第二章资产台账管理

发布 2022-07-14 14:05:28 阅读 3360

资产台账管理,是我们资产管理工作人员的主要工作之一,本系统的的台账管理与原来手工台账管理有许多类同之处,用户根据实际工作的业务理解,再结合本操作手册可很容易的进行资产台账的管理工作。

本系统提供了设置资产卡片项目,设置附属设备项目,设置资产卡片格式,历史资产卡片录入,资产卡片修改,资产台账查询,附属设备台账查询等管理功能模块,下面将一一讲解。

在“设置资产卡片项目”中,系统已给出了许多资产卡片中常用项目。卡片项目分为三类,分为必选项、可选项、自定义项。

必选项。必选项中的项目是系统给出的,不允许增加,删除,修改。“必选”的意思是指在设置资产卡片模板时,必须选入的项目。

可选项。可选项中的项目是系统给出的,不允许增加,删除,修改。 “可选”的意思是指在设置资产卡片模板时,可以选入的项目。

自定义项。允许用户通过自定义增加的资产卡片项目,用户可自由的增加,删除,修改。

注意:已使用过的卡片项目不可以删除。

双击[设置资产卡片项目]弹出图2-1

图2-1设置资产卡片项目。

在图2-1中,当光标的焦点在“必选项”和“可选项”时,界面上部的功能按键如:新增,修改,删除等等,是显示“灰色”状态,是不可编辑的,只有当光标的“焦点”在“自定义项”时,上面一排的工具按键上的字体才显示成黑色,此时,可进行“自定义项”的增加、修改、删除工作。

项目类型。自定义项的类型,系统提供了数字、字符、日期型,三种类型供选择。

操作。点击右侧的按键,在下拉项中有以上三种类型供选择,有鼠标右击选入即可。

项目长度。自字义项目内容所允许输入的长度。

操作。用鼠标右击可向上,下调整项目长度位数。

注意:当“项目类型”选择日期型时,项目长度不允许修改。

小数位数:当“项目类型”是数字型时,可设定项目的小数位。

操作:用鼠标右击可向上,下调整项目小数位数。

项目名称。手工输入自定义项的名称。

建议:输入的名称要和项目的内容相一致。

项目选择**。

用户自定义的项目具体内容允许手工输入,也允许从本系统的给出的各种字段类型中选择,点击“项目选择**”选择了系统所给出的字段后,用户在以后日常业务操作时,不需输入,只需通过项目输入栏右侧的选择即可。

操作。点击右侧的按键,弹出下图2-2。从图2-2中选择所需要的项目即可。

图2-2基础数据选择窗口。

注意:只有“项目类型”是字符型时,点击右侧的按键才会弹出图2-2,否则按键是呈“灰”不可编辑状态。

项目选择**是否必须为最底层。

当项目是通过“项目选择**”输入,而所选择的“**”有层次时,通过“项目选择**是否必须为最底层”可设置是否允许选择非底层。

操作。用鼠标右击或即可。

增加自定义项目。

操作。用鼠标右击“自定义项目”,此时“自定义项目”呈反向显示,然后右击左上角的 ,此时界面右侧的各项目呈“可编辑“状态,通过前面介绍的方法录入即可。

修改自定义项目。

操作。用鼠标右击“自定义项”下要修改项目,此时项目呈反向显示,然后右击左上角的 ,此时界面右侧的各项目呈“可编辑“状态,通过前面中介绍的方法修改即可。

删除自定义项目。

操作。用鼠标右击“自定义项”下要删除项目,此时项目呈反向显示,然后右击左上角的即可。

注意:已使用过的自定义卡片项目不可以删除。

在一些大型的固定资产中,往往有许多附属设备,它在价值管理上是固定资产的一部分,可实物管理又相对的独立,可和固定资产主体相分离,有独立的使用功能,因此,在实际工作有必要把固定资产的附属设备单独列出来。

双出[设置附属设备项目],弹出图2-3

图2-3设置固定资产附属设备项目。

操作(略,同设置固定资产卡片项目)

在实际的业务中,不同类别的资产会使用不同样式的固定资产卡片,卡片上的项目除系统必须项外,其余的项目可能会不一样,用户使用[设置资产卡片格式]模块,可为不同类别的固定资产设计不同样式的资产卡片。

双击[设置资产卡片格式],弹出图2-4

图2-4设置固定资产卡片格式。

新增资产卡片模板。

操作。点击图左上侧的弹出图2-5

图2-5录入卡片模板名称。

模板名:手工输入模板的名称。

默认模板。当某类资产在“资产分类设置”中没有设置对应模板时,这类资产卡片便用被设置为默认的模板。

操作。在左侧的中,有鼠标右击打上钩即可。

输入完以上内容后点击【确定】即可保存并退出,否则点击【取消】。

当点击【确定】后会出图2-6

图2-6定义资产卡片界面。

在图2-6的左侧列出了固定资产的所有项目,其中带有“*”号的是必选项。

选择项目的方法:用鼠标左键,点击所要选择的项后不放,移动鼠标把所选的项目拖进“界面模板”的相应位置。

增加卡片标题的方法:用鼠标左键点击左上角的 ,移动鼠标到“界面模板”相应位置,再点击一下鼠标右键,会出现标签,双击标签,弹出图2-7

图2-7 设置卡片标题。

在2-7中,可录入“标签内容”,并进行边距的设置。

点击【字体设置】,弹出图2-8

图2-8设置卡片标题字体。

利用其中的各功能选项,可对标题的字体进行设置。

利用“读取默认界面”设置卡片。

在本系统的数据库中,有几种已设置好的卡片模板,用户可以直接读出使用,或在其基础上修改。

操作。点击图2-6左上角的【文件】 【读取默认界面模板】,弹出图2-9

图2-9选择卡片模板。

在图2-9中选择一个卡片(例如:0001)模板后点击 ,弹出图2-10

图2-10 资产卡片模板。

图2-10就是一个系统内存在的资产卡片模板,用户还可在其基础上修改调整卡片模板内各卡片项目的排列。

当把所需的项目全部拖进模板后,就要进行各项目的大小调整,排列对齐。

操作。按住鼠标左键不放,选择要对齐的卡片项目,此时会出现一个黑框,见图2-11,松开左键,框内的项目即被选中,然后在选中的区域内双击左键,会弹出图2-12

图2-11选择排列项目。

在图2-12中可对所选择的项目进行对齐,排列。

2-12项目排列设置。

进行完以上的所有工作后,点击图2-6上部即可保存,退出。如不想保存点击 。

设置附属设备。

设置固定资产附属设备的卡片记录。如果固定资产有附属设备,那么在设置资产卡片项目时需把图2-6中的“设置附属设备”拖到资产卡片中去,如图2-13

图2-13设置附属设备。

其“附属设备设备”中的内容,格式的操作如下:

选择某一张卡片后,点击图2-4上方的 ,即弹出下图2-14

2-14设置附属设备内容,格式。

图中已有部分列表项目,如想修改,有鼠标左键双击2-14图内容中的任一处,弹出图2-15

图2-15附属设备列表编辑。

在2-15图中可增,减列表项目,然后点击【确定】即可。

修改图2-14中列的宽度:

把鼠标移到2-14中的区域内,单击鼠标右键,弹出图2-16

图2-16设置列宽度。

移动鼠标当“拖动改变列属性”呈上图般的反向显示时,单击右键,然后就可以按住鼠标左键调整列的宽度了。

设置卡片显示方案。

在本系统中,每一项固定资产只有唯一的一张卡,这张卡片上记录了关于本资产的所有信息,有资产价值信息,技术参数信息,而资产管理的不同部门所关注的资产项目是不同的,例如:财务部门关心的是它的原值,月折旧额,折旧方法等等,而生技部门关心的是它的使用状态,技术参数等,所以为了工作方便以及工作保密的需要,应对不同的卡片使用者显示不同的卡片项目,本系统提供了这种功能。

点击图2-4右下角的 ,弹出图2-17

图2-17设置资产卡片显示方案。

点击【增加】,弹出图2-18

图2-18输入卡片显示方案。

摘要:手工输入。

建议:输入不同部门或岗位的显示方案名称。

默认显示方案:当“选择参与人员”中没有某人员时,该人员自动选用被设为“默认显示方案”的显示方式。

然后点击【确定】即可。

选择参与人员。

选择本显示方案的的参与人员。

操作。点击【选择参与人员】,弹出图2-19

图2-19 选择参与人员。

从图2-19中选择本显示方案的参与人员。

设置卡片显示属性。

选择本显示方案中,哪些卡片项目可以在业务流转被编辑,哪些只读,哪些被屏蔽。

操作。点击【设置卡片显示属性】,弹出图2-20

图2-20设置卡片显示属性。

在图2-20中,用鼠标右击选择相应的方框即可。

修改资产卡片。

修改卡片名称。

选择要修改的卡片后,单击右键,弹出图2-21

图2-21修改卡片名称。

选择“重命名”后,单击,弹出图2-22

图2-22修改卡片名称。

模板名:手工输入。

然后点击【确认】即可。

修改卡片内容。

操作。略 (同增加卡片)

注意:已使用过的卡片尽可能不要修改,否则可能产生数据错误。

删除卡横板片。

操作。选择要删除的卡片模板,单击【删除】会弹出图2-23

图2-23删除卡片单击【是】即可。

用户在使用本系统之前已有了许多固定资产,所以在第一次使用本系统时,需要把以前的资产录进去。在“历史资产卡片录入”中输入的资产,在输入的当月会照样计提折旧。而“历史资产卡片录入”功能也只有第一次使用本系统时才使用,当利用本系统计提过一次折旧后,“历史资产卡片录入”禁止使用。

双击“历史资产卡片录入”弹出图2-24

图2-24历史资产卡片录入。

增加历史资产卡片。

操作。先用鼠标左键单击图2-24中要增加的资产所属的类别(必须是最底层),然后点击图2-24左上角的【增加】,弹出图2-25

图2-25录入历史卡片。

在图2-25中录入相应内容,如要录入附属设备的资料,点击图2-25右下角的【附属设备设置】弹出下图2-26

图2-26附属设备设置。

同样录入内容,然后点击【确定】即可。

注意:录入卡片时必须把属于“必选项”的项目全部录入。

如果所选的资产类别在“资产分类”中没有设置卡片模板,系统将调用“默认模板”

修改历史卡片。

操作。略(同增加历史卡片)

注意:使用过的历史卡片不能使用本功能。

删除历史卡片。

当用于操作失误等原因需要对资产卡片进行删除。

操作。先在图2-24中的卡片显示栏先中要删除的记录,然后点击上面的【删除】即可。

注意:已使用过的历史卡片不能被删除。

导入excel

本功能是用户第一次开始使用本系统时,对之前大量的excel格式的资产卡片进行集中导入提供的功能。

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