项目管理作业指引

统一项目文档管理标准，规范项目文档的管理工作。

各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。

3.1 项目文档：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由工程部负责保存及管理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。

项目竣工验收后，将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管理部门。

4.1 工程部。

4.1.1 负责按照本指引执行本部门文档的管理工作：

4.1.2 负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的审核、批准；

4.1.3 负责按照相关文件的规定进行过程管理活动。

4.2 相关部门。

4.2.1 按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。

5.1 项目文档分类。

5.1.1 项目文档的分类（具体参见《项目文档分类对照表》）

5.1.2 工程部上墙资料。

5.2 文档登记与流转。

5.2.1 工程部发文。

1) 工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。以公司名义发文即“公司发文”，具体要求及程序见《公文管理制度》。以工程部名义发文即“工程部发文”，工程部发文统一以工作指令、联系函两种形式下发，相关规定如下：

工作指令。工作指令是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。设计变更文件应按照“设计变更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、“设计变更统计表”的顺序装订，应单独存一份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。

非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等，应按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“相关附件”的顺序装订。工程文员应跟踪工作指令的审批过程直至下发、存档。并定期对工作指令下发的情况进行清查，保证文件及时下发、避免漏发重发等现象。

联系函。联系函是工作指令以外的其他发文，如工程部对垄断部门工作联系往来的文件；工程部直接对施工单位来函回复的文件；表扬信、确认函等。

2) 发文流程：

经办人根据部门发文模板拟稿，经部门负责人或授权人审批同意后，由工程文员加盖部门公章后发出，并保存原件并进行台账登记、归档。

5.2.2 工程部收文。

1) 工程部收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备**商、其他单位（包含**部门、公司其他部门等）所有外来单位的文件。所有收文统一由工程文员接收，并进行第一次台帐登记，初步登记收文的基本信息。在文件反面加盖“文件传阅章”，第一时间送至工程部经理或授权人签署指定传阅人（如为**部门的收文须抄送公司信息管理负责人及档案部门）。

最后，由工程文员跟进文件传阅直至完成，进行第二次台帐登记，注明存档时间并将文件存入盒内。如有电子文件传阅的，纸质文件经台帐登记即可直接存档。

2) 收文流程：

工程文员负责接收部门文件并进行台账登记，盖传阅章后进行统一分发至相关人员。

5.2.3 文件管理。

1) 工程部所有收发的原件统一由工程文员登记存档，并在完成签批、传阅的3个工作日内，按《项目文档分类对照表》分类、登记，最后在文件右上角加盖归档章归档。

2) 存档统一使用a4幅面（297mm*210mmmm厚度的纸质资料盒，并粘贴文档盒脊目录。

盒脊目录格式示意图：

1 表示“文件类别”。例如：总包档案、成本档案等。

2 表示“项目名称”。。

3 表示“文件名称”，名称前需加“项目分期”区别。例如：四期工作指令等。

4 表示“编号规则”。例如：lc -部门简称(项目简称)-采购-xx1，取其前面lc -部门简称(项目简称) -采购”。

5 表示“流水号范围”。例如： “lc -部门简称(项目简称)-采购”合同档案盒内有0001—0030号，则标注“0001—0030”。

3) 文档盒应建立“卷内目录”，目录格式可按电脑台帐**为框架，文件标题需更改成“卷内目录”，并打印放在盒内文件最上。如一个文件盒存放多类文件，需分别建立“卷内总目录”、“卷内分目录”，以便对存档文件进行检索。

5.2.4 印章管理。

1) 工程部公章。

工程部公章用于以部门名义张贴、外发（公司级别以外）的各种通知类文件，及工作指令、工程指示。但不得用于对外各类合同、协议，或可能构成公司利益受损的非法使用。凡需使用工程部公章的文件须经部门经理或授权人的签字、批准，具体操作要求及程序见《印鉴管理制度》。

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