一、档案管理员岗位职责。
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作。
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案汇总明细表》做好文件索引，以便查找。
7、档案室一周打扫一次，并且开窗通风一次。
二、档案管理细则。
一）档案分类。
1）档案质量。
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（2）立档。
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
3）密级。1、绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害2、机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。
3、秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害4、内部资料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害5、公开资料：公开有助于公司利益（4）分类。
公司档案按照部门分类，归集各部门的文件。大致分为以下几类：1、营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；2、凭证、账簿、银行资料、税务资料等；3、经营合同等；
4、出库单、入库单、商检单等；5、记录台帐、设备资料等；
6、原始记录、公司安全相关文件等（5）档案编号。
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记**目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记**目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
二）归档及保存年限。
1）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
2）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为2年，3年，5年，10年，15年，20年。
1、永久保存：
公司章程、合同②股东名册。
组织规程及办事细则④董事会及股东会记录⑤财务报表。
**机关核准文件。
不动产所有权及其他债权凭证⑧工程设计图⑨公司规章制度。
其他经核定须永久保存的文书年保存：
预算、决算书类②会计凭证。
三）档案日常管理。
1）借阅、查阅。
1、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人。
员不得随便进入。
2、查阅档案，凡查阅档案者必须办理查阅登记手续，查阅时需由档案员陪同。查阅后直接面还保管人员。
3、外单位查阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。
4、非党员不得查阅有关党内档案。
5、档案材料原则上不借出档案室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅，但时间不得超过一星期。
6、查阅、借阅档案时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。
7、因工作原因需要复印文件或摘抄文件时，需填写档案影印申请单。未经批准不得对档案进行影印、摘抄。摘抄的材料须用公文稿纸，不得摘在个人笔记本内。
8、查阅手续。
各部门经办人员因业务需要查阅档案，应去档案室填写《档案查阅登记簿》,经部门经理批准签字。由档案员陪同在档案室内查看文件资料，查阅完毕后立即归还档案员。
9、借阅手续。
公司档案原则上不得外借阅读，各部门经办人员因特殊情况需要借阅档案时，应填写《档案借阅登记簿》，经其分管领导签字同意后，档案员取出档案并清点数量交给借阅人。董事长、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
档案归还时，经档案员需要对档案进行清点核查，核查无异后，档案即归入档夹，在《档案借阅登记簿》上填写归还日期，取消借阅记录。
借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
2）销毁。1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。当档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》，并编制纸质和电子的《档案销毁清册》交办公室主任审核，报单位负责人批准并指定其监销人后方可进行销毁。
《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
3）移交。1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：
移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
4）保密。1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
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