发布时间：2007-1-9
总则。第一条为加强直属库档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》，结合本库实际情况，制定本办法。
第二条档案工作是直属库管理基础工作的重要组成部分，是维护国家利益和反映直属库历史真实面貌的一项重要工作。
第三条直属库档案是指直属库在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条直属库档案工作实行集中统一管理的原则，由综合科统一管理，不得分散保存。
第五条档案工作人员应当认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规，忠于职守，钻研业务，努力提高政治素质和业务素质，不断提高科学管理水平。
档案工作人员的职责是：
1）对直属库经营活动中形成的各种档案资料进行收集、整理、立卷和统计；（2）督促和协助各有关科室和人员整理需要归档的文件资料；（3）集中统一管理直属库所有档案；
4）办理档案出借和阅览，（5）负责档案资料利用工作；（6）负责档案的鉴定和超过保存期限档案的销毁工作。
第二章文件资料的立卷与归档。
第六条凡是反映直属库经营活动、具有查考和利用价值的文件资料（含图表、声像等，下同），均应由档案工作人员保管，不得据为已有。
第七条档案工作人员对直属库所有应归档的文件资料，要收集齐全，及时立。
卷。第八条直属库文件资料归档的基本要求是：
一）立卷归档的文件资料种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。每份文件的正件与附件、印本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形式的同一文件，应分别装订在一起。
二）文件资料应按其形成年度分别立卷。跨年度的请示与批复，在批复年度立卷；跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷归档；跨年度的总结、决算、统计，在针对年度的最后一年立卷归档；一文两事的上年总结与本年计划，上年决算与本年预算，立上年度档案卷；协议、协定、合同等文件在签字年度立卷；纪检案件资料在结案年度立卷归档。
三）文件资料的立卷，按照谁主办谁立卷的原则办理，具体式样由综合科统一制定。涉及几个科室的文件由主办科室立卷，综合性文件由综合科立卷。（四）立卷文件要按其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列：
批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；批转文件在前，被批转文件在后；纪检案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。（五）卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
六）立卷归档的案卷，应按规定格式逐件认真填写卷内文件目录。（七）案卷封面应打印或用毛笔、钢笔按规定逐项填写清楚。案卷题名应简明扼要，反映卷内文件内容。
声像档案用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点和中心内容。
第九条直属库应在次年四月底以前，将上一年度形成的属于归档范围的文件资料整理立卷。
第十条直属库的案卷归档后，如又发现具有保存价值的文件，应及时进行整理立卷或插卷，并补办归档手续。
第三章案卷的接收、整理、保管和统计。
第十一条档案库房和档案柜必须坚固，适合于档案资料保管，并经常注意防火、防盗等。具有永久、长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真的，应当及时修补或复制。
第十二条档案工作人员要严格执行和遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中国储备粮管理总公司保密规定》，保守国家和公司秘密，维护国家和公司利益。
第十三条档案工作人员调动工作时，离职前须将本人保管的数量和状况交代清楚。
第十四条档案工作人员应建立登记、统计制度。档案收进、移出、销毁必须在流水帐薄上进行登记，对保管、利用情况定期进行统计。
第四章档案的利用。
第十五条档案工作人员必须熟悉本库的历史和所藏档案情况。编制各种专题目录、索引、卡片等，便于检索，方便查找和利用。
第十六条因工作需要，借阅本库档案，由借阅人填写借卷单，由库领导批准后借阅。
第十七条借阅档案，用后应立即归还。借阅档案的人员对档案要妥善保管，防止遗失、泄密和污损，也不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借。
第十八条借阅档案采取整卷借阅的办法，在办理借出、归还档案时，档案工作人员要注意检查，维护档案文件完整齐全。如发现有遗失或污损档案文件等情况，应及时报告本库领导予以处理。
第十九条外单位利用本库档案时，应持有单位介绍信，并经库领导同意后方可查阅、抄录或复印。
第五章档案的鉴定和销毁。
第二十条档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原。
则是：1）对直属库有长远利用价值的档案应永久保存；
2）对直属库在一定时期内有利用价值的档案，（3）根据具体情况分长期或短期保存；
4）凡是介于两种保管期限之间的档案，（5）其保管期限一律从长。第二十一条档案工作人员应根据本库实际情况，对所保管的档案资料进行鉴定，对失去保存价值的档案提出处理意见，报直属库领导审批后登记销毁。第二十二条销毁档案必须严格坚持“保存从宽”，“销毁从严”的原则。
销毁档案时，应指定两个以上的专人进行监销，监销人员应在销毁清册上签字。第二十三条对已销毁的案卷，应在原案卷目录有关条目备注栏内注明“xx年销毁”字样，并在案卷目录上作总的移出说明。
第六章法律责任。
第二十四条违反本办法规定，有下列行为之一的，根据情节轻重，给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失并给予经济处罚；构成犯罪的，移送司法机关处理：
一）损毁、丢失或者擅自销毁档案的；（二）擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（6）出卖直属库档案的；
7）倒卖直属库档案牟利或者私自将直属库档案卖给外国人的；（8）档案工作人员玩忽职守造成直属库档案损失的。
第七章附则第二十五条本办法由综合科负责解释。
第二十六条本办法自发布之日起施行。
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