为加强应急资料档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为矿山发展服务，特制定本制度。
一）管理部门。
生技科。二）管理职责。
1．负责资料档案收集归档、立卷工作，收到文件及时报送有关领导批阅，严格执行保密制度。
2．做好登记编目、装订、分类、编号、归档和借阅工作，催还超期借出的资料，保证资料的完整性。
3．注意防火、防潮、防鼠咬、防虫蛀等，确保各类图书资料完好。
三）管理程序。
1．每月收集各类应急资料，做到归档的及时性。
2．对收集的资料进行分类归档，做到归档资料的规范性。
3．对归档后的资料进行按要求进行借阅管理，不定期检查，保证归档资料的完整性。
4．对超期的资料提请销毁处理，确保归档资料的时效性、有效性。
四）归档范围。
煤矿在矿山应急救援管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：
1．具有保存价值的本单位正式收文、发文、文件外的正件，还应包括其他的附件。
2．本单位在应急救援活动中产生的与上级领导部门间的往来文件，包括请示、报告、项目立项、重要函件、应急救援合同等。
3．本单位在应急救援活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、计划、方案、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
五）保存环境。
1.防火。2.
防盗。3.防高温。
4.防潮湿。5.
防霉菌。6.防光。
7.防尘。8.
防虫。9.防鼠。
六）保管方法。
1．日常性的保管与保护工作。包括温度、湿度的观察监测、档案柜及档案室清洁、安保和上架整理等。
2．预防性的保管与保护工作。主要指针对档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。
3．抢救性的保管与保护工作。主要指对破损或载体变质的档案进行的修补、复制等。
4．条件性的保管与保护工作。主要指档案室的规划建设与使用、档案柜的挑选及购置与维护等。
七）使用程序。
1．只有煤矿内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报总工批准后，方可借阅。
2．档案借阅的最长期限为1周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3．必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4．不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5．必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6．不准转借，必须专人专用。
7．用后按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
八）保存期限。
档案保管期限分为永久、20年、10年、5年和2年5种，应急资料档案保存期限最低不得少于2年。
九）销毁程序。
每年由档案管理人员定期开展档案鉴定工作，对保管期满的档案报经总经理审批后集中销毁，并建立文书档案销毁清册。
1．编制销毁清册。鉴定小组（在分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成）经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。
清册中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目，准确列示每一份销毁文件的内容和成分，供领导人审查。
2．拟订鉴定报告，提出销毁意见。报告中对需销毁档案的数量及内容作简要介绍，并提出销毁意见、陈述销毁原因。
3．分管负责人审批。
4．未批准销毁的档案，要拿出继续保存。情况特殊的专门档案，销毁时还要遵照有关规定执行。
生技科清理出管理期限到期的档案——提出档案销毁申请——总工程师审核——总经理签字批准——生技科、兼职救护队员到指定地点2人以上监销——生技科办理销毁清册、相关人员签字——档案室归档。
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