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管理体系文件。
主题：办公室管理规定。
1.目的：保证办公室各项工作顺利进行，提高工作效率。2.适用范围：
适用于公司办公室管理工作。3.管理职责：
本程序主管部门为办公室，主要职责有：
3.1文秘管理：负责公文管理、会议管理、接待等工作；3.
2机要管理：负责打字、校对、收发文、收发传真；3.3车辆管理：
负责车辆调度；4.工作程序：4.
1文秘管理。
编号：md-zh-007页码：1/3
生效日期：2009/7/15
属性。版次。
c层次。4.1.1公文处理程序：包括发文处理、收文处理工作程序。对收发文件做好登记，分类存放。
会议文件（会议通知、议程、名单、报告、总结、决议、纪要）②上级机关文件③本公司文件4.1.2会议管理：
4.1.2.
1会议要素：会议一般由会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议参加人、会议目的和指导思想、会议议题和议程、会议文件、会议方式和方法、会议的最终结果等十个要素构成。4.
1.2.2会议方案：
包括会议目的、指导思想、议程、日期、规模、参加范围、会议地点、会议组织领导、会议活动安排及经费预算和开支办法等。
4.1.2.3会议审批：各部门以公司名义召开的会议须事先向办公室呈报会议方案。
会议审批的重点是：（1）会议召开的必要性（2）会议召开的时间、地点、出席范围、议程和活动安排是否恰当；（3）会议经费开支是否合理。4.1.2.4会前的准备工作。
1）组织会务班子，处理会议事务；（2）安排议题，提出议题；（3）起草会议文件；（4）
制作会议证件；（5）布置会场，安排座次；（6）发出会议通知（**通知或发文通知）；（7）准备食宿，做好会前的接待工作。4.1.2.5会中的工作。
协助会议主持人做好各项组织工作，完成会议的各项议程。做好会议的签到工作；做好会议的记录和会议文件的分发工作。4.1.2.6会后的工作。
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1）会议纪要的撰写；（2）会议文件的清退工作；（3）会议文件的立卷归档；
4）与会代表返回的服务工作；
5）会议决议执**况的检查催办与信息反馈；（6）会议经费结算。
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属性。版次。
c层次。4.1.
2.7会议记录的格式包括两部分：一是会议基本情况记录，包括会议名称、开会时间和地点、出席人、列席人、主持人、记录人；二是会议内容记录，就是把每个人的发言详细记录，特别是其中的重要论点、论据、分歧意见、批示意见等，一定要准确的记录原话。
记录后，主持人和记录人应签字，以示负责。4.1.
2.8会议室的管理。
4.1.2.8.1各部门召开会议须提前一小时通知办公室，由总经理办协调安排具体会议室。
4.1.2.
8.2会议室使用遵循“谁用谁负责”原则，使用期间须保证会议室内财产物品完整且无损失，使用完毕后由使用部门将现场清扫干净，桌椅摆放整齐，违规者将纳入考核，罚款50－200元。4.
1.2.8.
3会议室办公桌内严禁乱扔杂物，严禁吸烟，违规者罚款50元。4.1.
2.8.4用会议室期间如损坏或丢失物品，按原价赔偿，并处以100元罚款。
4.1.2.
8.5召开会议需用音响设备、投影设备及提供会议服务，需提前两小时通知总经理办公室。4.
1.2.8.
6凡通知参加会议未出席者，罚款50元，开会迟到者罚款20元。4.1.
5接待管理：
4.1.5.
1信息的接收、整理（了解来访人情况）。4.1.
5.2根据来访人员层次制定接待方案。4.
1.5.3汇报。
4.1.5.
4接待准备：
4.1.5.4.1通知协助部门：样品室、保卫、生产车间等。
4.1.5.4.2布置、准备接待室、会议室（茶水、水果、宣传资料、礼品、座位牌、签到簿、麦克风、投影仪等）。
4.1.5.4.3制作欢迎字幕。4.1.5.5参观：
4.1.5.
5.1企业情况介绍。4.
1.5.5.
2样品室参观。4.1.
5.5.3生产现场参观。
4.1.5.
6送客。
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4.1.5.7总结：
4.1.5.7.1整理接待记录。
4.1.5.7.2落实接待过程中来访者提出的问题。4.1.5.7.3接待信息发布。
4.1.5.7.4重大接待活动档案的整理。4.1.5.8接待原则：
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c层次。4.1.
5.8.1高度统一原则。
宣传口径要统一，对没有把握的事情要及时请示，不能擅自作主，各行其事。4.1.
5.8.2坚持维护国家主权和利益，维护民族尊严，严格按党的方针、政策办事，按国家的法律和法令办事，绝对不允许做出任何有损国格、人格的事情。
4.1.5.
8.3平等相待。接待要注意礼节，讲究文明礼貌，做到热情友好，尊重各国的风俗习惯。
4.1.5.
8.4内外有别，严格保守公司秘密，凡属秘密事项，未经批准不得泄露。
4.1.5.
8.5注意调查研究，做到接待工作有针对性，重礼仪，重实效，不讲排场，不铺张浪费。生活照料热情周到。
4.2机要管理：4.
2.1文稿打字、校对：
4.2.1.
1按领导交办的文稿打印，既要忠实于原稿，又要及时发现文稿中的错误，并及时向领导汇报。4.2.
1.2认真对照原稿校对，保证不少于三次，确保打印稿件正确无误。4.
2.2收发文：所有以公司名义下发的文件都由办公室发出，并下发相关部门。
4.2.3收发传真：
及时将需发的传真发往指定单位，保证不延误工作。对收到的传真要认真登记，迅速通知相关部门取传真处理。4.
3车辆管理：4.3.
1用车程序：
a.部门用车须经办公室登记。b.车去外地的，须经总经理同意；4.3.2车辆卫生、停放管理：
a.卫生管理：车内卫生清洁，无异味，车座套卫生保持清洁，每月洗一次座套，每年换两次座套。
司机应及时刷洗车辆，定期对车辆进行检修保养。b.停放标准：
要求统一停放，排列整齐。
4.3.3司机严格按照出车任务出车，不经办公室同意不得私自出车、使用车辆或离岗，否则发现一次罚款50元。并追究其违反劳动纪律的责任。5.附录。发文稿纸》
办公室管理规定 办公室管理规定
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