拟制何宏伟审核。
易小兵批准陈振兵。
共9页。档案管理制度（试行）
1．目的。分发号实施日期。
第a版第0次修改。
2008-5-27编号gl/ly01-0020
规范公司档案的管理，确保公司档案的安全性、完整性、适用性。2．适用范围。
适用于公司各类档案管理及子公司技术、工程发等重要档案的管理。3．职责。
3.1公司档案室是公司档案管理的专门机构，负责对公司档案、对各部门的档案管理工作进行指导、检查。
3.2各部门设立一名兼职档案管理员负责本部门内部档案的积累、整理和按时向档案室移交归档工作。
3.3财务部负责财务档案的管理。4．文件内容。
4.1本制度所称的公司档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、实物等不同形式的历史记录。
4.2公司档案分一级档案和二级档案，一级档案为公司级档案，二级档案为部门级档案。4.2.1一级档案主要包括：
4.2.1.
1行政类：公司开办、变更的申请、审批、登记、注册资料、企业章程、各种证照。4.
2.1.2技术工程类：
基础设施红线图、设计图、竣工图纸；技术工程竣工图纸及文件材料；技术研究资料、技术引进资料、技术改造资料、技术转让资料等方面的文件材料。4.2.
1.3项目申报资料。
4.2.1.4商务类：以公司名义对外签订的合同、协议等文件材料；投资各方签订的合同、协议等文件资料。
4.2.1.
5企业管理类：红头文件、公司所有规章制度、公司规划、计划、总结、公司级会议纪要、公司重要通知通报、目标责任书、企业管理的各种计划、统计报表、分析活动形成的文件材料。4.
2.1.6人事资料类：
人事报表、奖惩通报、工资表、部门及部长助理以上人员绩效考核资料等。4.2.
1.7信息类：法律事务、风险案件方面的文件材料；情报信息和专利类文件材料。
4.2.1.
8外来文件资料：**或其他组织颁发的各种证书、奖牌；外来重要文件资料。4.
2.1.9其它具有利用和保存价值的文件、**、录音、录像等。
4.2.2二级档案的归档范围主要包括：
各部门内部的重要业务资料，如员工绩效考核表、员工档案、培训档案、部门计划、总结、纪要、记录、单据、报表、业务统计资料等。4.3档案的管理。
4.3.1为了既保证档案系统完整与安全，又便于档案调阅与利用，公司实行档案集中管理与各直属。
部门、各子公司分散管理相结合：一级档案由总部档案室负责管理（各子公司由各子公司管理）；二级档案由各部门负责管理，员工绩效考核表、员工档案、培训档案由人力资源部负责管理。4.
3.2公司档案的归档。
4.3.2.
1当年档案原则上应在下年度6月30号之前向公司档案室移交完毕。对于专业性、机密性强的文件，如员工档案、财务档案等，为了便于工作和查阅，可由部门提出申请，报分管领导批准后，延长归档时间，但各部门必须按照公司档案管理制度对档案进行管理，年末需向公司档案室提交详细的档案目录。技术档案（含工艺、工装与受控文件等）移交各子公司档案室。
4.3.2.
2凡已办理完毕的具有保存价值的公司级文件资料，如各种公司级会议纪要决议；红头文件；外来文件；公司专利资料；对外申报资料；试（实）验记录及报告；法律事务方面资料；相关证照及资料；出差报告等均应在相关工作处理完毕后三个工作日内由经办人或兼职档案管理员将原件递交档案室立卷归档，本部门留存复印件，其中试（实）验记录及报告移交各子公司档案室；公司奖惩通报、公司计划总结等资料均应在下年度6月30日之前递交档案室立卷归档。
4.3.3归档文件材料应当参照国家有关档案管理标准和规范进行科学分类立卷，编制档案目录及必要的检索工具，以便查找利用。
4.3.4档案室或兼职档案管理员在办理档案移交时，须按以下几点原则点收：4.3.4.1检查归档文件资料是否完整；
4.3.4.2与文件资料无关的其他物品应立即退回经办部门或经办人；4.3.4.3文件资料是否清理整齐并分类装订；
4.3.4.
4文件资料的归档手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门或经办人（填写详细的移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的文件可适当增加份数。）4.3.
5档案的保管。
4.3.5.1档案室应安装必要的防护装置，确保档案的安全。
4.3.5.
2加强对永久、长期档案保管工作应做到“四不”“七防”：不散（不使档案分散），不乱（不使档案相互混乱），不丢（档案不丢失泄密），不坏（不使档案遭到破坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防烂、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对已破坏的档案应及时修补。
4.3.5.
3档案室工作人员要经常检查室内水电及相关设备的完好情况，并及时消除隐患。4.3.
5.4及时投放杀虫、灭鼠药剂，密封档案室，配备窗帘，加固门窗，确保档案的安全。4.
3.5.5档案室内箱柜排列要科学有序，避免阳光直射。
档案室内箱要保持清洁卫生、通风良好，定期消毒，档案室严禁存放杂物。
4.3.5.
6定期对档案进行检查、清理、核对工作，做到账物相符，对破损档案及时进行修补和复制。4.3.
5.7发现异常情况，要做好检查记录，并根据情节轻重边报告边采取有效措施加以制止，控制蔓延。
4.4根据档案的保存价值和国家有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具有长期考查利用及研究价值的档案做永久保存；在一定时期内有查考利用价值的档案。
做长期或短期保存，短期时间为3至15年，长期时间为16-50年。受控文件的保存按文件控制程序中的规定进行保存。4.4.1 需永久保存的资料：
4.2.1.1行政类文件资料及专利、**或其它组织颁发的证书、奖牌、奖励等。
4.4.2需长期保存的资料：
4.2.1.
2技术工程类资料、4.2.1.
3项目申报资料、财务档案、员工档案；红头文件、企业标准；（试）实验报告及记录；公司宣传**资料及其它有保存价值的文件资料；情报资料；工资表；法律事务方面资料等。
4.4.3 需短期保存的资料：4.2.1.5企业管理类中大部分资料、4.2.1.6人事管理类中大部分资料以及各种外来文件等。
4.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和总经办主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。4.6档案的利用4.6.1档案的内部利用。
4.6.1.
1总部员工因工作需要借/查阅档案的需填写《档案借阅申请单》和《档案查阅登记表》。如需要借/查阅本部门业务工作范围内的档案由部门负责人和总经办负责人批准后方可借阅，并限期归还。如需借/查阅非本部门的重要文件和有密级的档案，需经本部门负责人、原形成档案的部门领导、总经办主任批准，方可借/查阅。
4.6.1.2子公司员工因工作需要借/查阅档案资料的由子公司总经理、档案形成部门领导、总经办主任批准后方可借/查阅。
4.6.1.
3档案借阅时间一般为十天，如延长借阅，需办理续借阅手续，续借累计不得超过两次。4.6.
1.4档案的借阅者应负责所借档案的完整和安全，必须严守机密、爱护档案，不能私自拆卷、抽页、批注、损坏、复印、修改、涂抹、拆取、损毁档案，同时不得转借他人。如经发现上述问题，总经办将参照公司《奖惩条例》给予当事人以处罚。
4.6.1.5借阅档案妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量及其性质的严重性，给予罚款，参照公司《奖惩条例》处罚。4.6.2档案的外部利用。
4.6.2.1档案主要供公司内部利用，一般不外借。情况特殊下，外单位人员查看档案需持介绍信，并经总经办主任批准，方可查阅无密级档案。
4.6.2.2因业务需要，外单位如需借阅公司图纸、技术资料，需经相关业务部门提交申请报告，报总工程师批准，方可办理借阅手续。
4.7特殊情况需要复印档案资料的，分别按借阅程序办理相关手续。4.8档案的销毁。
4.8.1档案的销毁，可由各部门兼职档案管理员提出申请，但应当在档案室指导下进行。
对国家和社会具有保存价值的档案不得销毁，确需销毁的，要编制清册，由档案室管理员登记造册，经总经办主任和档案形成部门领导共同签字，报各部门分管领导和总工程师批准后，方可销毁。受控文件的销毁按文件控制程序中的规定进行销毁。
4.8.2经批准销毁的档案，可单独存放三个月，经验证确无保留价值时，再进行销毁以免误毁。
销毁文件必须在指定位置进行，并由公司分管领导或总经办主任派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸**。文件销毁后，监销人应在销毁记录上签名。
4.9档案室管理员丢失或擅自泄露档案机密，应根据情节轻重，给予参照《奖惩制度》处分，直到依法追究法律责任。
4.10档案室管理员调离，应由总经办主任监督办理，档案交接之后，方能调离。4.11子公司的档案管理。
4.11.1各子公司分别制订《档案管理规定》，并指定具体部门和人员（专职或兼职资料员），负责对本单位相关文件材料的收集和整理。
确保应立卷归档的文件材料齐全完整。4.11.
2各子公司需在下一年7月30日之前向总部提供以下档案清单：4.11.
2.1基础设施红线图、设计图、竣工图纸。
4.11.2.2技术研究资料、技术引进资料、技术改造资料、技术转让资料。4.11.2.3技术工程竣工图纸及文件材料。
4.11.2.4技术档案（含工艺、工装与受控文件等）、试（实）验记录及报告的档案。4.11.2.5体系文件、管理制度、环境评价、安全评价、消防评价资料。
4.11.3各子公司对本单位分管的档案要进行有序管理，以便本单位和总部随时查阅、调用。
5．引用文件无6．记录《借阅申请单》《档案资料销毁清单》《档案资料销毁审批表》《档案移交清单》《档案查阅登记表》7．其它。
本制度由总经办负责起草和归口管理并负责解释。
附表。文件编号： gl/ly01-0020（j1）借。阅。
申。请。
单。归档号：
第a/0版。
借阅文件名称（□秘密 □机密 □绝密）：
借阅目的：借阅人：部 /借阅时间：年月日至年月日。
借阅人所在直属部门/子公司领导意见：形成档案部门领导意见：
总经办主任意见：
签名： 日期：
签名： 日期：
签名： 日期：
公司分管领导意见（此栏在必要时填写）：
签名日期：档案资料明细表。
序号归还记录：
说明：1、如需要借阅本部门业务工作范围的档案由部门负责人和总经办负责人批准后方可借阅，并限期归还。如需借阅非本部门的重要文件和有密级的档案，需经本部门负责人、原形成档案的部门领导、总经办主任批准，方可借阅。
2、子公司员工因工作需要借阅档案资料的由子公司总经理、档案形成部门领导、总经办主任批准后方可借阅。
资料名称。版次。
备注。档案资料销毁清单。
文件编号：gl/ly01-0020（j2）
序号。资料名称。
产生时间。数量归档时间。
归档部门。保存期限。
档案资料销毁审批表。
文件编号：gl/ly01-0020（j3）
申请部门：资料产生部门。
申请日期：销毁原因：
申请人：部门领导批核：
资料产生部门意见：总经办意见：
部长：部长：
分管领导意见：
签署：总工程师意见：
签署：销毁人：日期：
监销人：日期：
档案移交清单。
文件编号：gl/ly01-0020（j4）
序号。资料名称。
对方单位。数量。
日期：产生时间。
归档归档部门时间。
备注：移交清单可视资料的重要程度、使用频率增加份数。
移交部门领导：
移交人接交人：
接交部门领导：
档案查阅登记表。
文件编号：gl/ly01-0020（j5）
本部门领导/
总经办主原档案形成。
子公司总经序号查阅日期查阅部门查阅人资料名称备注。
部门领导任批准理批准。
说明：1、如需要查阅本部门业务工作范围的档案由部门负责人和总经办负责人批准后方可借阅，并限期归还。如需查阅非本部门的重要文件和有密级的档案，需经。
本部门负责人、原形成档案的部门领导、总经办主任批准，方可查阅。2、子公司员工因工作需要查阅档案资料的由子公司总经理、档案形成部门领导、总经办主任批准后方可查阅。
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