． 1一切文件的命名都必须遵守前端控制原则。
文件命名的前端控制要素：
---文件所属类别。
---文件的制作地址（所属部门、制作人）
---文件保存地点。
2．2一切文件都必须经过审核批准程序方能生效。即文件必须的制作人、审核人、批准人的签字。
2． 3使用电脑制作的文件必须保存电子原稿，并保证存储路径清晰并公开，他人可查阅。手写文件必须字迹清晰、要素完整，有目录登记，查阅简便。
3、 文件的收发。
3． 1一切工作文件的收发都必须登记。（包括电子邮件、局域网及因特网**）
3．2一切收到的文件都必须登记目录、归档保存。
3．3一切发出文件的记录都必须分类归档保存。
4、 文件保存。
4． 1一切制度文件由公司综合部建档保存。
4．2一切项目文件由公司指定业务部门建档保存。
4．3一切基础管理工作文件由支持部门经理或主管人建档保存。
4．4一切部门工作文件由部门经理建档保存。
4．5一切个人工作文件由个人建档保存。
4．6工作文件保存依据文件命名要素建档。
5、 文件使用。
5． 1文件调用权限依管理级别设定。部门内调用由部门经理批准。部门间调用由总经理批准。各分公司间调用由公司总经理批准。
5．2一切文件调用都必须登记。
5．3公司将尽力采用电子数据库技术以方便文件的使用和保存。
6、本规定由公司综合部制订，报分公司经理审核，由总公司经理批准执行。
档案管理规定
一 档案库房管理制度。l 档案库房应由专人管理，其他人员不得擅自进入。2 档案库房应备有防火 防盗 防霉 防蛀 防虫 防潮 防高温 防鼠的基本设施。3 档案库房内禁止吸烟 生火。严禁将易燃 易爆物品及食物带进库房内或堆放在库房周围。4 经常检查库内电源线路及其它安全设施，及时排除各种隐患。5 按时测...
档案管理规定
文件编号 xxxx qg 2012 17 密级 普通秘密 机密 xxxxx 批准人 编制部门 企管部发布时间 201x年06月28日。1 目的。为了加强档案管理 收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，维护公司合法权益，根据 中华人民共和国档案法 结合我公司实际情况，制...
档案管理规定
4 3 立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。4 4 在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如 正件与附件，应正件在前，附件在后等。4 5 由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档...