会计档案管理制度

总则。为了建立会计档案的立卷、归档、保管、移交、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防会计数据毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》及《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本制度。

第一章会计档案范围。

会计档案是指在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

下列会计档案应当进行归档：

(一)会计凭证类：原始凭证、记账凭证。

(二)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿。

(三)财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

四)其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料等。

第二章会计电子档案。

内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案，遵循以下管理办法：

(一)形成的电子会计资料**真实有效，由计算机等电子设备形成和传输，接收电子会计档案时，应当对电子会计档****性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收；

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第三章会计档案管理总原则。

一)会计人员应按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

二)会计档案的保管，原则上应当保持原卷册的封装。档案存放做到“八防”，即：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强磁场、防冻。

三)当年形成的会计档案，可由财务部临时保管一年，再移交档案室保管。财务部临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。

(四)立卷归档的会计凭证、账簿、报告(报表)及其他有关会计材料必须要完整、准确、组卷要整齐、规范，并按档案分类顺序编号。会计档案的保管设备及档案装具要符合国家要求。

(五)会计档案借阅，会计档案的查阅或者复制，需办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，应保持会计档案的完整性。

六)依据《会计档案管理办法》，明确会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。档案种类及其对应保管年限参照下表：

企业和其他组织会计档案保管期限表。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第四章会计档案借阅的批准权限。

一)内部员工借阅会计档案，需填写《财务档案借阅登记表》须经财务总监审批，方能由档案管理人员接待查阅。

二)外单位人员因公需要要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务总监同意后，方能由档案管理人员接待查阅。

(三)会计档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出档案室外，须经财务总监批准，并限期归还。

第五章会计档案移交。

如果会计档案保管人员有变动，必须办理移交手续。编制会计档案移交清册，在交接时移交人与接替人按会计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交其文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第六章会计档案的销毁。

一)保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1、档案保管人员应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，由档案管理人员提出销毁意见，经财务总监审查，总经理批准后执行。

2、会计档案销毁前，会计档案保管人员应编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

3、档案管理人员负责组织会计档案销毁工作，并与其他管理机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司主管领导。

2)计档案保管期满时，但有未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷保管，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。与正在建设项目有关联的会计档案，保管期满也不得销毁。