1、 文件的收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司对内公开文件由主管负责起草打印，总经理审核签发。
3、 凡寄至公司的文件、传真等由办公人员签收并做好记录。
4、 机密文件由部门主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，并定期进行整理。
5、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需报总经理签字批准。
2） 档案管理。
1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目集中整理，并贴上标签。
3、 坚持平时归档与年终归档，定期归档与不定期归档相结合，对照编号，列出清单。
4、 档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续。特别是员工个人信息，公司**等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
5、 档案的接收移交必须要根据规定做好记录。
六、 保密管理制度。
1、严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密。
2、不得向其他员工窥探、过问非本人工作职责范围内的公司机密。
3、严格遵守文件（包括合同、传真、邮件、u盘）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机内的机密文件必须设置保密口令，并将口令告知总经理。不得带机密文件到与工作无关的场所。
4、机密文件、资料不许私自翻印、复制、摘录和外传。因工作需要须翻印复制时应经总经理批准后办理。不得在公开发表的文章中引用机密文件或资料。
5、会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事机构及有争议的问题。
6、调职、离职时，必须将自己经管的机密文件或其他东西，交至总经理，由总经理安排接手人员，切不可随意交给其他人员。
7、公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉或文件柜中。
七、 印鉴管理制度。
1、 凡持有公章、出具公函的人员，要加强对公章、公函的管理和使用。
2、 为个人加盖公章或出具公函必须经有关部门及领导许可，否则不得私自出具证明。
3、 凡具有法律效力的材料，必须报董事长批准并签署意见方可盖章。
八、 办公用品使用制度。
1、 所有的办公用品、办公设施，经总经理批准后，有后勤部统一购买，统一领用登记签名。因特殊情况急用没有登记的，事后要及时补上。
2、 任何人未经允许不得私自挪用办公用品。
3、 办公用品管理人员负责收发入职、离职人员的办公用品。
4、 管理员定期对办公用品进行盘点，核实库存，保证出入库等量。
九、 礼品管理制度。
1、 公司所有礼品、赠品、物品都要登记造册，统一由后勤人员入库保管。
2、 对入库的物品要认真分类进行保存，注明其名称、数量、保质期等，做到物品的完好无损。
3、使用前必须要申请登记，注明用途、数量、经手人等详细资料，对退回的物品要重新登记入库保存。所有手续必须做到准确无误，以备检查核对。
4、后勤物品保管人的责任要明确，做到专人专管，未经允许，不得擅自挪用或他用公司的物品，对已损的物品要登记，注明其原因和处理情况，发现违规问题要追究其责任。
5、 对由公司统一采购的物品，各店领取要有明细报表，交财务报账。对票据、印刷品、首饰盒、首饰袋等要提前预定，保证充足**。对淘汰的物品要提前汇报，做相关的处理。
6、物品的采购必须与后勤保管员的沟通才能订货，避免再次浪费。
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