第一节、管理文件收集、归卷、立卷、保管与借阅。
一、管理文件收集、归卷，由各部门专（兼）职文书按照公司《档案管理》制度要求负责执行。
二、管理文件立卷、保管与借阅，由档案管理员负责统一规定和管理。
三、文件收集。
一） 坚持部门收集管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
二） 凡本公司印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、**文件含被**的原件）一律由行政中心统一收集管理。
三） 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集文件，会议文件由会议主办部门收集文件。
1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级部门召开的会议等公务活动的相关人员，必须将会议的主要文件资料向档案管理员办理移交手续。
2、公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案管理员办理移交手续。
四）收集范围。
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、 会议简报、会议记录等。
2、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。。
3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、本公司的请示与上级部门的批复。
5、本公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。
7、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、福利、待遇、个人档案等文件材料。
9、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、**、录音、录像等。
五）各部门在收集文件材料时，要采用随时收集；档案管理员于每一个季度末，到部门专（兼）职文书人员处集中收集文件材料。
四、文件归卷。
一）各部门都要建立健全平时归卷制度。
二）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
三）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
四）专（兼）职文书人员在归卷文件材料时，必须按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
五）专（兼）职文书人员和档案管理员，在收集文件后，都必须及时进行归卷。
五、文件立卷。
一）为了规范统一立卷，保证案卷质量，立卷工作由相关部门专（兼）文书员配合，档案管理员负责组卷、编目。
二）案卷质量总的要求是：遵循文件的形式规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
三）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
四）在归卷的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、 **文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；保密文电单独立卷。
五）不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷； 跨年地的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
六）卷类文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特定，应保持文件之间的密切进行系统的安排。
七）永久、长期和短期案卷必须按照规定的格式逐渐填写卷内文件目录。
八）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
九）案卷封面填写、装订、排列见公司《档案管理》制度。
六、保管。一）归卷的文件材料根据其内容分别由文件存放的相关部门专（兼）职文书负责， 完成分类、整理、加工、保管、划分保存时间等工作。
二）档案室文件，由档案管理员负责文件的分类、整理、加工、保管、划分保存时间等工作。
三）保管条件：应有专用档案柜、档案装具、做好七防工作（防潮、防火、防霉、 防虫、防光、防盗、防鼠）。
七、借阅。一）库存档案应作为历史的凭证、现行的依据、决策的参考。
二）借阅的文件必须在规定时间阅完，并在下班前交回档案室。
三）保密文件借阅，参照公司《保密制度》执行。
八、电子文件收集、归卷、立卷、保管、借阅参照纸质文件管理。
重庆齐彩办公用品****。
二○一三年四月二十三日。
档案管理制度 试行
拟制何宏伟审核。易小兵批准陈振兵。共9页。档案管理制度 试行 1 目的。分发号实施日期。第a版第0次修改。2008 5 27编号gl ly01 0020 规范公司档案的管理，确保公司档案的安全性 完整性 适用性。2 适用范围。适用于公司各类档案管理及子公司技术 工程发等重要档案的管理。3 职责。3....
设备 档案管理制度 试行
密级 无分类号 g10 编号 玉 司字 2019 58号版本号 001 天然 股份 分公司规章制度。r yoc 007 2019 设备资料 档案管理制度 试行 2019 03 21发布 2019 03 22实施。天然 股份 分公司规章制度。设备资料 档案管理制度 试行 第一章总则。第一条为加强公司设...
人事档案管理制度 试行
一 目的。为将人事档案管理工作制度化，规范化，并维护人事档案材料完整的完整性 可用性 保密性等特制订本规定。二 适用范围。适合集团各职能部门和各分子公司。三 职责。1.集团人力资源招聘部负责制订人事档案管理制度并监察实施 2.各单位人事部门负责各单位人事档案管理 3.特殊档案由各对应部门单独建档并管...