1 主题内容与适用范围。
本办法规定了公司档案管理的范围、体制、立卷、归档制度以及鉴定、销毁、移存办法等。
本办法适用于公司档案室。
2 总则。2.1为规范公司档案管理工作，特制定本办法。
3公司档案范围。
3.1公司建档范围：
3.1.1 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
3.1.2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
3.1.3 财务、会计及其管理方面的文件材料；
3.1.4 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
3.1.5 经营管理方面的文件材料；
3.1.6 生产技术管理方面的文件材料；
3.1.7 产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料；
3.1.8 仪器、设备方面的文件材料；
3.1.9 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
3.1.10 科研和技术引进、转让方面的文件材料；
3.1.11 教育培训方面的文件材料；
3.1.12 信息、情报方面的文件材料；
3.1.13 党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；
3.1.14 其他具有利用和保存价值的文件材料；
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
公司档案还包括声像资料：
a)**档案：新闻、科技、艺术**，由原版、翻版底片、**、文字说明构成；
b)录音档案：唱片、录音带；
c)录像档案：政治、 经济、科技、文娱、广告活动。
4公司档案管理体制。
4.1公司档案工作，可实行集中与分散管理相结合的体制。由公司办公室负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
公司办公室可设立档案室，配备专职档案员，主管公司主体档案工作。
4.2根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
4.3公司提供库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。
5档案管理工作。
5.1档案材料的收集。
5.1.1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
5.1.2对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
5.1.3对办理完毕的文件及时收集，在次年检查齐全后整理立卷归档。
5.2档案的归档、立卷与管理。
5.2.1区分全宗，确定立档单位。
5.2.2分类：依据档案**、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
5.2.3归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
5.2.4案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起，编制案卷目录和卷内目录，并复印出4至5份。
5.2.5整理案卷，使之厚度适宜，控制在１cm至２cm之间；材料过窄应加衬边，材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；对每一案卷端正书写标题。
5.2.6对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
5.2.7每年对档案进行一次清理。
5.2.7.1清除不必要保存的材料；
5.2.7.2对破损和褪色的材料进行修补和复制。
5.3档案的保管。
5.3.1防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
5.3.2公司设立专门地点或专用文件库保存档案；
5.3.3做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
5.4档案的鉴定。
5.4.1从档案的内容、**、时间、可靠程度、名称等方面鉴判档案的价值。
5.4.2确定各类档案的保管期限。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期的，保管期限从长。
5.5 档案的销毁。
5.5.1对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
5.5.2办理销毁手续，经管理者代表批准，方能销毁；
5.5.3销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
5.6公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
5.7公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄露。
6档案借阅、利用工作。
6.1凡需使用档案者，均须进行借阅登记，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
6.2案卷一般仅供在档案室阅看，未立卷的文件、资料可外借。外借的需办理登记手续。
6.3借阅期限不得超过2星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
6.4借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损坏。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
6.5外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
6.6公司内档案利用的方式有：
6.6.1提供档案原件；
6.6.2提供档案复印件；
6.6.3提供文献索引资料。
6.7档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息、专题技术信息等。
6.8档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。
6.9依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
6.10**有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。
7附则。7.1档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
7.2本办法由公司办公室解释、补充，由总经理批准颁行。
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