教案（课时数： 2 ）
授课授课。复习提问。
作业及预习要求。
管理日志。教学目的：使学生理解、掌握管理日志的相关知识、技能。
教学重点：管理日志的相关知识、技能。
教学难点：相关技能的掌握与运用。
教学时数：2
教学内容与过程：
作为一名秘书，不可能单凭自己的力量记住办公室日常工作所需要做的大量细节工作，包括上司要参加的活动和约会，以及对于将来工作的安排。所以应该在工作日志中做一切记载，不仅记下上司安排得活动和约会，而且还要记下以后各项活动所要做的工作。通常需要坚持同时填写两本日志---一本是上司的，另一本是自己的。
应该保持有关上司的所有事项都记载在上司的日志上，同时，也记在自己的日志上。日志系统还分为两类---手工的和电子的。一个公司使用的可能是其中的一种类型，或是两种类型混合使用。
一、手工日志。
手工日志系统使用一系列的日志来记录约会等事务。日志有多种形式和大小，比如说一天一页，一个星期的记录在一页上等。日志大约是一年更换一次，日志上任何一般性的信息都必须在一年末的时候转换到新日志上。
一）使用手工日志的注意事项。
在日志上记录事情的时候，应该注意以下问题：
1）写字永远要用钢笔，尚未联系妥当的约会可以用铅笔记载，待约定之后再用钢笔描一遍。
2）记载时间、联系人姓名、地点以及其他内容，要尽可能简单而全面。
3）记载社交活动，要注明招待会或酒会的时间，如18：30动身赴19：00的酒会，以及穿着方面的任何应特别注意的事项。
4）一天的活动安排，应按时间先后记载。
5）每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作，如：为会议和约会准备好文件和档案材料。
6）每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有项目是否都已处理，所有约会是否都已赴约。
表5—8是秘书日志中一天活动的记载情况。
表5—8工作日志。
19xx年8月2日（星期五）
二）手工日志的特点。
1、优点。手工日志的优点如下：
1）使用起来非常简单和容易。
2）在任何地方都能够独立使用并且不依赖任何电子设备。
2、缺点。手工日志缺点如下。
1）只能一次供一个使用者使用。
2）所记载的信息不如计算机系统中的信息那样容易搜索和分类。
3）信息存储的空间有限。
4）所存储的信息安全性和保密性收到很大挑战。
二、电子日志。
一）电子日志的种类。
电子日志系统式利用计算机技术来记录约会和其他事项，目前，主要有三种电子日志系统。
1、掌中宝型电子日志。
这种小型的电子日志可以被设计成包含日志日期和其他有用信息，比如联系细节的电子日志系统。他们可以独立使用，或者可以连到计算机上成为较大系统的一部分。它们可能还有其他的附属功能，比如它们可以被连到**系统上收发电子邮件、传真等。
它们具有小巧玲珑、便于携带的优点。
2、便携式计算机日志。
这种日志的日志管理软件、联系信息和标准程序，比如电子制表软件和文字处理程序都可以被存储到一个小型便携式计算机上。这种计算机可以喝更大的系统相连以利用网络来发传真和电子邮件等。应用便携式计算机的优势在于可以将它带到约会地点，并且可以在约会来回的途中完成工作。
在约会中讨论的问题也可以存储在计算机上，比如可以将讨论中的关于预算的电子数据表存储在上面。
3、台式计算机日志。
台式工作日志可以输人计算机，需要时，通过显示器和打印出的材料阅读日志内容。用键盘输入每项活动的日期、时间和简要活动内容，若是某项约会取消或更改日期，可以将储入得“记忆”擦去，需要的话，可以重新将其输入另一日期。加入上司不愿在某天或某天中的某个时间有活动，可以编制程序让计算机拒绝为该天全天或某段时间安排活动。
若某一约见在一年中安排好几次，且间隔时间相同，那么，可以一次将有关日期输入计算机，计算机会自动地把该约会分别储存入你输入的每个日期里，同样，每年一次的活动，如结婚纪念日等，可以自动地把它分别输入以后的年度里。每日活动项目，可以安排在一天工作开始时查看，而且，为方便计划以后的活动安排，查看一个月的活动项目也是可能的。所有近期的活动安排、提示录以及“不方便安排活动”的日期，最多到30天以内的，都可以显示出来。
台式计算机通常被链接到网络系统中，这样就使一定范围内的人从网上利用信息成为可能。这时需要密码以确保只有那些经授权的人可以利用这些信息。拥有许多用户的日志可以被利用、检查和更新。
日志管理软件也可以输入一份员工清单或者合适的可以利用的日期和时间。一个日期被选择后将被记录在日志中。员工也可以通过电子邮件发来的信息得知会议的日期。
一些互联网服务提供商会提供日志程序，这种程序可以和你的其他电子日子同步，比如和你台式机上的日志保持一致。这就意味着一个经理人可以在世界的任何一个地方利用日志并检查管理员已经添加的任何新的约会。
二）电子日志系统的特点。
1、优点。电子日志系统的优点如下：
1）有可以利用的广泛附加功能。
2）网络系统上的日志可以被许多人同时利用。
3）可以存储大量的信息，且存储利用非常便利。
4）信息可以备份以防丢失。
5）密码可以保护信息的安全。
2、缺点。电子日志系统的缺点如下：
1）需要一定的知识以使他们有效运转。
2）需要利用相关设备。
3）设备费用高昂。
4）便携式计算机和台式计算机必须有其他的安全措施以防丢失。
附1：案例：
秘书的好习惯---建立工作日志。
马立是河北省一家五星级酒店的总经理秘书，她只有高中文凭，最初在酒店从事前台接待工作。原总经理秘书突然辞职，因此急需一名秘书人员代替。因为马立形象比较好，工作细心、周到，就被总经理调到办公室做临时秘书。
马立开始时候有些紧张，感觉什么都得从头学，总经理的事情很多，稍有不慎，就会出差错，对于一些小错误总经理不太在意，告诉她应该怎样做，要她下次注意就行。但是偶尔也有大的失误，比如有一次总经理告诉她他要午休一会，下午3点有个重要会议，要马立2点45分叫醒他，结果马立因忙于其他事而忘记了，直到2点55分，总经理自己醒来，发现时间马上要到了，很是着急，没来得及批评马立就赶去开会了。
马立心里既自责又紧张，忐忑不安地等着经理回来。同时，她也在反思自己工作的失误，又向其他部门的同事请教了一下，才发现自己的工作方法有问题。同时告诉她作为一个秘书，做事要比别人更加有条理，不能被工作淹没。
要想做好工作，一定要先计划。每天、每月、甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式台式日志等办公辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊。马立听后恍然大悟，想想自己以往工作基本上都是凭借不错的记忆力和热情，一旦累了，工作效率就下降了，问题也就跟着出来了。
她也用笔记录一些工作内容或者重要信息，但是有时候随手记在纸上，一忙乱就找不到那张纸或者一时想不起来自己记在**了。马立明白自己错在**之后，决心一定要改正过来，一定要建立良好的记录习惯，这样既可以对自己的工作做到全盘有数，也不会犯那么多不该犯的错误。自此以后，她开始一点点学习制作计划安排表，随时翻阅，随时更新，后来工作当**现的失误越来越少，领导也和满意，她也从临时秘书升级为正式秘书，成为领导的得力助手。
分析思考】秘书马立在一开始的工作中犯了什么错误？后来她怎么改正了自己的错误？如果你也遇到同样的问题，你想到的解决方法是哪些？
要点评析】秘书的职责就是采取各种形式把多而杂的问题和事情安排好。一个称职的秘书要时时做到心中有数，而要做到这一点仅凭头脑记忆是不可能做好的，一定要有详细的、清楚的工作日志、工作计划和详细的时间安排，以成功地发挥好自己的辅助角色。每天、每月、甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，整个公司运作效率才会得到很大的提高。
、表4—2是一个秘书某天的工作日志，可以供秘书人员参考。
表4—2工作日志。
附2：管理日志系统。
1、日志概述
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