1 目的。规范工程系统的信息管理，做到统一的编号规则、统一的分类和归档管理办法，实行台帐管理；明确文件处理的流程以及经办人阅办的第一责任，为工程管理信息系统建设创造条件。
2 适用范围。
工程管理部、各项目部文件的收集、标识、审核、发放、**、销毁及归档。
3 术语及定义。
4 职责。4.1 项目秘书，负责信息的接收、标识、登记、发放、**、移交及归档并协助完成工程竣工档案验收事务。
4.2 项目部各专业工程师、成本管理人员、研发责任人，负责工程信息的形成、积累、送审、移交归档。
4.3 项目总经理（部门第一负责人），负责工程信息的审核、批准。信息实行授权审批制，对外发放信息和对内重要信息必须经项目或部门负责人或其授权代表批准并签署。
授权代表须由部门负责人书面授权，明确授权范围并备案。
4.4 董办，负责接收项目部移交的信息及竣工档案。
5． 工作程序。
5.1 办文。
5.1.1发文：
应以会议或书面的形式明确各单位文件接收人不少于2人。文件登记标识后，项目秘书填写《文件发放**记录表》，根据批示或职能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。传真和重要文件须及时**确认是否收到，并保留传真凭据和**确认记录，附于《文件发放**记录表》上。
重要的**也要进行记录，但原则上尽量采用会议纪要、联系单等书面文件。
5.1.2收文：
外来文件原则上统一安排项目/部门秘书对口接收、登记，在文件第1页右上角处加盖办文章后，第一时间报部门/项目部负责人。部门/项目负责人签署处理意见，指定处理责任人和时间要求。
5.2落实检查：责任人工作完成后2个工作日内交项目秘书或直接存档，及时登在文件目录内，并做到封闭。
5.3文件归档。
5.3.1项目部日常工作中产生的文件由项目秘书登记归档。移交到项目秘书的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。移交时要填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。
5.3.2工程信息在标识清楚完备后，由项目秘书按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。
5.3.3属于项目报批报建的申请文件及**批文及合同原件，一律由项目秘书移交董办，项目部可复印备查，归档范围按《记录及档案管理程序》执行。
5.3.4项目部/部门建立“文件夹目录”，由项目/部门秘书管理，并在文件柜门处张贴，以便于查阅。
文件夹侧面标识文件夹分类编号和名称。每个文件夹第1页建立《文件目录表》，包括序号、文件编号、主题内容、日期、处理人、备注。
5.3.5工程系统各部门建立统一的文件夹分类管理目录，分类目录由秘书负责管理。（详见《工程管理指导书》）
5.3.6合同、付款、结算采用公司电子文档系统管理。
月资金计划、月进度计划、月工作计划（计划评估）、工程月报、周例会纪要、专题会议纪要、半月刊以电子文件形式存档，由项目秘书统一管理。
5.3.7项目部需建立重要**记录本、项目部大事记录本（由项目经理指定专人记录）、值班记录本（由值班人员在当日下班前填写完成），并在项目部办公室上墙悬挂。
5.3.8资料借用、调用、查阅要经批准并填写《文件借阅登记表》，调阅重要文件要复印存底，项目经理部以外人员借阅，需要填写《文1月件借阅登记表》，经批准后登记借阅。
5.3.9电子文档公共文件夹阅览权限设置为只读共享，由秘书负责管理及更新，并按照上述文件夹分类目录编制目录，存放电子版文件。指定专人每月15日更新目录和清单。
5.3.10部门和项目秘书对所保管的全部资料，每半年核对清点一次，发现破损档案应及时修复或复制。存放档案排列整齐，保持档案柜内外清洁卫生。
5.2 移交与作废。
5.2.1工程竣工时，所有工程信息要移交董办、物业公司永久保存。
5.2.2项目秘书整理并向外联部移交，并协助外联部向**城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。
5.2.3项目专业工程师及外联经理须协助项目秘书整理并向所属城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。
5.2.4 向物业公司移交一套工程竣工文件资料，移交物业公司的资料需要报工程部经理批准。
5.2.5所有移交均要填写《文件交接登记表》，由双方签字确认。
5.2.6项目秘书**失效文件后，如需要存档备查，要在首页及骑缝加盖“作废”印章，其余复本销毁，销毁文件要填写《文件销毁审批清单》。
6.支持性文件。
6.1《工程管理指导书》
6.2 zgfz-qp-dc001《记录及档案管理程序》
7. 相关记录。
7.1 zgfz-qp-dc010《文件目录明细表》
7.2 zgfz-qr-dc005《文件发放**记录表》
7.3 zgfz-qr-dc006《文件借阅登记表》
7.4 zgfz-qr-dc007《文件交接登记表》
7.5 zgfz-qr-dc004《技术文件销毁审批清单》
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