秘书形象。
1、发型设计：自然色轻松垂荡不夸张。
2、五官设计：大方清秀端庄。
3、化妆设计：自然明亮长久。
4、服饰设计：高贵优雅庄重。
男女秘书各自的长处。
一、用男秘的理由。
1、坚强 2、从容不迫、镇定自若 3、安全保护意识强 4、心胸宽广。
5、执行力度强 6、 超负荷工作 7、学习能力强 8、稳定性强 9、容易建立友谊。
二、用女秘的理由。
1、体贴入微、心细如尘 2、良好的倾诉对象 3、充当润滑剂 4、是老板的另一面表现 5、工作环境愉快而开朗。
秘书应该具备的专业素质。
1、超前 2、规矩 3、冷静 4、周到 5、解围 6、忠诚 7、诚实 8、热情 9、主动 10、上进 11、慎重
12、机灵 13、平视 14、适当的距离 15、勇敢 16、“三明治” 思维 17、出众的形象 18、缜密。
秘书的接待工作。
一、接待的准备工作。
一）、环境准备。
1、硬环境：
绿化环境。空气环境。
光线环境。声音环境。
办公室布置。
二）、物质准备。
办公设备。茶水与茶具。
文具用品。书报架。
接待用车。接待标志。
接待设备。接待礼品。
补充：1、电脑登记系统。
2、来访者名片索引系统。
3、本企业内可以接待来访者的部门人员、**。
4、准备一些笔纸，以备留言。
二、接待的工作程序。
一）、亲切迎客。
1、起身微笑。
2、声音语调平和温婉。
3、来访者是陌生人---先打招呼，要求对方提供身份证明。视情况决定是否介绍秘书的身份。
a、拜访上司的人，秘书自我介绍。
b、一般业务来访，秘书将其直接引荐给有关被访者，不必自我介绍。
行礼、致意：
在行礼过程中，不要低头，要弯下腰，但绝不能看到自己的脚尖；要举动自然，令人舒适；切忌用下巴向人问好。
4、来访者是熟人---亲切招呼，同时询问来意。请熟人在会客室稍侯，秘书回到自己办公桌前打**与被访者联系。
5、来访者事先预约---请来访者在会客室稍侯，秘书回到自己办公桌前打**与被访者联系予以确认并让其做好准备。得到许可，可引领来访者至被访者处，也可由被访者亲自来迎接。
6、来访者事先无预约---按例询问对方：对不起，请问您事先有预约吗？您可以告诉我您来联系什么事吗？
在未查明对方来意之前，不能直接回答被访者在与否，最好的做法是微笑不语，先听对方说明来意，再做安排。
7、来访者是记者---确认身份，采取合作和主动的态度接待，并表现出乐意帮忙的意愿。但要谨慎回答问题，不轻易表示自己对事件的态度。最好的做法是微笑着使用外交辞令和规范用语。
8、来访者事先既无预约，又赖着不走---沉着冷静、保持礼貌，明确而坚定地告诉对方他必须离开的理由。
9、多位来访者同时到访---先以顺序区分，再以重要性和急迫性区分。对需要延后的先到者给予适当解释，作好安排。
10、如果来访者想借用**---允许来访者使用事先安排好的直线**（非办公**），锁住长途功能。走开时，注意收好桌上的文件。
11、如果来访者想与秘书攀谈---让来访者先开口，倾听和应和，适可而止。
二）、礼貌引领。
1、走在客人左前方。
2、随时侧头注意客人的动静，保持职业微笑和认真倾听的姿态。
3、下楼梯，秘书要领先一步，同时提醒客人注意脚下变化。
4、等候电梯时，提前按下电梯按纽。站于电梯楼层按纽旁边。自动开门后，右手继续按住开的按纽。继续在左前方引领。
5、到被访者门口。停住脚步，转身面向来宾——“就是这里”。拉门/推门。
6、引领进门，离门远的座位或同排右为上座。
7、衣物挂放。征得客人同意，挂放于衣帽架或明显处——说明：先生，您的外套挂在这里。
8、如需介绍时，先向客人介绍主人身份。
面对主人和来宾，你应该先介绍谁？
正确的方法是应先介绍主人，这是国际惯例，客人有优先知情权。这是因为客人和主人见面时，如果先介绍客人，而不是先介绍主人，客人看到主人陌生的面孔会显得尴尬。
三）、周到招待。
1、待客人坐下与上司还在寒暄时，秘书征求客人意愿，，奉上茶水或饮料。
2、退出，轻轻关门。
3、有事通知上司，用纸条，避免耳语。
四）、热情送客。
1、同事的客人由同事送别，上司的客人：一般由秘书送出，重要的由上司送出。
2、客人起身后再站起相送。
3、和上司一起送客时，稍微落后一步。
4、握手的礼仪。
5、主动取衣帽物件；帮助提重物，不提公文包和随身小包。
记录 ：客人告辞离去后，秘书将接待结果简洁记录在来访登记本的备注栏里。
送别的三种规格：
1）、普通客人：送出办公室门口。
2）、相对重要客人：送至电梯门口。
3）、非常重要客人：陪送下电梯，送到大楼门口或轿车旁边。
怎样接听拨打**。
一、接听**规范。
1、良好的职业规范和讲话水准，声音、语调非常专业。
2、铃响两声接听。
3、语调温和、自报家门。
4、线路不清楚时，平和地告诉对方：对不起，由于**声音太小，麻烦您再重复一遍好吗？
5、对方因某些原因急噪或不耐烦，应耐心听完对方的埋怨。再温和说明自己的理由。做好倾听者，切忌争吵。
6、弄清楚对方的身份与意图，但不能使对方反感。最好重复一下对方的姓名：好的，王慧女士，我立即给您接通董事会办公室。
7、接听长途**：快速回应，记下对方单位、姓名、来电时间、内容要点、回电号码，立刻予以处理。
8、让对方手持话筒等待结果时，通常每隔30或45秒，打个招呼以缓解其焦虑。
9、来电未必是正事。对一般性询问巧妙应答，对打错**表示谅解，对个人私事简要回答，对**骚扰不予理睬。
10、不知如何回答时，坦率告诉对方，并请上司和同事帮忙。也可以在找到答案后致电对方。
11、**旁放上**记录本。具备利用价值的来电：需要跟进、需要交办、需要提醒、需要备忘。
二、拨打**规范。
1、使用电子记事本，将所有与企业以及和上司有关的号码悉数记录。
2、**号码分类：常用和偶尔用。设置最快捷查询方法，同时备份。
3、拨打接通后，首先自报家门并确认：
您好，思迈德公司。请问您是海南航空公司吗？
如果对方说是，便进入正题：麻烦您，请接陈峰董事长，谢谢！
如果对方说不是，应向对方道歉：对不起，打错了，请原谅！
挂断**，再核查号码，重新拨号。
通话应简洁明了，重要内容必须向对方强调。
三 、**管理规范。
1、避免占用办公**处理私人事务。
2、为上司或同事代拨**：
接通后先确认对方身份，核实无疑后，告诉对方是谁要和他通话，并请对方稍候，然后把**转给委托者。
3、发传真：对方使用两用机时，明确告诉对方：您好，请给我传真讯号，谢谢。
传真讯号出现时，可发送传真件。
4、通话完毕，友善地感谢对方：不好意思，打扰您了，非常感谢。
5、切记不要在通话中间捂住话筒。
团体接待。一、迎候来宾。
确认来宾正式到达的具体时间。
启程前与对方再次核对到达时间。
提前15分钟左右到达。
二、安排食宿。
一）、饮食。
1、一般工作餐：
工作餐，指在商务交往中具有业务关系的合作伙伴，为进行接触、保持联系、交换信息或洽谈生意而用用餐的形式进行的商务聚会。
不同于正式的工作餐、正式宴会和亲友们的会餐。
重在一种氛围，意在以餐会友，创造出有利于进一步进行接触的轻松、愉快、和睦、融洽的氛围。
是借用餐的形式继续进行的商务活动，把餐桌充当会议桌或谈判桌。
工作餐一般规模较小，通常在中午举行，主人不用发正式请柬，客人不用提前向主人正式进行答复，时间、地点可以临时选择。
最好选择一些有特色、环境清静的地方。
在用工作餐的时候，还会继续商务上的交谈。但这时候需要注意的是，不要像在会议室一样，进行录音、录像，或是安排专人进行记录。非有必要进行记录的时候，应先获得对方首肯。
千万不可随意自行其事。
发现对方对此表示不满的时候，更不可坚持这种做法。
工作餐是主客双方“商务洽谈餐”，所以不适合有主题之外的人加入。
如果正好遇到熟人，可以打个招呼，或是将其与同桌的人互作一下简略的介绍。
但不要擅作主张，将朋友留下。
万一有人“赖着”不走，可以委婉地下逐客令“您很忙，我就不再占用您宝贵时间了”或是“我们明天再联系。我会主动打**给您”。
2、正式宴会。
宴会，通常指的是以用餐为形式的社交聚会。
可以分为正式宴会和非正式宴会两种类型。
正式宴会，指隆重而正规的宴请。往往是为宴请专人而精心安排的，在比较高档的饭店，或是其他特定的地点举行的，讲究排场、气氛的大型聚餐活动。对于到场人数、穿着打扮、席位排列、菜肴数目、**演奏、宾主致词等，往往都有十分严谨的要求和讲究。
非正式宴会，也称为便宴，适用于正式的人际交往，但多见于日常交往。
形式从简，偏重于人际交往，而不注重规模、档次。
一般来说，只安排相关人员参加，不邀请配偶，对穿着打扮、席位排列、菜肴数目往往不作过高要求，而且也不安排**演奏和宾主致词。
菜单设计：
通常菜肴包括汤和几道热菜（中餐一般用四道，西餐用。
二、三道），另有冷盘、甜食、水果。
外国宴会餐前上开胃酒。
常用的开胃酒有：雪梨酒，白葡萄酒，马丁尼酒，金酒加汽水（冰块），苏格兰威士忌加冰水（苏打水），另上啤酒、水果汁、番茄汁、矿泉水等。席间佐餐用酒，一般多用红、白葡萄酒，很少用烈性酒，尤其是白酒。
餐后在休息室上一小杯烈性酒，通常为白兰地。
我国：餐前如有条件，在休息室稍事叙谈，通常上茶和汽水、啤酒等饮料。如无休息室也可直接入席。席间一般用两种酒，一种甜酒，一种烈性酒。餐后不再回休息室座谈，亦不再上饭后酒。
菜单设计禁忌：
民族宗教禁忌：伊斯兰教徒用清真席，不用酒，甚至不用任何带酒精的饮料；印度教徒不能用牛肉；佛教僧侣和一些教徒吃素
个人口味禁忌： 甜咸酸辣苦。
身体原因禁忌： 过敏。
西餐菜单顺序：冷盘、汤、热菜、甜点、水果，中餐则把汤放在热菜之后。
中餐上菜顺序：目前在涉外宴请时，一般与西餐同。
宴会用的餐具：西餐餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。
餐具具体摆法：
正面放食盘，左手放叉，右手放刀。食盘上方放匙(汤匙、甜食匙)，再上方放酒杯，右起烈酒杯或开胃酒杯、红白葡萄酒杯、啤酒杯(水杯)。餐巾插在水杯内或摆在食盘上。
面包奶油盘在左上方。正餐的刀叉数与菜的道数相等，按上菜顺序由外至里排列，刀口向内。撤盘时，一并撤去使用过的刀叉。
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