第一章。目的。
第1条。为科学地保管和高效地利用客户档案资料，提高客户档案立档工作质量，为档案管理工作提供依据，特制定本制度。
第2条。本制度适用于招商运营部以及下属部门资料的收集、归档、建档，以及资料的日常管理工作。
第3条。客户资料管理的职责分工如下。
1.招商运营部负责编制客户档案管理制度，并监督执行。
2.客户信息管理人员负责客户信息资料的收集、整理、归档、建档，以及资料的日常管理工作。
3.招商人员、运营人员以及营销人员负责客户信息资料的收集、记录工作，并在规定时间内将客户信息资料提交给客户信息管理专员。
第二章。客户资料的立档工作。
第4条。客户资料的内容。客户资料包括“客户基本资料表”、“意向书”“协议书”“合同(合同原件及时送往档案室封存，本部门留存合同复印件)”等。
第5条。客户资料信息的**。由于客户资料由多个部分构成，所以不同的信息由不同的部门负责提供。
第6条。客户信息的归档程序。新收集的客户信息资料应及时归档，归档程序如下所述。
1.对客户信息进行鉴别，看其是否符合归档要求。
2.按照客户信息的属性、内容，确定其所归属的资料。
3.在信息目录上写明信息材料的名称及有关内容。
4.将新客户信息资料放到指定位置，以方便查找。
第7条。归档的资料必须按年度立卷。下属部门在工作中形成的各种有保存价值的资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第8条。客户的基本信息主要包括客户名称、法定代表人、地址、邮编、**、传真、注册资本、经营规模、经营范围、经济实力、客户与企业的主要业务来往记录等。
第9条。资料质量总要求。保持文件之间的有机联系，遵循文件的形成规律和特点，方便保管和利用。
第10条。归档资料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。
第11条。在归档的资料中，应将每份文件的正本与副本、**文件与原件、请示与批复、多种文字形成的同一文件放在一起，不得分开。
第12条。普通文件应合一立卷，绝密文件应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
第13条。不同年度的资料一般不得放在一起立卷，但是以下情形需要特殊处理。
1.跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。
2.没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划在针对的第一年立卷。
3.跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。
4.跨年度的会议文件放在会议开幕年。
第14条。客户档案资料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依以下次序排列在一起。
1.批复在前，请示在后。
2.正件在前，附件在后。
3.印件在前，定稿在后。
4.其他材料应依其形成规律或特点进行排列。
第15条。客户资料应按排列顺序依次编写页码。
第16条。永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。
第三章。客户资料的保管工作。
第17条。客户资料的保管要做到“四不”，即“不散、不乱、不丢、不坏”。
第18条。为确保客户资料的完整和安全，必须对客户资料进行检查与核对。
第19条。客户资料检查与核对工作要定期进行，检查的内容既包括对客户资料保管的环境进行检查，也包括对客户档案材料本身进行检查。在下列情况下，也要对客户档案材料进行检查与核对。
1.对有些档案发生疑问。
2.发生突发事件之后，如文件被盗、遗失或发生火灾。
第20条。客户资料的保管、保密工作，严格按照下列要求进行。
1.资料室配备必要的防火、防潮器材。
2.设专人负责客户档案的保管工作，配齐必要的存档设备。
3.资料室、资料柜应保持清洁，不准存放无关物品。
4.任何人不得擅自将客户资料带到公共场合。
5.客户资料保管人员离开时关灯关窗，锁门。
6.无关人员不得进入资料室。
7.资料室内严禁吸烟。
第21条。要对客户的资料(包括资料的数量、资料的收集补充情况、资料的整理情况、资料的保管和利用情况、库房的设备情况、资料工作人员情况等)进行严格统计。
第四章。客户资料的使用与销毁规定。
第22条。客户资料的使用。各部门以及下属部门与客户间的重大事项，均须报告招商运营部经理(除该业务保密外)。
第23条。如果需要查阅客户档案，应按以下手续进行。
1.由申请查阅者提交查阅申请，在申请中写明查阅的目的的对象、理由、查阅人概况等。
2.由申请查阅者所在部门负责人签字。
3.由资料保管部门对查阅申请报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则予以批准。
第24条。客户资料外借时，须履行如下手续。
1.借档部门提交借阅申请，内容与查阅申请相似。
2.借档部门负责人签字。
3.资料保管部门对借阅申请进行审核、审批。
4.进行借阅登记，把所借材料的名称、份数、借阅时间、理由等填写清楚，并由借阅人员签字确认。
5.归还借阅材料时，应及时在外借材料登记表上注销。
6.如摘抄可以解决问题的，尽量减少外借，以减少文件资料丢失和磨损。
7.外借时限不得超过5个天。
第25条。销毁客户档案应履行如下手续。
1.超过保存期限的档案，由资料管理人员登记造册，经招商运营部经理和资料形成部门领导共同鉴定，按规定销毁。
2.经批准销毁的档案可单独存放半年，经验证确无保留价值时再行销毁，以免误毁。
3.销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将待销毁的文件另作他用，或作废纸**。文件销毁后，监销人应在销毁登记表上签字。
第五章。附则。
第26条。客户档案的修改、更新。客户发生重大变动事项时，应及时修改客户档案资料；客户与本企业的业务交往、客户的年度业绩报告、财务状况报告应及时更新。
第27条。本制度由招商运营部制定、修订和补充。
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