财务工作流程及规定。
一、挂账程序
1、人工费:挂账程序上接预算科审计手续,下传副经理、总经理、董事长处审批后挂账,必须先报审计科审计,由审计人员填写审计单后到财务办理挂账手续,具体由挂账人登记挂账记录,会计审核并填写挂账审批表附件为合法的发票、经审计的工程量审计单、料单、合同复印件等能够体现工程造价的详细资料,财务经理签字后,交主管经理签字,报总经理、董事长签字批准后方可挂账。预支人工费,必须由项目经理提前两天报计划,经分管经理、总经理、董事长审批以报表形式递交财务科,不报计划不审批者不予支付。
2、材料费:持签字齐全的发票、收据和料单财务科挂账,由会计负责监督客户登记挂账记录,审核单据并填写挂账审批表,交财务经理签字后,交主管经理签字,报总经理、董事长签字批准后方可挂账,支付材料费,必须由采购部提前两天报计划,经总经理、董事长审批以报表形式递交财务科,不报计划不审批者不予支付。
3、挂账过程中,财务人员要认真负责细心审核,凡不符合规定的一律不予办理,由于审核人员失误,造成的经济损失,追究审核人责任,并每次乐捐50元,财务经理负连带责任,每次乐捐50元。
二、付款程序。
所有付款必须遵循先审批后付款的模式,做到先请示后汇报。
1、备用金:有业务需外出借款,经办人必须填写因公业务借款单,由借款人签字,财务经理、分管经理签字,报总经理签字批准后,出纳方可支付,出纳应设置台帐备查。对于单笔金额较大超过(1000元)的,必须提前1天报计划,未报计划财务资金不足造成的业务耽搁、经济损失,全部由业务经办人承担责任。
2、个人借款:个人借款必须由借款本人填写借款单,借款单必须注明借款用途及借用期限,财务经理审核签字,报总经理签字批准后,出纳方可支付。公司内部员工借款,除提前归还的外,在工资发放时由会计主管扣回,公司外部个人借款,出纳应设置台帐备查,于到期日前2天追要,提前1天向财务经理和总经理报告。
3、费用报销:业务经办人持购物发票到对应科室,由对应科室审核开具料单,工地报销单据先到工地保管处开具料单,由经办人填写付款审批单并签字交财务经理处,由财务人员负责签完手续,分别由财务经理、分管经理签字,报总经理签字批准,时间分别为财务经理处一天,分管经理处一天,总经理处三天,领款人签字后出纳方可支付。对已报销但以后能**的款项,出纳要设置备查账簿进行登记,要注明经办人、发生项目、支出金额及回款大体日期,要经常提醒督促经办人**款项,以免给公司造成损失。
4、应付账款:
客户来领已挂账款,属于公司挂账的必须提供相应的财务收据,并附公司业务委托书,属于个人挂账的必须由客户本人填写领款单,到采购部经理处提交手续,由采购部跑完拨款手续,通知拨款单位或个人到财务科领款,拨款手续由会计主管进行核对,交财务经理审核签字,报总经理签字批准后,出纳方可支付。
5、预付账款:客户必须持正式收据,签定的合同、协议原件和复印件到财务科,提供与收据、合同或协议相符的收款帐户资料,由出纳对客户提供的收据及资料进行审核,交财务经理审核签字,报总经理签字批准后,出纳方可将款项汇出。公司员工预付账款必须提供对方单位正式收据,特殊情况(客户不能来或资料不全等),必须经总经理特别批准。
6、属工商、税务、财政、审计、统计、民政等**部门及银行等金融部门发生的税、费、利息支出,先由财务科完善手续,报总经理签字批准后统一缴纳。
财务人员要对原始凭证认真负责细心审核,由于疏忽大意、玩忽职守造成款项支出形成损失的,先由责任人先赔偿,并每次乐捐50元,财务经理负连带责任,每次乐捐50元。
三、收款程序。
财务科是公司法定收款部门,其他任何部门和个人都无权向客户收款,如有特殊情况代为收款,应于收款的当天上交财务科入账。
1、房租、水电费:由出纳每月10日前收取公司房租、水电费,及时登录房租、水费、电费管理簿。
2、保证金:施工单位投标前3天,必须按公司规定交纳投标保证金,保证金存入公司帐户后,由出纳根据银行存款凭证开具收款收据,中标者保证金纳入公司管理,未中标者,出纳按公司应付款形式在一定时间内办理付款手续后付出。
2、工程进度款:项目经理对工程施工进度进行不间断跟踪,及时收取工程进度款,工程竣工后,及时追要余款,如需财务配合对账、开具发票等手续的,财务应积极配合提供,由于催款或手续不及时造成回款缓慢或滞后的,项目经理及财务经办人每次乐捐100元。
3、应收账款:应收账款已纳入财务日常管理,要求会计根据实际情况建立应收账款明细台帐,及时追要欠款,收回款项及时交出纳存入银行帐户,每月整理一次应收账款台帐,每季度清理一次应收账款帐户,财务人员与项目负责人配合,每年至少要与客户对账一次,做到账账相符,账款相符,发现问题及时向总经理汇报。
财务人员按照各自分工及时收取公司各种款项,由于责任心不强造成款项耽搁形成损失,先由责任人赔偿,并每次乐捐50元,财务经理负连带责任,每次乐捐50元。
四、报表管理。
1、现金收支**表、银行存款**表:出纳负责当日下班前编制完成,交各财务经理签字后,于次日8点前报总经理。
2、资产负债表、利润表月报表:会计负责每月最后一天下班前编制完成,交财务经理审核签字后,于次日8点前报总经理。
3、税务局纳税申报表:会计负责每月10日前通过网络系统申报。
4、建设局月报:会计负责每月7日前通过网上快报系统上报。
5、统计局季报:会计负责每季度最后一个月底将报表编制上报。
6、银行对账单余额调节表:出纳负责根据银行日记帐、银行对账单核对,找出未达账项,每月5日前编制完成。
以上报表财务人员要认真负责按时编报,一般情况下(特殊情况、非公司因素除外)迟报、漏报,每次责任人乐捐50元,财务经理负连带责任,每次乐捐50元。
五、印章管理。
为进一步做好公司的印章管理工作,使之更加规范化、制度化,提高办公效率,就印章使用和管理做以下规定。
1、公司印章由财务指派具体人员负责掌管,任何人不得私自用章。盖章前必须先申请,按审批表程序办理好手续,经总经理批准后方可盖章,加盖完印章后需在《盖章记录》进行详细登记。
2、如需借章外出办理业务,应提前与财务科报计划,由用章当事人填写《借章或用章申请表》,按审批表程序找相关负责人签字后方可提章,用完后及时交回并填写交章时间。
3、盖章的文本字迹必须清晰、正确,不得涂改,印章必须跟落款名称相符,盖章必须端正清晰,如需签名盖章,必须遵循先签名后盖章的原则。
4、不得在空白凭证、便签上加盖印章,一般情况不准带章外出,如特殊原因需携带印章外出的,必须写出书面申请,确定用章部门、用章事由、经办人、交回时间等,经总经理批准后方可带出公司,印章领用、交回要做好记录。
5、公司机构如有变更或注销,应停止使用其印章,若机构变更需重新刻制新印章的,应报有关部门批准后方可刻制使用,原印章上缴。
6、印章管理人员如有工作变动,应及时上缴印章,与重新确定的印章管理人员办理印章交接手续,不得私自转交他人。
2024年2月22日。
2019财务管理规定
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