5.2 记录表式策划。
5.2.1 质量体系文件的归口部门负责相关记录表式的设计、更改和发放。记录的设置应与质量体系的运作要求相适应。
5.2.2 质量记录可以包括以下内容（但不限于这一范围）：
——合同评审的证明；
——检验与试验的证明；
—产品认可/过程认可；
—能力证明（人/机器包括模具/组织的质量能力）；
——质量审核（体系、过程、产品审核）；
—材料检验/试验报告；
——监视和测量装置校验记录；
——质量控制图；
——索赔记录；
—所实施的纠正措施的记录；
——所实施的预防措施的记录；
—所实施的持续改进的记录 ；
—质量成本的证明；
预防性保养记录。
5.2.3所有表式应注明表式编号和修订级别/版本。详见《文件编制规则》的规定。电子数据标识、 编目、收集详见《电子数据控制程序》。
5.2.4 产品安全件（项）质量记录应按顾客规定的标记进行标识，有存档要求的文件在通用记录表式上加盖“d”字标记。
5.2.4记录表式的付印由办公室负责。
5.2.5凡列入记录保存时间表的质量记录样张，各部门应向质保部备案，并在网上展示，文件夹名：交运精冲质量记录表单格式汇总。
5.2.6规定表式的更改或停用应采用质量体系文件更改申请表提出更改建议，更改建议和被更改的表式由相关部部长审批。
5.2.7 **格式更改的断点控制，需要时，可采用相关的通知形式进行。
5.2.8格式更改时应向质保部备案，并更换原**格式。
5.2.9 当顾客要求时，记录应采用顾客规定的格式。
5.3 记录使用
5.3.1 记录人应根据程序文件和相关文件的要求建立记录。
5.3.2 质量记录的形式，包括纸张、磁盘、光盘等。记录应采用规定表式。
5.3.3记录必须具有真实性，应防止编辑或篡改。
5.3.4 记录人按日期的先后顺序对记录进行编号。
注：另有具体规定或已有流水编号的记录除外。
5.3.5 记录人按记录要求进行填写：采用钢笔或圆珠笔填写，字迹应端正、清晰。
5.3.6 相关责任人应在记录上署名。
5.3.7记录人因填写笔误而要对记录进行划改后，要能识别更改前的内容，并在更改处签名或盖章。
5.3.8相关记录的使用部门负责记录的收集和保管，保存方式应便于查阅和追溯。
5.3.9各部门应采用有关产品质量运行记录，根据需要进行汇总分析，评定并编制分析报表，用以改进和提高产品和过程质量。
5.4 记录保存时间。
5.4.1质保部负责编制公司质量记录保存时间表，对记录保存时间作出规定，并每年一次呈报给管理层评审。
记录保存时间表应至少包含以下信息：
—记录的类型；
—责任经理；
—保存年限；
—主版保存地点。
5.4.2记录的保存时间应符合下列规定：
a) 存档期为产品停产后一年的记录：
—产品/过程认可记录；
—ppap文件；
—fmea资料；
—顾客的认可记录；
—外购件开发认可记录；
—设备和工装验证记录；
—有关合同及补充文件。
b) 存档期为3年的记录：
—内部和外部质量审核记录；
—管理评审记录；
—纠正预防措施实施表记录。
c) 其它有关质量绩效的记录存档期为产生的当年和下一个日历年（简称2年），如：
—质量控制图；
—检验和试验结果记录；
—ppm报表；
—各类服务记录。
d) 产品安全件（项）【d】质量记录存档期至少为15年。
e) 当顾客有特殊要求时，记录保存期应按顾客要求；当国家有规定时，应按国家规定。
5.4.3质保部负责监控各部门质量记录的保存。各部门质量记管理人应对照记录保存时间表，确定是否与实际相符。
5.5记录归档。
5.5.1 部门文控员或相关授权人员负责收集本部门的记录，按事件、项目或记录类别进行整理，建立目录，按时间、类别、主题、部门索引。
5.5.2 归档保存的记录应为原始记录。
5.5.3 保存期为3年及以下的记录保存在本部门，对保存期超过3年的记录，从第四年开始由档案室保存。
5.5.4 每年1月份各部门文控员到档案室与工程部资料员交接手续。
5.5.5归档记录一般用塑料箱保存。各部门文控员填写一份存档箱内容清单附在箱子上。 每一存箱清单包含有部门、存档时间，箱子编号和销毁时间。
5.5.6 工程部资料员验证存箱清单以保证其准确性。
5.5.7 接受新记录时，工程部和部门文控员应更新存档记录总清单。
5.6记录贮存和保护
存档记录应具备安全的保存条件，在存档期限内必须确保清晰，对纸质文档应采取防蛀、防霉、防潮、防火措施，对电子文档应采取防磁措施。如有必要，应附加安全性存放（双重存档，安全性复制件等）。
5.7 记录查阅。
查阅质量记录，工程部资料员应填写借阅登记表，并由借出者签名，当归还时，工程部资料员应查看和评审，确保记录完好，并在表上签名。
5.8 记录销毁。
5.8.1 工程部资料员完成记录销毁批准和记录表，由各部门部长批准后销毁。
5.8.2 销毁一般在销毁年的前3个月进行。销毁时，应由两人对销毁记录连署。销毁完成后，工程部资料员将保存好销毁表并更新存档记录总清单。
5.9 技术档案借阅规定。
5.9.1 本公司各部门、分厂、各下属单位的经办人员因工作需要，借阅与本公司业务有关的技术档案时，需实行登记手续。
借阅档案原则上在技术资料室查阅。如有特殊情况或因工作需要必须借出时，需经资料管理员批准后方可借出，借期最长不得超过二星期，如需续借，应到技术资料室办理续借手续。
5.9.2 涉及本公司新产品 、新工艺、新技术、新方法或涉及技术专利的档案以及所有属于保密范围的档案，需经工程部领导签字同意后方可查阅，属于公司核心机密的技术档案还需经分管公司领导批准，一般只能供室内查阅，不得外借。
5.9.3 底图一般不外借，特殊情况需外借时必须填写借阅单，并由工程部领导签字同意后方能外借。
5.9.4借阅档案应妥善保管，保持档案的完好无损，不得涂改、拆散、抽页剪裁、不泄密、转借与遗失。
非经工程部领导批准，不准将档案带出公司或私自复印，违者将按有关条款处理，情节严重并造成后果者将追究其法律责任。技术档案的复制必须经工程部领导批准方可办理。
5.9.5 职工调离本公司，凡借有档案者必须归还。借阅人员如公出、外借、读书、探亲或长期病假等应将借阅档案全部归还。各下属单位的人事部门应予积极配合，严格执行本条款规定。
5.9.6 外单位借阅本公司档案，应持介绍信和工作证，写明需查阅的档安名称，经工程部领导批准后，仅供在技术资料室内查阅。借阅涉及本公司核心机密的技术档案，需经公司分管领导批准。
6 保密和安全保护。
记录对外应予以保密，除非必要的对外展示（如顾客要求、第三方评审、公司技术与商务事宜）。
工程部资料员应保证文件存档区的合适环境以确保文件不受损坏或丢失。
7 记录和保存。
所有文件和记录将按本程序来控制和归档。
公司档案管理方案
9 购销资料 各类各类购销合同。3 公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。4 保管期限 根据国家档案局发布的 关于机关档案保管期限的规定 分为永久 长期 短期三种。永久为50年以上，长期为15 50年，短期为15年以下。1 永久 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用...
公司档案管理方案
第一节总则。为规范元谷信息科技 的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件 资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本方案。第二节管理体制和职责。公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具 设备和档案库藏进行清点并...
公司档案管理系统
网络教育学院。继续教育学院。毕业设计 题目 公司档案管理系统 函授站 学习中心 北京学习中心 计算机专业 11 级 春 秋 层次秋 学生姓名。指导教师。2013 年 10 月 22 日。目录。摘要 4 第一章引言。1.1开发背景 5 1.2公司档案管理现状 5 1.3系统简介 5 1.4 asp简介...