（公司名称）
文件名称：档案管理办法。
文件编号：发布单位：综合管理部。
总经理：实施日期：2024年3月23日。
档案管理办法编制记录表。
注：“说明”主要阐述编制或修改的主要内容。
目录。第一章总则 1
第二章档案机构及其职责 2
第三章归档范围及保管期限 3
第四章档案整理立卷归档要求 7
第五章档案的保管与提供利用 13
第六章附则 14
附件1：档案盒封面式样 15
附件2：档案盒盒脊式样 16
附件3：备考表 17
附件4：归档文件交接清单 18
附件5：档案销毁清册 19
附件6：档案借阅登记表 20
附件7：归档文件目录（封面） 21
附件8：归档文件目录 22
第一条为了加强和规范公司档案管理工作，保证档案完整性和保密性，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》、《企业档案工作规范》（da/t 42-2009）和《归档文件整理规则》（da/t 22-2015）等相关法律法规，结合公司实际，制订本办法。
第二条本办法适用于公司的档案管理工作。
第三条本办法所称的档案，是指各部门在党政管理、业务经营、科研活动等工作中形成的有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等各种形式和载体的历史记录。本办法中的“文件”为统称，包括所有实物或非实物的各种文件资料。
第四条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，实行“统一领导，归口管理，分级负责，协调配合”的原则。
第五条公司档案管理的基本要求是：归档齐全完整，整理规范有序，保管集中安全，提供利用快捷准确。
第六条全体员工应树立全员档案管理意识，各类档案的收集和归档工作纳入公司的各项工作计划，纳入各项活动的工作议程，纳入各部门工作人员的岗位责任制。
第七条公司档案工作必须严格遵守相关的保密规定，加强对各个工作环节的管理，确保档案信息的安全。
第八条任何部门和个人，不得将档案文件以任何理由据为己有或由个人保存，不得任意转移、转让、拆分、损毁。否则，一经发现并查实，公司有权视情节轻重按有关规定给予的处分、处罚。触犯国家法律法规的，提交司法机关处理。
第九条综合管理部是公司档案工作的归口管理部门，设有档案管理员，负责档案管理工作的具体实施。综合管理部的档案管理职责是：
一）贯彻执行国家有关档案法律法规和方针政策，建立健全并落实公司档案管理制度。
二）制定公司档案工作发展规划、工作计划并组织实施。
三）根据公司发展需要，规划、建立、推广、完善档案管理信息系统，提升公司档案管理信息化水平。
四）负责公司档案信息的收集、整理、保管、统计、提供利用和信息资源开发工作。
五）负责对公司各部门档案管理工作进行业务指导和监督检查。
六）负责接收各部门移交的归档文件，并进行检查、汇总、整理、归档，编制档案总目录，建立电子查询目录。
七）负责组织档案宣传、教育和培训。
第十条各部门负责本部门档案的管理工作，应设有兼职档案管理员。各部门的档案管理职责是：
一）组织本部门按照本办法对各类文件进行收集和整理，编制归档文件交接清单，于每年第一季度内按要求将上一年度的需归档文件移交至综合管理部。
二）每年定期向综合管理部报送本部门上年度档案工作情况和统计年报。
三）积极参加公司组织的档案业务培训，接受综合管理部的业务指导与监督检查。
四）组织本部门档案宣传，经验交流与培训工作。
第十一条凡属于本办法第三条规定的各种载体的文件材料都属于归档范围。
第十二条档案保管期限分为永久和定期两种，定期为10年、30年两类。一般性档案需保存10年，具有重要查考和保留价值的档案需保存30年，特别重要的必须永久保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
涉及国家有特殊规定的，按照国家有关规定确定档案保管期限，如：会计档案的保管期限按照国家《会计档案管理办法》执行。
第十三条根据公司经营管理和商业保密的需要，将归档文件设为以下三个秘密等级。涉及国家秘密的，按国家有关法律法规执行。
一）一级：绝密文件，主要涉及公司核心技术、产权股权、投资融资等方面。
二）二级：秘密文件，主要涉及公司经营决策、财务信息、人事劳资等方面。
三）**：普通文件，主要涉及公司管理制度、企划宣传、社会活动等方面。
第十四条根据前述条款规定，公司文件材料归档范围、保管期限及密级设置如下表所示。
第十五条以下不属于归档范围的文件材料应妥善保存，确无查考利用价值的文件材料应集中销毁。
一）公司发送的普发性文件，由发送单位归档保存，接收单位无须归档。
二）征求意见稿，未经领导审阅、签发生效的文件。
三）除已归档之外的重复多份文件材料。
第十六条各部门工作承办人负责本职工作中产生的文件的收集、积累、整理。各部门档案管理员负责指导、检查各工作承办人整理的拟归档文件，并负责本部门需归档文件的汇总、整理，编制归档文件交接清单，按规定要求向综合管理部归档。
第十七条归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；**文与被**文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
第十八条收集、整理。
一）归档文件应符合本规定中的归档范围，清除不属于归档范围的文件材料。
二）归档文件应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，收集完整、准确、系统，排列有序。
三）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，使用不锈钢订书钉。
四）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，归档后文件材料不得更改。
五）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
六）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
第十九条立卷、归档。
归档的分类原则以“事件”为主。立卷归档的文件要收集齐全，分类准确，正确反映各项工作情况。综合管理部档案管理员负责将各部门移交的归档文件，以“件”为单位进行整理、装订、分类、编号、编目。
一）年度划分。划分文件所属年度一般应遵循以下原则：
1、当年办完的文件应归入当年案卷；
2、跨年度的请示和批复归入复文年立卷，没有复文的归入请示年立卷。
3、跨年度的计划、预算等文件归入针对年度的第一年立卷；
4、跨年度的总结、决算，归入文件针对的最后一个年立卷；
5、跨年度的会议文件，归入会议开幕的年立卷；
6、跨年度的各类案件材料归入结案年立卷；
7、 跨年度的规章、制度、条例等归入公布或批准年立卷；
8、跨年度执行的合同、协议归入执行年立卷。
二）件内排列。归档文件要根据文件之间的有机联系，按照文件形成的时间顺序，结合文件的重要程度进行排列。具体要求是：
正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；**文在前，被**文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；诉讼和非诉讼案结论材料在前，依据性材料在后；合同、协议在前，执行合同、协议的文件、单据在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
三）卷内排列。立卷时归档文件一般采用“年度-保管期限-问题”的方法进行**分类。归档文件在问题类目内，按时间结合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
属于个人的人事归档文件在问题类目内按个人分类，并按上述规则排序。
一卷内的文件应与档案盒的厚度相符，超过档案盒厚度的可组一事多卷。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要选择20mm、30mm、40mm、50mm等规格。
四）档号编制。归档文件按分类方案和排列顺序编写档号，档号的结构为：全宗号-年度-保管期限-问题**-件号。
卷内文件凡有文字或图表的材料，以“件”为单位在每份文件材料的第一页左上角用阿拉伯数字顺序编写卷内序号；同样以“件”为单位，用阿拉伯数字顺序编写卷内每份文件的页码，单面书写的文件在右上角标注页码，双面书写的文件在正面的右上角、背面的左上角标注页码，不得有空页。成套图纸和印刷成册的文件不必重新编写页码，案卷封面、案卷目录、卷内文件目录、卷内备考表、空白页不编写页码。卷内文件编序号和页数的编注使用铅笔。
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