第一章总则。
第一条为加强对物业资料档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，结合公司的实际情况，制定本办法。
第二条本办法所指物业资料档案，是指公司在物业管理活动中所形成的有保存价值的各种文字、图表、实物等不同形式的历史记录。
第三条管理模式及职责分工：公司档案工作实行相对集中的管理模式，公司本部的日常管理文件材料由公司综合管理部集中保管，所辖物业项目档案资料在各单位中保管。公司综合管理部是公司档案管理工作的主责部门，部门内设立档案室，配备档案管理人员负责公司档案管理和各单位档案工作的监督检查和业务指导；各单位设兼职档案管理员，负责本单位档案资料的收集、整理、管理工作。
第四条下列档案由公司负责保管：
1. 上级文件、公司文件、公司签报，上级领导对公司请示的批复，上级对公司工作的文字批文；基层单位上报的文件、签报；会要纪要、来函；
2. 物业合同（含特约合同），公司对外的各种合同、协议及评审意见，财务报表、年度审计报告，劳动仲裁书、法院判决书；
3. 聘用员工的劳动合同，员工工资、奖金、过节费、餐补、兑现奖及其它费用发放记录；考勤记录，各项保险记录；
4. 员工年度考核情况；
5. 安全隐患报告，事故处理报告；
6. 培训记录、协议；
7. 年度综合计划预算；
8. 人事变动决定，机构调整意见；
9. 招投标档案，公司诚信档案；
10. 公司市级及以上获奖情况；
11. 固定资产购置情况；
12. 总经理年度工作报告；
13. 认证情况；
14. 民主生活会情况。
第五条以下档案由各项目单位保管：
1. 本项目七证二书情况；
2. 创市优、国优资料；
3. 大中修改造相关资料及实施情况；
4. 员工考勤情况、员工考核情况；
5. 安全生产情况；
6. 获奖情况。
第六条本办法适用于公司各职能部门和公司所管理的各物业项目。
第二章档案的收集、整理与归档。
第七条各单位工作人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，加以整理，编制归档文件卷内目录，送交本单位档案管理员集中统一保管。任何个人不准将材料归为已有或久拖不交。
第八条各单位档案管理员根据业务类型，对档案资料进行分类和编号，编制“案卷目录”，统一装入档案盒内，按次序排列存放，档案盒封面应标明年度、保管期限、起止件号、盒号。
第九条各单位档案管理员要对每年度新接收的档案资料编制机读案卷目录和卷内文件目录（检索工具），方便查阅和利用。
第十条归档的文件材料要齐全完整，字迹清晰，符合长期保管的需要，破损和易褪色的材料要进行修补和复制。
第十一条具有永久、长期保持价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档，一些重要的纸质文件也须保存一份电子档案。
第十二条向档案部门移交档案时，必须在《档案移交（接收）登记薄》上做好登记，双方按清单交点清楚后签字确认备查。
第三章档案的保管。
第十三条档案的保管要做到卷、目相符，排放整齐，便于查找。
第十四条档案的存放要有适宜的环境，要做好档案室的防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防虫蛀、防强光、防霉等工作。
第四章档案的利用。
第十五条公司员工因工作需要，可以查阅与其工作有关的档案资料，原则上仅限在档案室查阅，如需借阅，须经档案管理部门负责人批准，并做好登记，借阅时间不得超过一周，如到期不能归还，必须再办理续借手续。
第十六条外单位借阅档案资料，应持有单位介绍信，经主管领导批准后方可借阅，并做好登记，且不得带出档案室，如有复制或抄录，须经主管领导同意。
第十七条涉及保密的档案资料，如财务报表、业主资料、房屋产权产籍资料等严禁复制外借。
第十八条借阅者应爱护档案，不得随意折叠和拆散，严禁涂改、勾画，资料交还时，借阅人与档案管理员要当面清点核对无误，对造成档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事人责任。
第十九条档案管理部门要积极为公司各单位对档案信息的利用提供服务，**有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案的，要予以配合、协助。
第五章档案的保密。
第二十条档案管理人员必须遵守职业道德，保守企业秘密，不得私自将机密文件带出档案室，不得给无关人员阅读，不得与无关人员谈论涉密内容。
第二十一条有关部门查阅机密文件，须经主管领导批准后方可查阅，且不得复印和抄录。
第二十二条档案管理员对机密文件要采取必要的保密措施，下班后锁好档案柜，关好门窗。
第二十三条档案管理人员一旦发现机密文件丢失、损毁，要及时向上级领导报告，采取必要的挽救措施。
第六章档案的鉴定与销毁。
第二十四条对保管期限届满的档案，由公司档案管理部门进行初步鉴定，编制销毁清册，经公司领导批准后，方可销毁，销毁时由档案管理部门指定二人以上监销，并在清册上签字。
第二十五条对机密文件的销毁，公司要采取严密的管理措施，防止档案泄密。
第二十六条档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理，永久保存。
第七章附则。
第二十七条各单位的物业资料档案的管理工作纳入公司月度考核中，由综合管理部负责考核。
第二十八条各单位可根据本办法制定相应的实施细则。
第二十九条本办法由综合管理部负责解释和修订。
第三十条本办法自2024年5月1日起施行。
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