第一章前言。
为加强公司行政管理制度，理顺公司内部关系，保证公司正常运营，各项管理标准化、制度化、提高办事效率，公司办公室制定出本制度。
办公室管理制度包括如下几个部分。
一）.办公室管理制度。
二）.办公用品管理制度。
三）.公司资料管理。
四）.公司印章管理。
五）.公司人员证件管理。
六）.公司合同管理。
七）.公司会议记录管理。
八）.公司请款制度管理。
九）.公司考勤制度管理。
第二章。公司为员工提供了优质的办公环境，办公室良好的办公秩序氛围和卫生是公司形象整体的传播不可缺少的一部分。树立良好的企业办公形象，是企业发展的必备的元素。
第一部分：员工风貌。
1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方。
2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询时。需微笑服务，待人诚恳。
3.用语：在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗，不得对待来往宾客表现出不耐烦等情绪。
4.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。
5.**接听：接**时铃响不得超过3声，使用礼貌用语“您好”“对不起”“谢谢”“再见”，如有重要**，做好登记，以备有据可查，禁止长时间占用公司**。
环境卫生：1. 安排好每天值日人员的安排工作。
2. 当天值日生需在早08:30分，打扫完卫生。
3. 所有人员需配合值日生，完成值日工作。
4. 所有人员要保持好自己周围的环境卫生，做到认真负责。
第二部分：一）.办公室制度管理：
1. 公司办公区域禁止吸烟，如有违规者每次罚款10元，款项作为活动经费。
2. 上班期间，不得做跟上班无关的事情。
3. 办公区域禁止打闹、嬉戏，高声喧哗。
4. 无关人员未经公司员工同意，不得进入办公区域。
5. 保持办公桌面整洁，物品需摆放整齐。
6. 发现办公设备故障时，立即维修，及时解决，不得影响后续工作。
二).办公用品管理：
1. 建立办公用品出入库台账，记录好时间，出入库物品，库存剩余数量及使用人姓名。
2. 定期清点库存数量，做到与台账数据一致。
3. 如遇丢失用品，需按价赔偿。
三）.公司资料管理。
1. 建立公司资料册。要把各项证书分类排好，做到准确明了。
2. 公司资料，未取得董事长同意，不得擅自转借他人，如有违规者立即辞退。
3. 建立公司资料使用记录，其中包括使用时间，具体事项、使用的资料名称，使用人签字，董事长签字。
四）.公司印章管理。
1. 公司印章需专人管理。
2. 未经过公司董事长同意，一律不得私自使用印章，如有违规者立即辞退。
3. 建立使用印章登记薄，其中包括使用时间，使用事项，使用印章次数，使用人签字，董事长签字。
五）.公司人员证件管理：
1. 建立人员证件存放册。
2. 各项人员证件分类明确，并做好记录。
3. 如有人需要借证件，需填写人员证件领取申请表，并由各个职能领导签字方可借出，申请表统一保管（作为证件保管依据）
4. 建立人员证件电子版资料，并做到保密，不得将公司人员证件透漏给他人。
六）.公司合同管理：
1. 建立合同存放册，2. 建立合同档案，工程合同与工程备案合同，类分明确。
3. 不得将公司合同私自复印使用，做好合同借用、使用的登记，如有公司内部人员使用或借用合同，需要做好登记，以便影响后续工作。
4. 对于挂靠工程，必须做好合同的管理与存放工作。
5. 不得因任何原因，丢失公司合同。如有违规者后果自负。
七）.公司会议记录管理：
1. 公司组织开会时任何人不得迟到早退（特殊情况，特殊处理）
2. 做好公司会议的记录，会后整理成文件样式，请所有参见会议人员签字，备案到会议记录夹里。以备有据可查。
3. 在会议上领导所交代的事情必须在规定时间之内完成，如有预期不能完成者，受予相应处罚。
八）.公司请款制度管理：
1. 建立公司请款电子版资料。类别准确明了。
2. 认真填写请款流程，不得落项，依据公司请款流程指示来请款。要求各部门签字确认。
如遇领导不在公司事情比较紧急，需特殊处理的，及时上报。特殊情况请示董事长，董事长同意后方可操作，领导回公司后，需补填签字。
3. 每次的请款单，办公室必须留档，做到有据可查。
九）.考勤制度管理：
1. 建立公司员工指纹库，上下班必须指纹打卡。
2. 打卡时间为早08:30分前，晚17:30分后。
3. 员工打卡时间作为月底考勤依据。
4. 如遇特殊情况未能打卡者，需填写未打卡记录，以便月底查看考勤时方便查找，如因个人原因，未打卡。并未填写未打卡记录者，后果自负。办公室不承担任何责任。
5. 每月的考勤记录必须存档。如有异议可查看申报。
以上各项制度，自发行之日起执行，如有违规者按制度处罚。
哈尔滨远大钢结构****办公室（宣）
2011年11月25日。
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