合同管理程序1．目的。
为确保顾客的需求和期望得到充分理解，对其过程做出规定，并加以实施和保持。2．范围。
适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。3．职责。
3.1销售业务员负责识别顾客要求，拟定销售合同并负责与顾客沟通；3.2工程技术部组织对招、议标文件及工程项目合同**和技术条款的评审；3.
3商务部负责单机、器件以及工程项目合同交货期和合同条款的评审；3.4商务主管负责合同的签章及合同章的管理，并负责合同执行的监督；3.5总经理或生技副总负责非常规合同的审批。
4．程序4.1销售产品分类。
公司确定的销售范围的单机、器件产品；高、低压成套设备；工业变频自控系统（本公司称工程项目产品）。4.2合同主要类别划分。
单机、器件销售合同、工程项目产品销售合同、销售中心零售业务合同4.3合同主要格式。
1）标准合同：客户或公司确定的模板合同；工商管理局印制的工业产品销售合同。
2）口头、**合同：口头定单确认表；口头、**定货记录。
3）招、议标文件：在合同签订前，由顾客提供的明确顾客产品要求的特定文件。
4）公司对外宣传的产品样本、公司介绍。4.4合同评审和控制要求4.4.1标准合同评审和控制要求。
1）单机、器件销售合同。
在合同签订前业务员（包括销售中心业务员）根据公司规定的经营范围，对顾客要求、公司承诺等进行识别，与商务部沟通确定采购货期和**、拆扣点等，如能够满足要求，则由业务员拟定合同草案发商务部进行审定，由商务部形成正式合同，由商务主管审定合同条款、金额、交货期等符合要求后签字并盖章。特殊或紧急情况下，由业务员带合同章现场直接形成正式合同并盖章。业务员外带合同章必须要经公司领导同意，在商务部办理外借合同章登记和相关手续。
在现场直接签定并盖章的合同，由签定合同人员在合同上签名确认，作为合同评审的证据。2）工程项目产品销售合同。
业务员在获取顾客工程项目招、议标文件或项目**要求后，将招、议标文件或项目**要求通知工程办，工程办按分组移交相关部门经理，由部门经理组织有关人员对标书内容进行评审或安排**，并填写《产品要求评审表》。评审结果能够满足顾客要求时，由工程办制作投标文件，部门经理安排技术人员进行**，**或标书制作完毕后转交业务员，由业务员和项目负责人参与竞标。工程办负责将投标或**信息（**清单、**单号、项目成本、询价人员、询价单位等）等有关信息上传ftp，并跟踪和关注中标情况，按要求统计中标率。
中标后业务员负责与顾客按约定的合同格式（公司标准合同文本或顾客规定的合同文本）拟订合同，关注和审定合同要求中与原标书不一致的方面，与商务部沟通确定采购货期、**以及设计、生产周期等。合同评审和盖章按1）条的要求控制，评审结果应在《产品要求评审表》的相关栏目做好记录。
3）销售中心零售业务合同。
批量较大需形成标准合同的按以上要求进行控制。由销售中心关注和审定合同要求中与原标书不一致的方面，与商务部沟通确定采购货期、**以及设计、生产周期等。合同评审和盖章按1）条的要求控制，评审结果由销售中心在《产品要求评审表》的相关栏目做好记录。
零售或销量较小的按以下4.4.2条进行控制。
4.4.2口头、**合同评审和控制要求。
1）销售中心口头、**合同，指小批量、小金额的元器件、单机或成套产品的销售。对于客户口头或**定货，有现货时直接销售，发货凭据或发票作为销售证据；无现货时，要填写《口头、**定货记录》，对客户要求要认真进行审核，并经客户确认。客户来人面谈时，要求其审阅《口头、**定货记录》内容，并在记录上签名确认。
客户来**约谈时，要详细记录要货单位名称、联系人、联系**，确认物流中心交货时间和付款方式，具体见《口头、**定货记录》详细要求。《口头、**定货记录》经销售中心主任或委托人签名确认方可生效。《口头、**定货记录》可做为销售中心的采购依据。
成套产品《口头、**定货记录》的使用可按以下2）条中的①、②要求进行控制，由销售中心经理或委托人签字确认并进行监督管理。
2）公司口头、**合同，指业务员在外且又急于定货的情况。当业务员用手机短信或**将顾客要求转达公司有关人员后，接受信息或**人员应将信息或**内容告知商务部，商务部有关人员负责将顾客要求填写《口头定单确认表》。经审批后，可先下采购计划，实施采购。
《口头定单确认表》的使用按以下进行控制：
如为现款提货则此《口头定单确认表》，即视为合同，商务主管经理签字执行。
如为累计付款客户，必须签订正式合同后按照公司的流程执行。但对于累计付款客户所要金额较小，近期没有合同要补的，要求一个月内累计所填写的《口头定货确认单》、必须签订合同完毕，由商务部主管经理进行跟踪控制。
对于客户方无法签定合同的并且付款方式按照货到付款的，填写《口头定单确认表》，标注不补合同，按照规定的额度由商务部主管经理评审签字或公司领导签字确认，发货后商务部进行货款跟踪，一个月内款未支付的，报财务部按照销售金额的1%当月进行处罚；2个月内款未支付的，报财务部按照销售额的2%当月进行处罚；3个月内款未支付的，报财务部按照销售额的3%当月进行处罚；3个月后仍未支付欠款，该《口头订单确认表》销售额全部有业4.4.3招、议标文件的评审和控制。
对于招、议标项目工程部按4.4.1条中2）进行控制。以《产品要求评审。
务人员承担，并销售利润不予计算。
表》作为项目标书评审的证据。对于评审后未参与竞标或参与竞标而未中标的，也要做好记录，年底做为客户、市场统计分析的依据。4.
4.4公司对外宣传的产品样本、公司介绍的评审和控制。
公司制作产品样本和印制宣传册前，由样本、宣传册制作部门组织相关部门/人员对样本宣传的内容进行评审和确认，确保样本、宣传册中向市场和顾客承诺、宣传的内容能够保证和实现。申请印制部门应填写《产品样本（宣传册）印制申请单》，内容包括：产品样本、宣传册评审、审查、审定的结果，领导审批的意见、印制的数量等。
《产品样本（宣传册）印制申请单》由办公室保存。
4.5合同变更界定和控制要求4.5.1合同变更的时机、形式和内容。
1）时机：合同签定盖章后开始设计前；合同已签定盖章项目制作过程中。2）形式：顾客提出变更要求；公司提出变更要求。
3）内容：交货期变更、合同金额或付款方式变更；采用元器件变更、技术条件或技术参数变更。4.5.2合同变更控制要求。
1）合同签定盖章后开始设计前。工程部在组织进行项目制作质量策划时，应针对项目制作过程中可能发生的变更进行评审，如交货期、采用元器件、技术要求等。质量策划过程中应充分考虑因生产任务、采购条件和其它情况而发生的设计、制作的变化。
商务部对采购货期、产品交付货期的变化进行控制，填写《合同变更记录》。工程部对采用元器件、技术要求等变化进行控制，按《设计开发控制程序》中的相关要求做好记录。同时商务部和工程部有关人员应将变化的信息通知业务人员，由业务员负责与客户进行沟通，以取得客户对变更的理解，争取客户能够满意。
2）合同已签定盖章项目制作过程中。这一阶段的变更可能有两种情况，一是因为公司设计、生产、采购等原因发生的变更；二是客户要求发生了变更。控制要求：
①公司原因造成产品交货期变更，以生产调度会的实际调度时间为变更依据。商务部应保存生产调度会记录。②客户提出交货期变更（不支付预付款或者制作中途要求暂停），由商务部负责填写《合同变更记录》，由该项目的。
业务人员签字确认，做为合同的附件保存。③公司原因或者客户要求变更，造成采用元器件、原材料变更，由工程部按《设计开发控制程序》进行控制，项目负责人（或主设计人员）应负责核对成本，对于成本增加的情况，必须在设计变更通知单上填写新增金额，并报部门经理或生技副总审批。对于成本增加较大的情况，项目负责人（或主设计人员）负责通知业务员，由业务员与客户进行沟通，要求客户增加项目预算，追加合同金额。
3）合同变更的确认。无论是任何原因造成的技术要求、采用元器件、原材料等可能引起设计或合同金额发生变更的情况，必须由商务部负责填写《合同变更记录》（必要时附变更详单），传给客户（或交业务员给客户）进行变更确认，以客户签字盖章作为变更确认的依据。《合同变更记录》和变更详单应作为合同附件进行保存。
4.6合同的保存和管理。
所有合同原件由商务部统一保存。相关部门必要时可存复印件。合同格式、版本以及合同编号由商务部统计规定，相关部门按规定执行。
在合同盖章或归档时，商务部负责对合同内容、格式以及填写的准确性进行审查，部务部主管有责任和义务提醒和监督业务员所做合同的正确性。公司合同模板不适宜时可进行修改，但修改一定要由商务主管统一进行，任何人不可随意修改。4.
7顾客沟通。
在合同签订前业务员要充分与顾客沟通，确定顾客的各项要求，以公司利益为重，权衡公司整体设计、生产和质量保证过程，以顾客满意为目的，以公司和个人双赢利为已任，对顾客做出符合实际的承诺和保证。在合同执行过程中，不断与顾客沟通，反馈生产信息，让顾客了解生产进度情况，及时做好提货准备，尽量减少成品库存时间。对于客户不能按合同或协商时间付款提货的项目，由业务员负责积极与客户沟通，确保在一个月内能够付款提货，具体执行《销售管理办法》。
在合同交付后，业务员要及时跟踪产品质量和公司服务等各种信息，收集顾客对产品和服务的意见，做为公司不断改进的依据，具体执行《顾客满意度测量控制程序》。4.8顾客档案管理。
所有合作的客户包括单机和项目，商务部应建立合同台账或客户档案。对。
合同签订时间、执行时间、预付款情况、发货时间、回款情况，售后安装、质保金情况，以及存在问题等信息进行记录和登记。以便对客户进行跟踪和及时服务，确保货款及时**。5．相关文件5.
1《销售管理办法》
5.2《顾客满意度测量控制程序》5.3《改进控制程序》6．质量记录。
6.1《口头、**定货记录》6.2《产品要求评审表》6.3《合同变更记录》6.4《合同》
6.5《口头定单确认表》6.6《生产调度会记录》
换版发布：2023年12月01日修改实施日期：2023年03月20日。
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