办公室管理

发布 2022-10-20 06:48:28 阅读 8305

一目的。

为营造干净整洁的办公场所,提高工作效率,塑造良好的公司形象,养成良好的个人习惯,创造良好的企业文化氛围,特制定本制度。

二5s定义。

一)、整理(seiri):工作现场,区别要与不要的东西,只保留有用的东西,撤除不需要的东西,目的是把“空间”腾出来活用;

二)、整顿(seiton):把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好标识进行管理,目的是不浪费时间找东西;

三)、清扫(seiso):将不要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾,无污秽状态,目的是消除"脏污",保持办公室干净、明亮;

四)、清洁(seiketsu):将前3s实施的做法做到制度化、规范化,维持其成果,目的是通过制度化来维持成果;

五)、素养(****sukde):培养文明礼貌习惯,自觉遵守各项规章制度,养成良好的工作习惯,目的是提升“人的品质”,成为对任何工作都讲究认真的人。

三5s工作的开展。

一)、整理。

1. 扔掉废弃物,将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按要求废弃。

2. 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。

3. 将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公桌文件框或抽屉中。

4. 将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公桌面或文件框中,做到需要的文件资料能快速找到。

5. 柜顶、沙发,办公椅上禁止摆放任何物品。

二)、整顿。

1. 办公桌、椅、柜等物品放置要规划有序,布局美观。

2. 办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、**、水杯等物品,要求放置整齐有序。

3. 办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。

4. 笔、橡皮、尺子、回形针等办公用具整齐放于桌面的笔筒中。

5. 办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的物品,如抹布、个人物品、报纸等。

6. 报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,需要留存的整齐放于文件柜内或报架上。

7. 办公室内电器线路走向规范、美观,电脑线不凌乱。

三)、清扫。

1. 办公室防盗门、玻璃门要里外清洁,门框上无灰尘、无积物。

2. 地面及四周墙角干净,无灰尘、污迹。

3. 室内墙壁不允许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。

4. 门窗玻璃干净透明,无水迹、雨迹、污迹;窗框洁净无污迹。

5. 灯具、空调、电脑、打印机等电器,表面洁净,无灰尘;各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。

6. 文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹,柜内各种资料、票据分类整齐存放,并根据资料内容统一标识。

7. 办公桌面、挡板内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。

8. 垃圾桶要及时清理,不能装的太满;扫帚、簸箕、拖把等清洁用具整齐摆放;抹布整齐搭挂于洗手盆上方挂钩上。

四)清洁。1. 保持整洁,持之以恒每天上班前对自己的卫生区进行清扫。

2. 上班时间随时保持。

3. 自我检查,对发现的不符合项随时整改。

4. 下班前整理好当天的资料、文件、票据,分类归档。

5. 下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。

五)素养。1. 保持良好精神面貌,上班时间必须穿着整洁的工作服,仪容整齐大方。

2. 言谈举止文明有礼,对人热情大方,不大声喧哗。

3. 工作时精神饱满,乐于助人。

4. 工作安排科学有序,时间观念强。

5. 不串岗、不聚众聊天。

四行为规范。

一)桌面位置摆放规范。

1、办公文件、票据不能散乱放置于办公桌上,应分类放进文件夹、文件盒中。

2、经常使用的文件夹、文件盒不能在办公桌上重叠堆积,应进行分类编号整齐存放在文件框中。

3、不经常使用的文件夹、文件盒应进行分类编号整齐存放在文件柜中。

4、从文件柜中取用的资料用完后及时返还至文件柜。

5、文件框中的所有文件应摆放整齐有序,不得出现报纸、杂志等与工作无关文件。

6、办公用品如笔、尺、橡皮、订书器、起钉器、剪刀、笔筒等,应放在办公桌右上角或放于第一层抽屉,不能散乱于办公桌上,取用后放回原位。

7、办公桌面可放置电脑、正在使用的资料,文件框、台历、**、水杯等办公必备用品,要求摆放整齐;衣服、手套、包等私人物品不能放置于办公桌面。

8、办公电脑桌面整洁,所有文件有清晰的目录。

二)办公室工作纪律规定。

1、为保证设备正常运转,维持办公区域工作秩序,未经允许不得擅自改动或移动电源、机柜、终端、服务器等,不得随意改变各项办公设施的摆放布局。

2、员工在上班时间要集中精力完成本职工作,严禁做与工作无关的事。

3、节约使用纸张,对内传阅的文件应充分利用纸张;

4、为节约用电,办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内要及时关闭。

三)办公区域环境卫生管理。

办公室作为日常办公及业务开展的场所,每位员工都应自觉维护办公区环境卫生。

1、办公区卫生实行管理负责制,各负其责,奖优罚劣。

2、公司员工必须养成良好的卫生习惯,做到不随地吐痰,不乱丢纸屑,不乱倒茶叶渣,工作资料、办公用品摆放整齐,保持室内外的清洁卫生。

3、各部门办公场所必须保持办公区域整洁卫生,桌上物品摆放得体,整齐有序,下班前桌椅摆放整齐,做到四净(窗净、桌净、地面净、墙面净)。具体要求如下:

1)小心避免茶水、饮料、食物等污染地面;垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内,不得任意乱倒、乱堆积;

2)文件柜里的资料要排放整齐,逾期或废弃文件要定期处理或销毁,避免多余物品占用文件柜的使用空间;

3)每位员工应注意保持个人办公区域整洁。每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。

4)全体员工都有权利和义务对违反本制度、不讲卫生的行为进行劝阻和制止。

四)办公室安全管理。

1. 办公室内不要存放资金、存款单、有价**及其他贵重物品。

2. 财务室及其他保存有贵重、机要物品的房间,必须采取完善的安全防范措施,财务室无人时要出入锁门。

3. 办公室内要时刻注意用电的安全,不私自使用大容量电器,要经常检查线路安全,要有控制电源、火种的安全具体措施。

4. 办公室、文件柜等钥匙行政人员要妥善保管,在无人时要确保关门。

5. 落实办公室安全责任制。室内发现失窃案件或火灾事故要查明原因,明确责任,并按情节轻重给予责任人相应处理,情节严重者,交由公安司法机关处理。

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