关于电子档案管理问题的思考

摘要：本文从加强电子档案管理重要性入手分析，在此基础上强调了完善电子档案管理的措施和如何提高电子档案管理技能。

关键词：电子档案广利研究。

随着科学技术的进步与发展，随着信息时代的延伸与强劲，随着电子档案的生成和广泛使用，科学管理电子档案的问题，已被社会高度重视，专业专职人员必须全面准确，严格规范对电子档案的管理。

1 强化电子档案管理势在必行。

伴随着信息数字化的快速发展，电子档案已发展成了档案管理的重要形式，档案管理工作已逐步实现现代化管理，做好档案管理工作，尤其是电子档案的管理工作，一定要加强对档案的整理、归档、保护，要做到四个必须。

1.1 必须保证电子档案的完整性。电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制文、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。

而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息失散，造成档案不完整。特别是电子文件结构复杂，储存方式多样，也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系，管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

1.2 必须保证电子档案的原始性。电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。

比如纸质档案通过字体、印迹甚至字迹都有很强的原始性，而电子档案完全没有这种“原始记录”。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.3 必须保证电子档案的真实性。电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。

电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

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